Представьте себе, как сложно жонглировать дюжиной мячей одновременно. Вы должны следить за всеми ними и знать, когда ловить каждый из них. Если пропустить хотя бы один, это испортит все ваше выступление.
Управление проектами аналогично этому примеру. Чтобы успешно завершить проект, вы должны контролировать большое количество действий и следить за тем, чтобы они выполнялись в соответствии с графиком. Постоянные задержки или нарушения порядка выполнения задач могут негативно сказаться на остальной части проекта, что приведет к срыву сроков и увеличению затрат. Поэтому под рукой полезно иметь наглядный инструмент, позволяющий одновременно видеть все задачи и понимать, когда какое действие нужно завершить.
Для визуального отображения этой информации служат диаграммы Ганта, на которых показаны все работы, связанные с проектом, и их порядок на шкале времени. В результате вы моментально получаете обзор проекта, связанных с ним задач и сроков их завершения.
В этой статье мы рассмотрим чем удобны диаграммы Ганта и объясним, как использовать их для организации проектов и информирования своей команды о прогрессе.
Что такое диаграммы Ганта
В конце 1800-х годов польский инженер Кароль Адамецкий разработал визуальную схему рабочего процесса, которую он назвал "гармонограммой".
Примерно в 1910 году Генри Гант, консультант по менеджменту и инженер, вывел концепцию Адамецкого на новый уровень и создал диаграммы, отражающие ход выполнения задач. Глядя на такую диаграмму, руководители быстро понимали, как выполняются производственные планы: с отставанием, с опережением или точно в срок. Сегодня эти диаграммы по-прежнему один из наиболее популярных инструментов управления проектами.
Для чего используются диаграммы Ганта
При подготовке к созданию диаграммы Ганта вам нужно продумать все задачи, связанные с вашим проектом. В рамках этого процесса вы определите руководителей задач, затраты времени на каждую из них и с какими проблемами может столкнуться ваша команда.
Такой детальный подход поможет вам составить реальный график, правильно распределить людей для решения каждой задачи и предусмотреть пути решения потенциальных проблем.
Диаграммы Ганта также помогут проработать практические аспекты проекта, такие как минимальное время, которое потребуется для его выполнения, и очередность задач. Кроме того, их можно использовать для определения критического пути — последовательности задач, каждая из которых должна быть выполнена вовремя, чтобы весь проект был завершен в срок.
Наконец, с их помощью можно информировать свою команду и спонсоров о прогрессе. Просто обновите диаграмму, чтобы показать изменения в графике и их последствия, или чтобы сообщить о выполнении ключевых задач.
Создание диаграммы Ганта
Пример диаграммы приведен на рис. 1.
Чтобы создать диаграмму для вашего проекта, выполните следующие действия, используя наш пример в качестве руководства.
Шаг 1. Определите основные задачи
Диаграммы Ганта не дают полезной информации, если они не включают в себя все действия, необходимые для завершения проекта или фазы проекта.
Итак, для начала перечислите все действия. Используйте иерархическую структуру работ (WBS), чтобы определить эти задачи. Затем для каждой из них укажите самую раннюю дату ее начала и расчетную продолжительность.
Пример
Ваша организация выиграла тендер на создание нового продукта в сфере программного обеспечения, и вы назначены руководителем проекта.
Для организации всех необходимых задач и расчета вероятных общих сроков выполнения вы решили использовать диаграмму Ганта.
Для начала вы перечислили все действия, которые должны быть выполнены, и оценили, сколько времени уйдет на выполнение каждой задачи. Ваш список выглядит следующим образом.
Шаг 2. Определите взаимосвязи задач
На диаграмме показана взаимосвязь между задачами в проекте. Некоторые задачи должны быть выполнены до того, как можно будет приступить к следующим, а последующие задачи будут «ожидать» завершения предыдущих. Например, если вы создаете брошюру, вам необходимо завершить верстку, прежде чем отправлять ее в печать.
Эти зависимые действия называются "последовательными" или "линейными" задачами.
Другой тип действий,"параллельные" задачи, могут выполняться одновременно с другими задачами. Вам не обязательно выполнять все эти действия последовательно, но иногда может потребоваться предварительно выполнить другие задачи. Так, например, разработка макета вашей брошюры может начаться до того, как текст будет отредактирован (хотя вы не сможете завершить разработку макета, не имея полностью готового текста).
Определите, какие из задач вашего проекта параллельные, а какие последовательные. Там, где есть зависимость между задачами, пометьте взаимосвязь между ними. Это даст вам более глубокое понимание того, как организовать ваш проект, и поможет распланировать действия на графике.
В диаграммах Ганта существует три основных соотношения между последовательными задачами:
- Финиш-Старт (Finish to Start, FS). Эти задачи не могут запускаться до завершения предыдущей (и связанной) задачи. Однако, они могут начаться и позже.
- Старт-Старт (Start to Start, SS). Эти задачи не могут запускаться до тех пор, пока не будет запущена предыдущая задача. Однако, они могут начаться и позже.
- Финиш-Финиш (Finish to Finish, FF). Эти задачи не могут завершиться до завершения предыдущей задачи. Однако, они могут закончиться и позже.
- Четвертый тип, Старт-Финиш (Start to Finish, SF), встречается очень редко.
Задачи могут быть последовательными и параллельными одновременно, например, две задачи (B и D) могут зависеть от другой задачи (A) и могут выполняться параллельно. Задача B последовательная в том смысле, что она является продолжением задачи A, и в то же время она параллельна задаче D.
Чтобы свести к минимуму сроки выполнения проекта, вам нужно по возможности организовать как можно больше параллельных работ. При этом также требуется не допускать расползания масштаба проекта.
Пример
* P: параллельный, S: последовательный.
Шаг 3. Внесите действия в программу или шаблон
Можно рисовать диаграммы Ганта вручную или использовать специальное программное обеспечение. Некоторые из инструментов хранят информацию в “облаке”, что позволяет вам и вашей команде получать одновременный доступ к документу из любого места.
Шаг 4. Редактируйте график
По мере продвижения вашего проекта график выполнения работ будет изменяться. Например, в нашем сценарии, если при проверке качества основных модулей были выявлены недочеты, то возможно придется отложить обучение и приостановить разработку информационной системы управления до тех пор, пока проблема не будет решена.
Обновляйте свою диаграмму в соответствии с происходящими изменениями. Это поможет поддерживать ваши планы и отчетность в актуальном состоянии и держать команду в курсе изменений.