Надежный и творческий инструмент для решения проблем.
Представьте ситуацию: перед вами и вашей командой стоит задача разобраться с узким местом в выставлении счетов в вашей компании. Поставщики злятся, менеджеры разочарованы, и проблема стоит компании денег.
Ваши предложения по решению проблемы не работают. Вы стараетесь, но всё равно не можете понять в чем именно заключается проблема. Здесь вам поможет симплекс-метод, также известный под названием “упрощенное мышление”. С помощью этого мощного инструмента вы сможете творчески и эффективно выявлять и решать проблемы.
В этой статье мы разберемся, что такое симплекс-метод, и подробно рассмотрим каждый этап.
Что такое симплекс-метод
Симплекс-метод разработал специалист по менеджменту и креативности Мин Басадур и в 1995 году описал его в своей книге “Сила инноваций”. Метод состоит из 8 этапов: от выявления проблемы до принятия решения. Их можно объединить в три этапа:
- определение проблемы;
- поиск решения;
- реализация решения.
Симплекс-метод — универсальный инструмент, который подходит для задач и проектов любого масштаба.
С момента первоначальной публикации своей книги, Мин Басадур усовершенствовал процесс. На рисунке 1 ниже приведена самая последняя версия.
Как использовать симплекс-метод
Давайте рассмотрим подробнее каждый этап.
Этап 1: найдите проблему
Самая трудная часть любого упражнения по решению проблем – определить в чем именно заключается проблема.
Итак, первый шаг симплекс-метода – определение проблемы. Если проблема неочевидная, определите ее с помощью “триггерных вопросов”:
- Что нам необходимо улучшить по мнению клиентов? На что они жалуются?
- Что клиенты сами могут сделать для улучшения, если бы только мы могли им помочь?
- Какие наши незначительные проблемы могут перерасти в серьезные?
- Что замедляет и усложняет нашу работу? Как мы можем улучшить качество?
- Что мы можем перенять у наших конкурентов?
- Что расстраивает и раздражает людей в нашей команде?
Вы также можете рассмотреть вопросы, которые касаются будущего. Например: “Как изменятся рынки и клиенты в течение следующих нескольких лет?”
В будущем также могут возникнуть проблемы при расширении компании. На это влияют 3 группы факторов: социальные, политические и правовые изменения. Подробнее об этом читайте в нашей статье “PEST-анализ”.
Изучите возможные проблемы с точки зрения различных “действующих лиц” в ситуации. Здесь вам помогут такие методы, как контрольный список “CATWOE”.
Вы ответили на множество вопросов, но у вас всё равно недостаточно информации, чтобы точно определить причину проблемы? Об этом подробнее мы поговорим на этапе 3.
Этап 2: установите факты
Исследуйте проблему как можно шире:
- Проанализируйте данные. Это позволит понять, действительно ли существует проблема.
- Подумайте: будет ли выгода от решения проблемы стоить тех усилий и ресурсов, которые вы потратите.
- Четко определите, какие процессы, компоненты, сервисы или технологии вы хотите использовать.
- Изучите все решения, которые уже опробовали другие.
- Изучите отношение коллег к ситуации, потребности ваших клиентов и лучшие идеи ваших конкурентов.
Этап 3: определите проблему
Итак, пора определить причину проблемы.
Не задавайте широкие вопросы – у вас не будет достаточно ресурсов, чтобы эффективно на них ответить. Если ваши вопросы слишком узки, вы устраните симптомы, не саму проблему. Подробнее об этом читайте в нашей статье “Процесс определения проблемы”.
Мин Басадур предлагает задать вопрос “Почему?”, чтобы расширить ваше определение проблемы, и “Что вам мешает?”, чтобы сузить его.
Допустим, в вашей системе ошибка в поддержании уровня складских запасов. Начните с вопроса: “Почему система не выполняет свою работу должным образом?”. Ответ заставит вас задать более широкий вопрос, например: “Почему мы ожидаем, что система будет выполнять работу, на которую она не рассчитана?”.
А вопрос “Что нам мешает?” может дать ответ: “Мы недостаточно знаем о возможностях системы, которую используем”.
Вывод: не нужно чинить неисправную систему, необходимо научить склад правильно пользоваться ей или реализовать новую, которая подходит лучше.
Большие проблемы, как правило, состоят из более мелких. На этапе определения проблемы вы можете использовать технику детализации проблемы (Drill Down) чтобы разбить проблему на составные части. Вы также можете использовать техники “5 почему”, “Диаграммы взаимосвязей” и “Анализ первопричин”, чтобы добраться до корня проблемы.
Негативное мышление может повлиять на стадию определения проблемы. Вы или ваша команда можете начать использовать такие фразы, как “Мы не можем”, или “Мы этого не делаем”, или “Это слишком дорого стоит”. Переключите внимание на создание решения, отвечайте на возражения фразой “Как мы могли бы...?”.
Этап 4: найдите идею
Генерируйте как можно больше идей для решения проблем.
Диапазон способов – от выяснения мнения других людей с помощью программных инструментов творчества (Creative Problem Solving) до мозгового штурма. Взгляните на проблему с других точек зрения.
Не оценивайте и не критикуйте идеи на этом этапе – просто сконцентрируйтесь на их генерировании. Помните: непрактичные, на первый взгляд, идеи часто наталкивают на хорошие.
Этап 5: выберите и оцените
Итак, вы придумали несколько возможных решений вашей проблемы – выберете лучшие из них.
Лучшее решение может быть очевидным. Если это не так, придумайте критерии для выбора лучшей идеи. Читайте подробнее об этом в наших статьях из раздела “Методология принятия решений”.
Как только вы выбрали идею, развивайте ее настолько, насколько это возможно. Затем оцените ее. Здравый смысл здесь важнее вашего эго: будьте объективны и рассматривайте каждый вариант действий, запишите все плюсы и минусы.
Если ваша идея не приносит выгоду, либо придумайте больше идей, либо перезапустите весь процесс. Иначе вы можете потратить годы своей жизни на разработку творческих идей, которые никому не нужны!
Этап 6: планируйте действия
Вы выбрали идею и уверены, что она того стоит – самое время начать планировать ее реализацию.
Разработка плана действия – хороший способ управлять простыми проектами. Планы действий определяют: кто, что, когда, где, почему и как выполняет работу.
Для более крупных проектов используйте формальные методы управления проектами. Это позволит вам выполнять проекты эффективно, успешно и в реальные сроки.
Этап 7: продайте идею
До этого этапа вы, возможно, работали самостоятельно или с небольшой командой. Теперь вы должны продать свое решение людям, которые должны его поддерживать. Это могут быть ваш начальник, инвесторы и любые другие заинтересованные стороны, которые принимают участие в проекте.
Когда вы продаете свою идею, учитывайте три вещи: практические аспекты, внутреннюю политику и страх перемен. Ваша цель должна состоять в том, чтобы развить чувство сопричастности у заинтересованных сторон и понимание преимуществ от этого дела.
Подумайте об управлении изменениями в тех случаях, когда реализация затронет нескольких человек или группы людей. Понимание этого поможет вам убедиться, что ваш проект получит поддержку.
Этап 8: действуйте
После творчества и подготовки наступает время действовать.
Ваша тщательная работа и планирование обязательно окупятся. Если вы реализовываете крупномасштабные изменения или новый проект – совершенствуйте свои навыки управлением изменениями. Это поможет вам реализовать процесс плавно.
Когда вы начнете действовать, возвращайтесь к этапу 1 — поиску проблемы, — чтобы продолжить развивать свою идею. Воспользуйтесь принципами модели непрерывного совершенствования Кайдзен чтобы ваш проект становился лучше и не стоял на месте.