Как эффективно проводить мозговые штурмы в распределенных командах? Есть команды, которые собираются вместе в офисе только несколько дней в неделю, а есть и такие, которые работают полностью онлайн с участниками в разных городах и часовых поясах. Существует множество онлайн-инструментов и приложений, которые такая команда может использовать для обмена идеями.
В этой статье мы рассмотрим, как организовать проведение мозговых штурмов онлайн, и какие у них есть особенности.
Что такое онлайн мозговой штурм?
Онлайн мозговой штурм, также известный как "электронный мозговой штурм", — это термин, используемый для описания методов, которые применяют для обмена и развития идей с помощью интернета.
Работа над идеями может происходить асинхронно в течение нескольких часов или дней, а может быть организована в одно и то же время для всех участников, — в зависимости от их предпочтений и местоположения. Основное, что понадобится участникам — устройство с подключением к интернету.
Методы проведения мозговых штурмов и общие рекомендации читайте в нашей статье Мозговой штурм (Brainstorming).
Преимущества онлайн-инструментов
Онлайн мозговой штурм может быть более продуктивным, чем обсуждение лицом к лицу. По результатам исследований, группы, использующие онлайн-методы мозгового штурма, генерируют больше уникальных, высококачественных идей, чем группы, использующие традиционные подходы к мозговому штурму. Также есть данные, что онлайн мозговой штурм приводит к большему чувству удовлетворения результатом и большему чувству равенства среди тех, кто принимал в нем участие.
Одно из главных преимуществ онлайн мозгового штурма в том, что он помогает бороться с групповым мышлением: он позволяет менее уверенным в себе членам команды вносить идеи, не испытывая давления со стороны более самоуверенных коллег. В зависимости от используемого инструмента, мозговой штурм может быть анонимным, что может побудить людей делиться более радикальными идеями. А еще некоторые инструменты (например, наш сервис Dialog.Guide) могут сами исполнять роль ведущего и модератора, и сохраняют все заметки автоматически — ничего не нужно специально записывать.
Возможность асинхронных обсуждений сама по себе большое преимущество. Асинхронное сотрудничество — это простая идея: одни люди работают, пока другие спят, а затем две группы меняются ролями. Оно хорошо работает, когда вы планируете собирать идеи, создавать аннотации к документам и обмениваться мнениями о проекте или продукте.
Управление асинхронным процессом мозгового штурма требует довольно большого доверия, но у вас есть возможность потратить время на размышления, прежде чем составлять свои ответы, действительно обдумать ситуацию, а не бросать ответ наобум. А поскольку время между обсуждениями проходит, у членов команды есть возможность прокомментировать идеи в течение определенного времени.
Это может привести к более вдумчивому групповому мозговому штурму — с теми же преимуществами, которые команда получает от процесса письменных мозговых штурмов.
Сложности мозгового штурма онлайн
Первый слой трудностей — технические. Вам может потребоваться обучение или информационная поддержка для эффективного использования онлайн-инструментов мозгового штурма, особенно если концепция или программное обеспечение в новинку для участников.
Как минимум выделите время перед началом мозгового штурма, чтобы объяснить, как использовать выбранный методику, или попросите коллегу, разбирающегося в ИТ, помочь с возникающими вопросами.
Выбор программного обеспечения — отдельная задача. Если одни члены команды используют компьютеры Mac, а другие — PC, вы можете столкнуться с проблемами совместимости. Если то, что вы обсуждаете — конфиденциально, убедитесь, что выбранная платформа соблюдает протоколы безопасности. Программное обеспечение также может быть платным и дорогостоящим, что усложнит привлечение фрилансеров, сторонних подрядчиков и экспертов на короткий срок.
Есть и психологические трудности. Как показало одно исследование, онлайн мозговой штурм может привести к информационной перегрузке. Объемы информации иногда могут ошеломлять, особенно если группа большая и активная, и нет ограничений на скорость поступающих идей от разных участников. Один из способов борьбы с перегрузкой — замедлить приток идей или ввести их структурирование в фоновом режиме (администратор группы может убирать повторы, объединять схожие идеи и т.д.). Это даст каждому члену команды больше времени для обработки того, что уже было прочитано или услышано, и для разработки идей на основе новой информации. Это может быть асинхронный мозговой штурм или участие модератора, который организовывает паузы и периодически подбивает результаты.
При проведении синхронного мозгового штурма могут быть сложности с совпаденим в расписании, если члены команды находятся в разных часовых поясах. Но и у асинхронности есть свои проблемы, по типу следующих:
- Сотрудник А спит и поэтому не может защитить свои идеи; в результате сотрудник Б полностью пересматривает работу сотрудника А. Сотрудник А просыпается и мгновенно переходит к обороне.
- Для управления проектом распределенного мозгового штурма был нанят фасилитатор, живущий в часовом поясе 1. Он уходит домой как раз в тот момент, когда сотрудники в часовом поясе 2 приходят на работу. Вторая группа устанавливает свои собственные правила, что делает невозможным продолжение фасилитируемого процесса на следующий день.
- Член команды начинает работать над процессом распределенного мозгового штурма и понимает, что у него есть вопрос. Он публикует свой вопрос, но затем вынужден ждать ответа шесть часов, так как ответчик весь день был либо на работе, либо на совещании.
Да, разговоры, развивающиеся, пока вы спите, или перехват инициативы в решении проблемы будут случаться, особенно по горячим темам, но в целом эти проблемы управляемы.
Онлайн-инструменты для мозгового штурма
Ознакомьтесь с предложенными ниже инструментами, чтобы найти тот, который подходит под нужды вашей команды.
Видеоконференции
Как обычный мозговой штурм, но с помощью видеосвязи. Обсуждение идет с использованием видеотрансляции участников и демонстрации экрана при необходимости. Самые популярные сейчас сервисы для этой задачи: Zoom, Skype, Discord, Mind Meeting, Google Hangouts, GoToMeeting.
Чаты
Для одновременного обсуждения идей можно использовать обычный мессенджер, создав в нем группу и включив в нее всех участников. Например, хорошо подходит мессенджер Slack. Вы можете создавать небольшие комнаты для чатов только для нескольких сотрудников или гораздо шире обмениваться информацией и идеями. Внутри проектных приложений, таких как Trello, Notion или Basecamp, также есть возможности для групповых переписок и обсуждений.
Совместные документы
Наверняка вы знакомы с сервисом Документы от Google или каким-либо из его аналогов. Эти инструменты позволяют членам команды писать, редактировать, добавлять комментарии и другим образом размечать документы и электронные таблицы. Это хорошее решение для мозгового штурма с участниками в разных часовых поясах или с разными темпами работы. Совместную работу над онлайн-доской можно совершать с помощью сервиса Miro.
Решения «Все в одном»
Существует и специализированное программное обеспечение для проведения мозговых штурмов онлайн. С помощью этих ресурсов вы можете переписываться, созваниваться, проводить видеоконференции, делиться экранами, рисовать на досках, создавать майндкарты и графики, делать посты и комментировать их (в интерфейсе форума) и многое другое. Популярные сервисы: MindMeister, Concept Board, StormBoard, RealtimeBoard, Mind42, join.me, WebEx и Teams.
Особенности проведения мозгового штурма онлайн
Несмотря на то, что основные принципы классического мозгового штурма и его онлайн альтернативы совпадают, есть некоторые особенности, которые вам, как менеджеру, нужно учитывать.
- Выберите подходящий и максимально простой инструмент под ваши задачи. Иногда вам может хватить и мессенджера, но если вы, например, работаете над визуальным продуктом, возможность демонстрировать экран или совместно рисовать на виртуальной доске может сделать процесс гораздо более эффективным.
- Обучите вашу команду использованию программного обеспечения, чтобы технические вопросы не тормозили их дальше.
- Определите, синхронно или асинхронно будет происходить мозговой штурм. Сколько он будет длиться и в какие сроки вы ждете ответы.
- Модерируйте процесс. В синхронном онлайн мозговом штурме роль фасилитатора похожа на классическую, но если участники работают в разное время, вам нужны будут контрольные точки, когда вы вмешиваетесь, чтобы улаживать конфликты, мотивировать на высказывание мнения сдержанных членов команды и суммировать результаты.
- Когда вы закончите сессию, можете разослать выдержку материалов из проведенных обсуждений, сделав вывод на их основании.
- Организуйте группу для дальнейших действий по полученным идеям — для этого может понадобиться другое программное обеспечение.