Как организовать работу в многофункциональной группе
Многофункциональная группа – это команда, собранная из представителей разных подразделений. Если вы когда-либо работали в многофункциональной группе, то вы уже знаете, насколько это непросто и сколько вопросов вызывает.
Например, кто должен стать лидером команды? Будут ли все одинаково мотивированы на выполнение целей, стоящих перед группой? Как каждому сотруднику удерживать баланс между его задачами в команде и повседневной зоной ответственности?
Должны ли члены команды посвятить все свое время работе в многофункциональной группе, пока задача не будет решена? Или, напротив, люди могут совмещать свои текущие задачи с работой в многофункциональной группе?
Ниже вы найдете пошаговые рекомендации по тому, как организовать работу в многофункциональной группе, чтобы она была продуктивной.
1. Поставьте цели
Начните с постановки целей для своей команды. Какие это цели? Для чего была создана группа?
Составьте Устав команды, для четкого понимания целей и определения ресурсов, которые команда может использовать. Согласуйте цели с высшим руководством вашей организации и с менеджерами отделов, из которых набрана ваша команда.
2. Определите роли и выберите подходящих членов команды
Как только вы поняли, чего вы хотите достичь с помощью вашей команды, вы можете назначить роли и определить типы людей, которые подойдут под эти роли. Имейте в виду, что вам, вероятно, придется набирать команду из тех людей, кто сейчас доступен.
Когда все роли определены, подумайте какими качествами должны обладать члены команды кроме их профессиональной квалификации. Например, должны ли у них быть хорошие коммуникативные навыки или навыки принятия решений? Или они должны уметь справляться с работой в сжатые сроки?
Когда команда собрана, изучите вместе Устав команды, чтобы убедиться, что все работают на одни и те же цели. Внесите поправки в Устав по необходимости.
Важно дать людям возможность высказать свое мнение. Донесите до команды, какие решения могут быть приняты вами совместно, а какие уже были согласованы руководителями организации.
3. Продумайте ресурсы и логистику
Кажется очевидным, но новой команде необходим доступ к базовым ресурсам. Убедитесь, что вы учли все необходимые организационные моменты.
Например:
- Вам нужно отдельное пространство для размещения команды?
- Необходим ли команде отдельный бюджет на все текущие расходы?
- Есть ли у членов команды доступ к программному и аппаратному обеспечению, необходимому для работы?
- Нужно ли устраивать отдельную зону для хранения файлов и документов?
По возможности убедитесь, что все готово для начала групповой работы.
4. Определите принципы работы
Вы не сможете заранее предугадать, какие методы будет использовать новая команда для достижения целей. Вместо этого, вам необходимо определить руководящие принципы, объясняющие как члены команды будут работать вместе.
Стоит принять во внимание следующие пункты:
- Как будут проходить совещания команды? Допускаются ли опоздания? Вы всегда начинаете вовремя или ждете опаздывающих? По какой схеме проходят совещания? Высылается ли план совещания заранее? Если да, то в какие сроки?
- Члены команды внесены во все почтовые рассылки? Или только в рассылки по определенным темам?
- Вы ожидаете, что члены команды всегда на связи или допускаются периоды, когда они недоступны?
- Кто участвует в принятии решения? Как принимаются решения? Кому докладывать о принятых решениях?
Когда все способы работы оговорены, включите их в Устав команды.
5. Выберите верный лидерский стиль
Лидерские полномочия в вашей многофункциональной группе скорее всего будут лежать на старших менеджерах, спонсорах или управляющем комитете. Тем не менее ежедневные решения будут приниматься без их прямого участия, поэтому вы (или кто-то другой в составе группы) должны вести команду к реализации целей.
В качестве лидера команды вы скорее всего будете управлять людьми, с которыми вы находитесь в горизонтальных отношениях, у вас не будет такого воздействия, как на прямых подчиненных. Поэтому предпочтительно выбрать убеждающий стиль лидерства, а не контролирующий. Вы будете реализовывать скорее функционал коуча и медиатора, помогать людям в принятии решения, в поиске выхода из проблемных ситуаций. Что в корне отличается от роли традиционного менеджера, который дает указания и распределяет задачи.
6. Договаривайтесь и общайтесь
Естественно, бывают ситуации, когда приоритеты команды противоречат повседневным рабочим обязанностям отдельных сотрудников. В этой ситуации вам может потребоваться согласование с вашим спонсором или управляющим комитетом, чтобы двигаться дальше. Однако часто можно избежать проблем, предварительно согласовав подход, который устраивает все стороны.
Также важна эффективная коммуникация со всеми, кто связан с вашей многофункциональной группой, включая непосредственных руководителей ее участников. Анализ заинтересованных сторон (Stakeholder analysis) поможет вам определить эти ключевые фигуры.
Наличие в проекте управляющего комитета может быть очень полезно. Это даст вам возможность передавать информацию всем ключевым заинтересованным лицам через один источник. Работа с управляющим комитетом может помочь прийти к консенсусу и укрепить поддержку решений вашей команды, а также даст опору в проблемных ситуациях.