Автор: Кэтрин Дилл (Kathryn Dill)

Переведено и адаптировано: Dialog.guide

Люди ненавидели совещания еще до пандемии. Затем Zoom усугубил ситуацию, повысив частоту встреч, сделав их менее эффективными и совершенно изнурительными.

Бесконечные совещания и контрольные встречи не оставляют сотрудникам времени на выполнение задач в рабочее время. При этом сотрудники, которые пропускают совещания, рискуют показаться выпавшими из процесса или оторванными от своих коллег.

“Появление на собраниях — это форма общения. Я здесь, значит, я продуктивен”, — говорит Рита Дж. Кинг, исполнительный вице-президент компании Science House, консалтинговой фирмы, которая включает в число своих клиентов компании из списка Fortune 100 и консультирует руководителей по вопросам изменения образа мышления на совещаниях.

Когда Кинг проверяет расписание клиентов в рамках своего процесса ее типовых встреч, она обнаруживает череду встреч, которые сливаются в одно сплошное пятно, иногда наслаиваются друг на друга, и при этом практически не оставляют времени на анализ или действия.

Чтобы ваше участие в совещании было продуктивным, серьезно подумайте о том, какой вклад вы внесете в его проведение или какие полезные сведения вы получите после посещения. Если ответы не убедительны, вычеркните встречу из расписания, советует Кинг.

Давайте рассмотрим пять способов как проводить эффективные совещания и сократить их количество.

1. Люди не должны спрашивать: “в чем был смысл?”

Каждое совещание должно иметь четкую цель. Регулярно собирать 40 сотрудников, чтобы каждый из них рассказал над чем работает, и выслушал, как то же самое делают 39 других, не годится. Вместо этого информацию о текущих делах следует сообщать в разговоре наедине, по электронной почте или в электронной таблице.

“Если люди тратят много времени на посещение совещаний, это провал", — комментирует Фрэнк Вайсхаупт, главный исполнительный директор производителя устройств для видеоконференцсвязи Owl Labs, который предоставляет инструменты для интерактивных онлайн-совещаний.

По словам Кинг, существует четыре основных типа совещаний, которые должны проводить руководители:

  • совещания по обучению, которые формируют знания;
  • совещания по инновациям, которые формируют идеи;
  • совещания по обязательствам, которые формируют решения;
  • совещания по согласованию, которые формируют операционный план.

Каждый тип имеет свою цель, например, решение конкретной проблемы или генерирование полезных идей. Многие руководители игнорируют первые три типа совещаний и тратят большую часть своего времени на сбор больших групп для проведения совещаний по вопросам согласования, которые не приносят желаемых результатов.

“Слишком много людей привлекается, потому что предыдущие этапы были пропущены”, — добавляет Кинг.

2. Сократите список участников

Чем больше совещание, тем сложнее придерживаться повестки дня и поддерживать вовлеченность людей. Небольшие собрания позволяют сотрудникам решать конкретные проблемы, а не пассивно доносить информацию. По словам Кинг, небольшие встречи, на которых сотрудники работают в парах, помогают по-новому взглянуть на проблему коллеги.

Она советует руководителям отменить большинство регулярных командных совещаний и наладить удобную связь со своими непосредственными подчиненными, чтобы чаще проверять положение текущих дел и не тратить время других сотрудников. Еще важнее быть таким начальником, с которым люди могут найти общий язык и быть честными.

“Развивайте такие отношения с людьми, при которых они будут чувствовать себя в психологической безопасности, чтобы поделиться с вами своими проблемами и попросить помощь”, — говорит Кинг.

3. Задайте тон

По словам Джареда Спатаро, вице-президента Microsoft по современной работе, установление основных правил хорошего поведения и контроль на собраниях — это работа отличного руководителя, независимо от того, проводятся ли встречи полностью онлайн или смешанно. Руководители должны быть активными участниками всех совещаний.

“Мы всегда поднимаем руки. Мы внимательны к сигналам. И эти установленные нормы имеют огромное значение”, — добавляет он.

По его словам, компаниям необходимо обучать руководителей активнее участвовать в проведении смешанных совещаний, потому что может сложиться неловкая ситуация, когда удаленные сотрудники пытаются привлечь к себе внимание. Можно выделять специальное время для того, чтобы они чувствовали себя частью процесса, или установить четкое правило, что вопросы следует задавать после презентации.

4. Выделяйте немного свободного времени

“Вход на онлайн-совещания исключает случайные разговоры в переговорке, которые могут разогреть людей за несколько минут до начала встречи, поэтому разумно выделить несколько минут в начале совещания, чтобы дать людям возможность пообщаться в неформальной обстановке”, — комментирует Марк Кертис, руководитель отдела идейного лидерства компании Accenture, осуществляющей цифровой маркетинг в Accenture Interactive.

Может показаться нелогичным выделять драгоценные минуты для непринужденного общения на 30-минутном совещании, где принимается решение, но на самом деле это помогает продвижению идей.

“Люди хотят быть чем-то большим, чем просто движущимися лицами на экране”, — добавляет он.

5. Переосмыслите участие

В скором будущем все больше сотрудников смогут участвовать в совещаниях в метавселенной. Компания Owl Labs провела опрос 2050 американских работников с полной занятостью, который показал, что 56% опрошенных заинтересованы в использовании виртуальной реальности и голограмм для повышения эффективности работы на дому.

По словам Вайсхаупта, менее технологичный способ обеспечить каждому ощущение быть услышанным, — это создать моменты тишины.

“Необходимо делать паузы”, — комментирует технический директор. Он добавляет, что работа ведущего состоит в том, чтобы у каждого, независимо от того, присутствует ли он лично, дистанционно, находится на начальном уровне, на руководящей должности, интроверт или экстраверт, были время обдумать сказанное и возможность принять участие.

Может помочь более эффективное использование чата. Хотя он часто используется для неофициальной беседы или быстрого прощания, когда кому-то нужно уйти пораньше, чат может предоставить работникам возможность высказать свое мнение, не отвлекая говорящего, или дать обратную связь в режиме реального времени.

“Дело не в том, что каждый человек должен говорить, а в том, что каждый человек должен поделиться своей точкой зрения”, — комментирует Кинг.

Она предлагает ведущим встречи задать вопрос, попросить участников ответить на него в личном чате, а затем подытожить ответы. Этот метод дает свободу действий тем, кто не решается говорить перед всей группой или напечатать свои мысли в не анонимном общем чате.