Авторы: Эрик Ларсон (Erik Larson)

Переведено и адаптировано: Dialog.guide

Переезд из офиса компании в домашний офис — это огромное испытание. Особенно для самой важной работы руководителя — принятия решений.

К счастью, мы можем учиться у команд, которые работают таким образом годами. В этой статье мы рассмотрим практики, которые могут помочь вам принимать решения лучше и быстрее в любой рабочей среде.

Принимайте интровертные асинхронные решения

Что наиболее характерно для принятия решений в успешных удаленных командах? Они больше пишут и меньше говорят. Это выравнивает условия для людей с разными стилями общения в различных ситуациях. Это повышает прозрачность и доверие между людьми, которые не могут легко установить личные связи лицом к лицу. Это помогает всем следить за ситуацией, не находясь в одном помещении в одно и то же время. Это более интровертный процесс — думать, прежде чем говорить.

Успешные удаленные команды также используют программное обеспечение для отслеживания своих решений. Они пишут много относительно коротких документов и обмениваются ими в вики, Microsoft SharePoint и Google Docs. Они используют структурированные проектные инструменты, такие как Jira и Trello, для отслеживания задач и результатов. И, прежде всего, они используют асинхронные платформы для совместной работы, такие как Slack и Microsoft Teams, для обсуждения и передачи решений.

Однако эти инструменты не сопровождаются хорошим управлением. “За последнюю неделю я использовал Microsoft Teams больше, чем за последний год”, — сказал Роб Пинкертон, исполнительный директор Morningstar. “Учитывая, что мне предстоит больше работать дома, использование Teams увеличится в несколько раз. И идеи по принятию, учету и последовательной передаче решений в условиях удаленной работы будут оценены по достоинству”.

Давайте рассмотрим две простые стратегии для удаленного принятия решений, включая конкретные советы для компаний, использующих Slack и Microsoft Teams.

1. Используйте опросы для принятия решений, чтобы получить мнение заинтересованных сторон

Прежде чем звонить или назначать собрание команды, устройте опрос для всех заинтересованных сторон. Они ответят в свободное время, а вы получите возможность собрать все их мнения в одном месте. В большинстве случаев это позволит определить необходимые действия без дальнейших обсуждений. Если нет, то опрос позволит выявить любые серьезные разногласия и провести совещание или беседу один на один по этому поводу.

Для проведения опросов по принятию решений необходимы три вещи:

  • Задайте открытый вопрос. Не спрашивайте: “Должны ли мы снизить цены?”. Скажите: “Что мы должны сделать для клиентов в сложной финансовой ситуации?”. Благодаря открытым вопросам вы можете раскрыть творческий потенциал и учесть мнение всех членов команды, чтобы рассмотреть ситуацию с разных сторон.
  • Кратко изложите людям контекст. Не пишите меморандум, просто поделитесь основной информацией и ссылками на любые соответствующие материалы. Пусть это будут 3-5 предложений, а не 3-5 абзацев. Скорее всего, у людей уже есть достаточно информации о решении, ваши варианты должны заполнять пробелы. У сотрудников всегда должна быть возможность задать вопросы. Не пытайтесь убедить их, а задействуйте творческий потенциал людей и получите их точки зрения.
  • Представьте три или более кратких варианта решения. Это самый важный шаг для повышения качества решений вашей команды. Каждый вариант, который вы добавляете, увеличивает ваши шансы и вдвое снижает риск не оправдать ожидания. Опять же, думайте кратко, стремясь к тому, чтобы описание каждого варианта было не длиннее “твита” (280 символов — прим. ред.).

Существует множество программных инструментов и приемов для проведения опросов. Большинство удаленных команд используют для этого Slack и Microsoft Teams. На обеих платформах можно создавать простые опросы с помощью смайлов, или использовать пул сторонних приложений. Как минимум, вы можете просто отправить сообщение с просьбой высказать свое мнение через мессенджер или электронной почтой. И помните: чтобы добиться наибольшей вовлеченности, сделайте так, чтобы люди могли просто и быстро ответить.

2. Делитесь информацией о принятии решений

Если вы не можете встретиться лично с членами команды, тщательно подготовьте сообщение с информацией о ваших решениях. Отправьте ее непосредственно тем, кого она касается. Получение информации от лица, принимающего решение, повышает доверие и ускоряет процесс.

Прямое общение также позволяет наладить обратную связь, которую члены команды могут использовать для обсуждения проблем или обмена информацией. Это позволит вам быстро скорректировать курс и проверить, поддерживают ли люди решение. Благодаря этому они смогут почувствовать себя частью процесса. Раньше такие беседы проводились в коридоре между заседаниями, а сейчас к этому нужно подходить более осознанно.

Ваша цель — дать людям небольшую, четкую выжимку пути, который вы прошли, чтобы принять решение. Для этого необходимо включить в сообщение о принятом решении следующее:

  • Четко сформулируйте “что” и кратко “почему”. Сосредоточьтесь на последствиях решения и как можно конкретнее опишите, что людям нужно делать. Указывайте только самые важные причины принятия именно этого решения — не перехваливайте его.
  • Рассмотренные альтернативы. Просто перечислите альтернативы, не оспаривайте и не объясняйте их. Дайте людям понять, что вы рассмотрели их идеи, и двигайтесь дальше.
  • Люди, с которыми проводились консультации. Перечислите их по именам. Это повышает доверие к процессу и помогает людям поставить себя на место тех, кто принимает решение.
  • Ожидаемые результаты и дата проверки. Сообщите людям, как и когда будет проводиться контрольная проверка, чтобы убедиться, что решение реализуется по плану.

Подобная коммуникация отлично работает по электронной почте благодаря полю “поставить в копию” и возможности формировать группы адресатов. Но на таких платформах, как Slack и Microsoft Teams, пересылка сообщения сразу многим людям и группам требует немного больше усилий. Самый простой способ: 1) отправить сообщение в канал, который охватывает наибольшее количество людей, затронутых решением, а затем 2) переслать это сообщение в другие каналы или отдельным людям. Таким образом, все получат одно и то же сообщение. Сотрудники увидят и воспримут его в правильном контексте, поскольку вы отправляете сообщение непосредственно туда, где они выполняют большую часть своей работы.

В Slack вы можете это сделать, используя функцию “Поделиться сообщением…”, а затем выбрать все каналы и людей, которым вы хотите сообщить о решении. В Microsoft Teams отсутствует эта функция, но вы все равно можете вручную скопировать-вставить-отправить сообщение всем людям и каналам, люди в которых должны быть осведомлены о нем. Такой индивидуальный подход стоит дополнительных усилий.

Некоторые команды пытаются создать отдельные специальные каналы для принятия решений. Лучше не использовать этот подход для целей коммуникации. Решения вырываются из контекста, а не вписываются в поток обсуждения по проекту, команде или теме. Канал не персонализирован для каждого человека, поэтому он кажется загроможденным нерелевантными решениями. И самое главное, без строгой командной дисциплины люди регулярно забывают заходить на канал, поэтому ему нельзя доверять как надежному способу общения.

Принимайте меньше экстравертных синхронных решений

Традиционно большинство лидеров и менеджеров полагались на личные беседы для принятия решений. Это естественное человеческое поведение. Мы эволюционировали в течение миллионов лет, чтобы принимать решения лицом к лицу в небольших группах. Наш прошлый успех основан на экстравертных навыках. Нам удобнее всего принимать решения на живых встречах и общаться, передавая информацию из уст в уста.

Но современный мир сильно отличается от того, что было на прошлой неделе, не говоря уже о миллионе лет назад. Две наиболее распространенные модели поведения при принятии решений, которые работали в прошлом, сейчас гораздо менее эффективны:

  • Меньше проводите собрания для принятия групповых решений. Вы больше не можете так сильно полагаться на групповые собрания для принятия совместных решений. Zoom и Webex очень эффективны, когда собирают людей для общения, но они менее эффективны для управления тонкой групповой динамикой совместного принятия решений и проявления лидерских качеств. Трудно считывать виртуальную комнату и использовать позу и другие невербальные сигналы, чтобы направить разговор и создать энергию для принятия решения. И это особенно сложно, если вас отвлекают домашние животные или дети.
  • Не полагайтесь на “сарафанное радио” при передаче решений. Раньше итоги собраний распространялись по офисам относительно неформально. Люди обменивались информацией, когда случайно сталкивались друг с другом до и после совещаний. Теперь, когда межличностная инфраструктура полностью виртуальна, вы не можете рассчитывать на завершение обсуждения решения словами: “Хорошо, мы решили, убедитесь, чтобы все были в курсе”. Каналы, которые заменяют коридоры и кулеры с водой, стали менее достоверны и менее эмоционально насыщены.

Это большие изменения. Чем раньше вы сможете скорректировать это поведение, тем лучше и быстрее вы сможете принимать решения в новой среде.

Такой более интровертный способ принятия решений может объяснить, почему технические команды часто очень эффективны при удаленной работе. Важно дать вашим экстравертам как можно больше виртуальной социальной энергии. Поэтому, освободите больше времени за счет отказа от совещаний для принятия решений и используйте его для проведения большего количества встреч, направленных исключительно на общение и социализацию. Создайте условия для проявления эмоций между людьми в новой и сложной ситуации.