Цикл планирования объединяет все аспекты разового проекта среднего масштаба в единый согласованный процесс.
Например, предположим, что ваш бизнес растет настолько быстро, что нужно переехать в более крупный офис. Отличная новость! Но работа по планированию и организации переезда возложена на вас. Может быть новость не настолько и хороша?!
Вам нужно будет обдумать целесообразность переезда и требования, предъявляемые к новому помещению, а также придется учитывать затраты, сроки и способы сведения к минимуму времени простоя бизнеса.
Итак, с чего вы начнете? Попробуйте использовать цикл планирования.
Что такое цикл планирования
Цикл планирования — это восьмиэтапный процесс, который можно использовать для подготовки любого проекта малого и среднего масштаба: например, переезда в новый офис, разработки нового продукта или планирования корпоративного мероприятия.
Этот инструмент позволяет планировать и реализовывать тщательно продуманные, хорошо сфокусированные, надежные, практичные и рентабельные проекты. Он также поможет вам учиться на любых совершенных ошибках и использовать полученный опыт при планировании и принятии решений в будущем.
Цикл планирования рассчитан на проекты, не превышающие определенный уровень сложности. Для более крупных проектов, в которых задействовано много людей в течение длительного периода времени, могут потребоваться более формальные подходы. Эти подходы имеют структуру, аналогичную циклу планирования, но как правило требуют больше документации и часто интегрируются в более широкий организационный процесс.
Для краткосрочных проектов, требующих быстрого завершения, вам будет полезно рассмотреть управление проектами Agile.
Этапы планирования проекта
Цикл планирования состоит из восьми шагов, описанных ниже.
Шаг 1. Анализ ситуации
Во-первых, уточните, что конкретно вам нужно сделать. Например, для переезда офиса вам потребуется найти подходящее помещение с соответствующим доступом и парковкой.
Во-вторых, соберите как можно больше информации, которая в дальнейшем будет использована для составления наиболее подробного и надежного плана.
Начните с изучения вашего текущего положения и принятия решения о том, как его улучшить. Существует ряд методов, которые могут помочь вам в этом.
Один из вариантов — проведение SWOT-анализа. Он позволит определить сильные и слабые стороны вашей позиции, а также возможности и угрозы, которые вас сопровождают.
Другой метод, анализ рисков, поможет вам обнаружить потенциальные подводные камни и слабые места в вашей компании, которые могут повлиять на ваш план, а также выявить любые внешние риски. Затем вы сможете использовать свои выводы, чтобы нейтрализовать или смягчить последствия этих рисков.
Определите для себя суть вашего проекта, например, если это ответ на давление со стороны клиентов, конкурентов или новых технологий. Или ваша компания растет, и в связи с этим вам необходимо внести изменения. Давление может быть вызвано изменениями в экономике, новым законодательством, отношением людей или правительства.
Вам также доступен выбор из целого ряда креативных инструментов, позволяющих найти возможности для улучшений. Симплекс-метод — это особенно мощный инструмент, который помогает стимулировать творчество и решать даже самые сложные проблемы.
Шаг 2. Определение цели вашего плана
Когда вы завершите реалистичный анализ своей ситуации и возможностей изменений, следующий шаг — точное определение цели вашего плана. Это сфокусирует ваше внимание и не позволит распылять усилия на решение второстепенных проблем.
Выразите свою цель в одном простом предложении, чтобы ясно очертить ее в вашем сознании. Если это трудно, попробуйте задать себе следующие вопросы:
- Каким я хочу видеть свое будущее?
- Какую пользу я хочу принести нашим клиентам?
- Какая отдача мне нужна?
- Каких стандартов я хочу достичь?
- Каковы основные ценности моей организации?
Вы можете представить эту цель в виде заявления о видении или миссии.
Заявления о видении выражают выгоду, которую организация предоставит своим клиентам. Например, «приносить вдохновение и инновации каждому автовладельцу».
Заявления о миссии объясняют, как будет достигнуто видение. Например, миссия фармацевтической компании заключается в том, чтобы «открывать, разрабатывать и поставлять инновационные лекарства, помогающие пациентам победить серьезные заболевания».
Шаг 3. Изучение вариантов
К этому моменту у вас должно сложиться глубокое понимание вашей ситуации и того, чего вы хотите достичь своим проектом. Теперь пришло время понять, как это сделать!
На данном этапе полезно сгенерировать как можно больше идей. Опять же, вам в этом смогут помочь инструменты для творчества, например мозговой штурм. У вас может возникнуть искушение ухватиться за первую пришедшую в голову идею, но потратив некоторое время оценку всех вариантов, возможно вы придете к менее очевидным, но более хорошим решениям. Или вы сможете развить свои лучшие идеи, используя элементы остальных.
Шаг 4. Выбор наилучшего варианта
Когда вы изучите свои идеи, вам нужно решить, какую из них следует реализовать. Если у вас есть необходимое время и ресурсы, вы можете провести детальное планирование, расчет затрат и оценку рисков для каждой из них. Но скорее всего у вас не будет такой возможности.
Вместо этого используйте такие инструменты, как анализ матрицы принятия решений и дерево решений, которые помогут вам сделать окончательный выбор. Используйте анализ матрицы принятия решений для выбора между различными вариантами, когда вам необходимо учитывать целый ряд различных факторов. Дерево решений позволяет продумать вероятные результаты действий в различных направлениях.
Шаг 5. Детальное планирование
Приняв окончательное решение, вам необходимо определить наиболее эффективный и действенный способ достижения вашей цели, то есть, кто что будет делать, когда, где, как, почему и какой ценой.
Такие методы, как диаграммы Ганта и анализ критического пути, могут быть полезны при определении приоритетов, сроков и способов распределения ресурсов.
Подумайте также о том, как вы будете следить за ходом и выполнением своего плана. При наличии аккуратной отчетности, гарантии качества и контроля затрат вы можете быстро выявить и исправить потенциальные отклонения от плана.
Хороший план также определяет риски и предполагает непредвиденные обстоятельства, что позволяет эффективно реагировать на неудачи или кризисы. Вам также следует рассмотреть вопрос о переходных механизмах — как вы будете организовывать работу в процессе выполнения плана?
Шаг 6. Оценка плана и его влияния
Следующий этап — рассмотрение вашего плана и принятие решения о его реализации. Здесь очень важно быть объективным — даже если вы проделали большую работу, чтобы достичь этой стадии, возможно вам все равно не стоит тратить время на продолжение проекта.
Это может разочаровать, но лучше прийти к такому выводу сейчас, чем после того, как вы вложили в его успех драгоценное время, ресурсы и свою репутацию. Этап оценки дает вам возможность либо изучить лучшие варианты, либо признать, что план провалился.
В зависимости от обстоятельств существует несколько методов, которые можно использовать для оценки своего плана.
- Количественный анализ плюсов и минусов — простой метод, который состоит в перечислении плюсов в одном столбце и минусов в другом. Каждому фактору может быть присвоен положительный или отрицательный балл.
- Анализ затрат и выгод служит для оценки финансовой целесообразности плана. Просуммируйте все связанные с ним затраты и сравните их с ожидаемыми выгодами.
- Анализ силового поля дает общее представление о факторах «за» и «против» вашего плана и позволяет увидеть, где можно внести коррективы, которые помогут вашему плану добиться успеха.
- Прогноз движения денежных средств (Cash Flow Forecasting) позволяет оценить ресурсы для реализации плана и жизнеспособность проекта. Грамотно составленная таблица прогноза денежных потоков позволяет вам оценивать свои предположения и исследовать последствия.
- Наконец, метод «шести шляп мышления» поможет получить всестороннее представление о своем плане и его последствиях, предложив вам оценить его с шести различных точек зрения: рациональной, эмоциональной, оптимистичной, пессимистичной, практической и творческой.
Если ваш анализ показывает, что план экономически нецелесообразен, или если недостатки перевешивают достоинства, вернитесь к более раннему этапу цикла планирования, чтобы изучить другие варианты. Кроме того, вы можете прийти к выводу, что смысла продолжать проект нет, и вообще отказаться от него.
Шаг 7. Реализация изменений
После того как вы доработали свое предложение и убедились, что оно будет выполнено, пришло время претворить его в жизнь.
Если вы точно выполнили предыдущие шаги, в вашем плане также должно быть объяснено, как его реализовать, и как вы будете контролировать его ход и выполнение.
Шаг 8. Закройте проект и сделайте обзор
Если все прошло хорошо, ваш проект завершен, и он имел огромный успех! Теперь пришло время закрыть и обсудить его. Оглянитесь назад на процесс планирования и тщательно оцените его, чтобы понять, что можно было бы улучшить или усовершенствовать в будущем.
Если вы будете реализовывать много подобных проектов, возможно стоит разработать стандартный обзор после действия (AAR) — список моментов, которые следует учитывать при оценке планирования. Это поможет убедиться, что вы не упустили из виду ни одного важного аспекта процесса.
В обзоре должны быть рассмотрены следующие ключевые вопросы:
- Решил ли проект первоначальную проблему?
- Может ли его результат принести еще большую пользу?
- И какие уроки вы извлекли, которые можно применить в будущих проектах?