Как выбрать участников и стратегию группового обсуждения
Чем большего количества людей коснутся последствия вашего решения, тем больше вероятность, что некоторые из них будут оказывать значительное влияние на его реализацию и вашу работу в будущем. Эти люди — ваша «группа заинтересованных лиц» или “stakeholders”.
Следующие четыре шага необходимо соблюдать при проведении анализа заинтересованных лиц:
- Определите кто ваши «заинтересованные лица».
- Определите их полномочия, степень влияния и интерес.
- Изучите их мотивацию и зоны влияния.
- Продумайте способы получения поддержки от них и подходы в коммуникации с ними.
Шаг 1. Определите заинтересованных лиц
Подумайте о всех людях, на которых распространяются результаты вашей работы, и кто, при этом, имеет полномочия, влияние и контроль над ресурсами. Также это могут быть те, кто способен саботировать решение (сознательно или подсознательно) и те, кто непосредственно будет воплощать его в жизнь, — их участие необходимо для того, чтобы заручиться их поддержкой.
В таблице ниже указаны люди, которых может быть целесообразно учесть:
| 1 | 2 | 3 |
|---|---|---|
| Начальник | Акционеры | Правительство |
| Старшие руководители | Партнеры | Торговые ассоциации |
| Ваши коллеги | Поставщики | Пресса |
| Ваша команда | Кредиторы | Целевая группа |
| Клиенты | Аналитики | Общество |
| Потенциальные клиенты | Добровольцы | Организация |
| Ваша семья | Главные вкладчики | Главные консультанты |
Также вы можете выписать тех, кто не может непосредственно повлиять на результаты процесса по разрешению проблемы, но владеет важной информацией и компетенциями. Среди них есть те, кто может предложить творческие идеи. Этих людей не обязательно включать в группу, но с ними обязательно нужно консультироваться.
Шаг 2. Классифицируйте по степени влияния и интересу
Вы можете составить карту всех заинтересованных сторон и классифицировать их в соответствии с их степенью влияния на вашу работу и заинтересованности в ней, применяя таблицу «Влияние/Интерес».
Положение заинтересованного лица в сетке показывает какие действия в отношении него можно предпринять:
- Высокая степень влияния и заинтересованности (“Уделяйте максимум внимания”):
Полностью вовлекайте этих людей в процесс принятия решения. Сделайте все возможное, чтобы они получили удовлетворение от работы. - Высокая степень влияния, низкая заинтересованность (“Поддерживайте удовлетворенность”): вложитесь достаточно для того, чтобы эти люди были довольны, но не перегружайте их деталями, иначе они могут потерять интерес.
- Низкая степень влияния, высокая заинтересованность (“Поддерживайте информированность”): предоставляйте им адекватную информацию, разговаривайте с ними, так чтобы у них не возникало серьезных вопросов. Люди в этой категории очень полезны в работе над деталями проекта.
- Низкая степень влияния, низкая заинтересованность (“Держите в поле зрения”): уделяйте внимание этим людям по необходимости, не перегружайте их коммуникацией.
Шаг 3. Изучите заинтересованных лиц
Для эффективной работы вам необходимо выяснить, что думают о вашем проекте заинтересованные стороны. Это поможет разработать оптимальную стратегию по их вовлечению и общению с ними.
Ответьте на следующие вопросы о заинтересованных лицах:
- Какие финансовые или эмоциональные интересы они преследуют в результате вашего обсуждения или проекта? Позитивные или негативные?
- Что их больше всего мотивирует?
- Какая информация от вас им нужна? Какой лучший способ построения коммуникации с ними?
- Что они думают о вашей работе на текущий момент? В основе их мнения лежит достоверная информация?
- Кто влияет на их мнение в общем, и кто влияет на их мнение о вас? И могут ли эти люди в свою очередь стать вашими значимыми заинтересованным лицами?
- Если они негативно относятся к проекту, что может сподвигнуть их встать на вашу сторону и поддержать вас?
- Если вы не думаете, что у вас получится перевести их на свою сторону, как вы можете повлиять на их оппозиционное настроение, чтобы сделать его менее выраженным?
- На кого они оказывают влияние? Могут ли эти люди стать вашими заинтересованными лицами?
Вы можете поговорить напрямую с вашими заинтересованными лицами, если у вас не хватает информации.
Шаг 4. Заполните таблицу по коммуникациям с заинтересованными лицами
Ниже вы видите образец таблицы, которая поможет вам структурировать информацию о ваших заинтересованных лицах и определить лучшие стратегии по коммуникации с каждым из них.
Заполните первую колонку, используя имена ключевых лиц, которые вы определили на первом шаге. Второй столбец — подход к каждому из них, который вы выявили по таблице «Влияние/Интерес» в шаге №2. Прежде всего держите фокус на самых важных представителях, затем переходите к менее значимым фигурам.
В колонке “Главные интересы и проблемы” пропишите степень влияния каждого участника группы и сферу его интересов по вашему вопросу. Затем, в колонке «Текущий статус» оцените какую роль каждый представитель вероятнее всего сыграет, основываясь на его отношении к обсуждаемому проекту: Адвокат/ Сторонник/ Нейтральный/ Критик/ Блокировщик.
Посмотрите на ваш список заинтересованных лиц и подумайте, какая степень поддержки вам нужна от них: высокая, средняя или низкая? Внесите выбранный вариант ответа в колонку “Необходимая степень поддержки”.
Какую роль вы ожидаете от каждого участника группы в вашем проекте? И ожидаете ли вообще? Вам потребуется постоянная техническая поддержка или ситуативные консультации? Занесите эту информацию в колонку «Желаемая роль в проекте».
Какие конкретные действия вы ожидаете от заинтересованных лиц? Можете ли их сформулировать на этом этапе? Если да, то внесите их в столбец “Ожидаемые действия”.
Последняя колонка станет выводом из всей предыдущей собранной информации. Подумайте о том, как часто представители захотят получать обновленную информацию и в какой форме. Какой вариант коммуникации предпочтителен для них: электронная почта, очные совещания или визуализации, например, диаграмма Ганта. Помните, что ваша цель поддерживать вовлеченность ваших заинтересованных лиц и получать их поддержку, поэтому старайтесь не перегружать их и не тратить их время впустую.
Также, подумайте, как можно нейтрализовать или перетянуть на свою сторону скептиков. Где вам нужна их активная поддержка, как вы можете повысить их уровень вовлеченности? Например, вы могли бы показать им прототип своего нового продукта или услуги или попросить других влиятельных заинтересованных лиц сделать им презентацию проекта.
Запишите свои планы в колонку «Действия, коммуникация».
Пусть управление заинтересованными участниками станет не побочной задачей, а основополагающей частью вашего проекта или процесса принятия решений.
И помните, что проекты часто могут меняться по ходу их реализации. Это означает, что потребности ваших заинтересованных сторон тоже могут измениться. Поэтому регулярно пересматривайте свой план, чтобы убедиться, что вы продолжаете общаться с влиятельными заинтересованными сторонами наиболее эффективным способом на протяжении всего проекта.
Подумайте о том, какое влияние ваш проект окажет на заинтересованные стороны, и управляйте их ожиданиями, незамедлительно сообщая им о любых возникающих трудностях. Это может помочь смягчить последствия таких проблем и сохранить вашу репутацию надежного партнера.