Расстановка приоритетов — это важнейший навык, необходимый, чтобы наилучшим образом использовать свои собственные силы и силы вашей команды. Чтобы вы могли сосредоточить свою энергию и внимание на вещах, которые действительно важны. Это особенно актуально, когда время ограничено, а дела кажутся бесконечными.
Правильные приоритеты помогут вам направить свое время туда, где оно наиболее необходимо и будет наиболее разумно потрачено, освобождая вас и вашу команду от менее важных задач, которыми можно заняться позже... или тихо забыть о них.
При правильной расстановке приоритетов (и тщательном управлении приоритетными задачами) вы можете навести порядок в хаосе, значительно снизить стресс и двигаться к успешному завершению проектов. Иначе вы будете барахтаться, утопая в бесконечных требованиях.
Простая расстановка приоритетов
На простом уровне вы можете расставлять приоритеты в зависимости от временных ограничений, потенциальной прибыльности или выгоды от стоящей перед вами задачи или уровня давления, требующего завершения задачи:
- Расстановка приоритетов на основе стоимости или прибыльности проекта, вероятно, является наиболее часто используемой. Независимо от того, основана ли она на субъективном предположении о стоимости или на сложной финансовой оценке, это часто дает наиболее эффективные результаты.
- Временные ограничения важны там, где выполнение задачи зависит от других людей, и особенно там, где эта задача критически тормозит движение важного проекта. Здесь немного ваших собственных усилий может иметь очень большое значение.
- И довольно смело (и, вероятно, глупо) сопротивляться давлению своего босса, требующего выполнения задачи, когда это давление разумно и законно.
Методы определения приоритетов
Хотя эти простые подходы к расстановке приоритетов хороши для многих ситуаций, существует множество особых случаев, когда вам понадобятся другие методы
расстановки приоритетов и управления временем, если вы хотите быть действительно эффективными. Ниже мы рассмотрим некоторые из этих инструментов определения приоритетов:
Метод парного сравнения
Метод парного сравнения наиболее полезен в тех случаях, когда критерии принятия решений расплывчаты, субъективны или противоречивы. Он поможет вам расставить приоритеты среди вариантов, сравнив каждый элемент в списке со всеми другими элементами в списке по отдельности.
Решая в каждом конкретном случае, какой из двух элементов является наиболее важным, вы можете объединить результаты, чтобы получить список приоритетов.
Матрица принятия решений
Анализ матрицы принятия решений помогает вам расставить приоритеты в списке задач, когда необходимо учитывать множество различных факторов.
Матрица приоритетов действий
Этот быстрый и простой метод построения диаграмм предлагает вам сопоставить ценность задачи с затратами усилий на нее.
Делая это, вы можете определить "быстрые победы", которые принесут вам наибольшие результаты в кратчайшие сроки, и избежать "трудных задач", которые отнимают время и в конечном итоге приносят незначительный результат. Это гениальный подход для принятия высокоэффективных решений о расстановке приоритетов.
Читайте нашу статью о матрице приоритетов действий, чтобы узнать больше.
Матрица Эйзенхауэра
Подобно Матрице приоритетов действий, этот метод предлагает вам подумать о том, являются ли задачи срочными или важными.
Часто кажущиеся срочными задачи на самом деле не так уж важны. И часто действительно важные действия (например, работа над достижением ваших жизненных целей) просто не так уж срочны.
Читайте нашу статью "Матрица Эйзенхауэра: принцип срочности/важности задач", чтобы узнать больше.
Матрица приоритетов 2х2
В матрице приоритетов 2х2 также 4 квадранта, как и в матрице Эейзенхауэра, но рассматриваются в ней важность и затрачиваемые усилия. Чаще всего матрица используется в Agile-проектах и при бережливом производстве IT-продуктов.
Читайте больше в нашей статье "Матрица приоритетов действий 2х2".
Матрица Ансоффа и Бостонская матрица
Они дают вам быстрые "эмпирические правила" для определения приоритетности открывающихся перед вами возможностей.
Матрица Ансоффа поможет оценить и расставить приоритеты возможностей в зависимости от риска. Бостонская матрица помогает расставить приоритеты, исходя из привлекательности рынка и вашей способности получить от него выгоду.
Анализ Парето
Там, где вы сталкиваетесь со шквалом проблем, которые вам необходимо решить, анализ Парето помогает вам определить наиболее важные из них.
Сначала нужно сгруппировать различные типы проблем, с которыми вы сталкиваетесь, а затем подсчитать количество случаев каждого типа. Так вы сможете сосредоточить свои усилия на решении наиболее распространенного типа проблем.
Модифицированный подсчет Борда
Модифицированный подсчет Борда полезен для определения приоритетов проблем и проектов в группе, предоставляя каждому возможность сделать справедливый вклад в процесс определения приоритетов. Это особенно полезно там, где важен консенсус, и необходимо принять обоснованное совместное решение. Используя этот инструмент, каждый участник группы "назначает" свои приоритетные вопросы, а затем оценивает их по шкале, скажем, от 1 до 10. Затем оценка по каждому вопросу суммируется, а затем вопросы распределяются по приоритетам на основе баллов. Очевидная справедливость этого подхода делает его особенно полезным там, где расстановка приоритетов основана на субъективных критериях, и где требуется согласие людей с решением о расстановке приоритетов.