Обычно анализ проекта проводится постфактум, без какой-либо возможности изменить полученный результат. Сначала вы завершаете проект, а затем изучаете его, чтобы сделать выводы, на основании которых решаете, какие процессы сохранить, а какие усовершенствовать.
Это может помочь в следующем проекте, но для завершенного — слишком поздно: подчас оказывается, что можно было избежать лишних затрат времени и ресурсов, выполняя проверки на каждой стадии выполняемого проекта. Не лучше ли проводить оценку по ходу дела, извлекая уроки после каждого этапа и на их основе повышать производительность?
Организации всех типов, во всех отраслях промышленности могут получать выгоду из постоянного процесса проверки. Метод «обзора после действия» (After Action Review, AAR), или «разбора полетов», был разработан военными как быстрый способ учиться на опыте солдат в полевых условиях.
С его помощью важные уроки и знания передаются немедленно, позволяя извлечь из них максимальную пользу. После доклада о произошедшем событии «полевой группы» другие команды могут сразу же воспользоваться их опытом. Таким образом эффективность работы организации своевременно возрастает.
Преимущества AAR
AAR дает возможность оценить произведенные действия и их результаты. Дискуссии, ориентированные на обучение, призваны помочь команде и руководителям организации понять, что нужно изменить. Например, при проведении тренинга в масштабах всей компании вы можете выполнить AAR после первого сеанса обучения, чтобы проанализировать, на что обратить повышенное внимание на следующем сеансе. А при изменении производственного процесса вы можете выполнить AAR после выпуска первых 100 единиц продукции, не дожидаясь завершения всего цикла.
В зависимости от характера и размера проекта AAR можно выполнить после фактического его завершения. Общим правилом является применение процесса AAR ко всем типовым или повторяющимся событиям и действиям, а также к тем, которые создают проблемы. Подход AAR поддерживает культуру непрерывного обучения, а также стремление находить и использовать наилучшие практики и инновационные подходы.
Важно отметить, что AAR не ограничиваются только крупными или формальными проектами. Вы можете использовать его после совещаний с персоналом или регулярных оперативных мероприятий, таких как ежемесячный бухгалтерский отчет. Кроме того, в инцидентах, связанных с безопасностью, AAR может помочь выявить важные упущения.
Дополнительное преимущество процесса AAR — совершенствование коммуникации и обратной связи внутри самих команд. Поскольку основное внимание уделяется обучению, а не поиску виновных, сам процесс совершенствует понимание эффективности командной работы и способствует сплоченности сотрудников, что позволяет добиться лучших результатов.
Процесс AAR связан с циклом Деминга-Шухарта (PDCA или «Plan-Do-Check-Act» — “планирование-действие-проверка-внедрение”) и представляет собой отличное дополнение к любой инициативе по постоянному совершенствованию. Цикл Деминга-Шухарта — это более широкий подход к решению проблем и управлению изменениями. AAR —полезный инструмент, который работает в связке с PDCA, но они не заменяют друг друга.
Проведение обзора после действия
AAR — это структурированное совещание, на котором нужно обратить внимание на следующие моменты:
- Сфокусируйтесь на том, почему что-то произошло.
- Сравните ожидаемые результаты с фактически достигнутыми.
- Поощряйте участие.
- Подчеркивайте доверие и ценность обратной связи.
Чтобы процесс AAR был успешным, команда должна сама извлечь уроки из этого опыта. Поэтому дискуссия должна быть максимально открытой и честной. Ниже перечислены некоторые ключевые элементы эффективного AAR:
Обсудите цель и правила
AAR не нацелен на критику или обсуждение ошибок. Акцент должен быть сделан на обучении, проясните это с самого начала, чтобы добиться максимального вовлечения, открытости и честности.
Поощряйте активное участие
Устанавливая правила, говорите о доверии. Подчеркните, что иметь свое мнение — естественно, и обсуждение не направлено на поиски виновных. Личные выпады должны немедленно пресекаться. Чрезвычайно важно установить для AAR выдержанный и конструктивный тон.
Используйте посредника
Нейтральная сторона помогает сфокусировать обсуждение. Задавая вопросы, этот человек сможет вести дискуссию таким образом, чтобы в ней отсутствовал элемент осуждения.
Учитывайте командную работу
AAR — это не индивидуальная работа над ошибками. Оцените деятельность всей команды, не возлагая вину на кого-либо.
Проведите AAR сразу
Эффективность обратной связи определяется ее своевременностью. Выполнив AAR как можно быстрее, вы получите более точное описание произошедшего. Это также гарантирует, что максимальное количество членов команды смогут принять участие в обсуждении.
Сосредоточьте обсуждение на точных вопросах
Вопрос: "Как, по-вашему, это прошло?" поднимет слишком широкую тему для обсуждения. Вместо этого попросите участников подумать о конкретных проблемах или областях: "Насколько плодотворным было ваше сотрудничество?" "Как улучшить коммуникацию?", "Какие мероприятия по планированию были наиболее эффективными?".
Вопросы для обсуждения обычно сосредоточены вокруг трех тем:
- Что должно было произойти? Что же все-таки произошло? В чем разница?
- Что сработало? Что не сработало? Почему?
- Что бы вы сделали по-другому в следующий раз?
Сначала участники должны прийти к согласию относительно того, что должно было произойти. Если первоначальные цели поставлены нечетко, то маловероятно, что проект или деятельность будут особо успешными. Как только вы придете к согласию, можно обсудить фактические и ожидаемые результаты. Возможно вам придется вернуться к определению целей на этапах обсуждения того, что сработало, и что вы сделали бы иначе.
Не забывайте задавать открытые вопросы, чтобы участники не подумали, что существует "правильный" или "неправильный" ответ:
- Какой бы вы предпочли результат?
- Что бы вы сделали по-другому в следующий раз?
- Как можно было предотвратить эту ситуацию?
- Какова на ваш взгляд идеальная процедура?
- Иногда полезно поручить каждому участнику записать свои идеи, а затем поделиться ими со всеми. Это поможет избежать феномена группового мышления и позволит более скованным сотрудникам внести свой вклад в беседу.
Запишите ключевые вопросы для обсуждения на доске или флипчарте. Это поможет участникам сосредоточиться на главной цели собрания.
Способствуйте общению внутри команды
Это развитие коммуникативных навыков, а не просто обратная связь и непрерывное обучение. Чем лучше члены команды общаются друг с другом и улаживают разногласия, тем эффективнее они будут действовать в дальнейшем — и как отдельные личности, и как командные игроки.
Запротоколируйте рекомендации
Запишите конкретные рекомендации команды. Затем передайте эту информацию другим руководителям групп и заинтересованным сторонам. Именно так AAR способствуют обучению и совершенствованию в масштабах всей компании.
Обеспечьте последующее наблюдение и обучение
Если рекомендации не выполняются, то время, потраченное на этот процесс, будет потрачено впустую. Создайте систему, гарантирующую, что идеи, аккумулированные в AAR, будут учтены в дальнейших операциях и учебных мероприятиях.