Работа в команде приведет к успеху, если все ее участники работают сообща. Однако, если они "тянут одеяло" в разные стороны, результат может быть плачевным. Что еще хуже, без адекватного руководства команды могут сфокусироваться на неверных целях, проигнорировать важные ресурсы, углубиться во внутренние конфликты и в конце концов потерпеть неудачу, иногда с тяжелыми последствиями для всей компании.
Устав команды — это документ, который определяет цель команды, как она будет работать и каковы ожидаемые результаты. Это "дорожные карты", которые команда и ее спонсоры создают в начале пути, чтобы все участники четко представляли, в каком направлении они движутся, и не сбивались с пути в моменты сомнений.
Чтобы избежать описанных выше неприятностей, при формировании команды должен быть составлен ее устав, помогающий с самого начала сориентировать людей в правильном направлении. Кроме того, он также может помочь, если команда топчется на месте, и людям нужно восстановить свой взгляд на общую картину.
В начале проекта все переполнены энергией и азартом, людям не терпится приступить к работе, и возникает соблазн незамедлительно включиться в процесс. Однако "отступление от плана обречено на провал", как и неспособность четко определить цели. Время, затраченное на согласование устава команды, окупится многократно по мере продвижения проекта.
В частности, это ускорит процесс вхождения в рабочую колею, соответственно, эффективность команды возрастет гораздо быстрее.
Конкретный формат командных уставов зависит от ситуации и варьируется от команды к команде. И хотя сам устав может принимать различные формы, большая часть его ценности проистекает из продумывания и согласования разных элементов.
Адаптируйте следующие элементы к ситуации вашей команды:
- Контекст.
- Миссия и цели.
- Состав и роли.
- Власть и ограничения.
- Ресурсы и поддержка.
- Операции.
- Переговоры и соглашения.
Контекст
Это введение в устав. В нем излагается, почему была сформирована команда, проблема, которую она пытается решить, как эта проблема согласуется с более широкими целями компании и что будет, если проблема не будет устранена.
- Что представляет из себя проблема?
- Какой результат ожидается?
- Почему это настолько важно?
Пример
Команда была сформирована для укрепления сотрудничества и сплоченности между бизнес-подразделениями многонациональной компании в разных странах.
Историческое отсутствие сотрудничества между бизнес-подразделениями стран привело к тому, что они в конечном итоге продали разные части продуктового портфеля компании. Это подорвало способность компании добиваться экономии за счет масштаба производства и привело к тому, что бюджет на НИОКР был растрачен на различные сферы бизнеса. Из-за этих ключевых причин компания проигрывает конкурентам.
Миссия и цели
Этот раздел лежит в основе устава. Определяя миссию, команда знает, чего она должна достичь. Без четкой миссии отдельные люди могут начать преследовать свои собственные интересы, иногда даже идущие вразрез с общей целью.
Пример
Миссия команды состоит в разработке плана, который повысит сплоченность между бизнес-подразделениями страны, чтобы в течение трех лет они продавали один ассортимент продукции.
Следующий этап — превратить миссию в измеримые цели и задачи. Это важнейшие цели и этапы, которые помогут команде оставаться на верном пути.
При написании целей и задач рассмотрите возможность использования концепции SMART (SMART означает "конкретный (specific), измеримый (measurable), достижимый (attainable), актуальный (relevant) и ограниченный по времени (time-bound)"). Главное обеспечить возможности измерения каждой цели, чтобы контролировать успех.
Возможные цели
- Провести собеседование с менеджерами стран и менеджерами по продуктам, чтобы выяснить, почему, по их мнению, страны не стремятся к сотрудничеству. Опрос должен быть завершен и представлен генеральному директору до 31 марта.
- Подготовить первые проекты предложений и представить генеральному директору до 15 апреля.
- Доработать предложения и представить на совещании регионального руководства 25 апреля.
- Представить сметный план генеральному директору к 15 мая.
Состав и роли
Команды наиболее эффективны в следующих случаях:
- В них входят сотрудники, обладающие навыками и опытом, необходимыми для выполнения работы.
- Члены команды могут поделиться опытом и подходами из самых разных областей.
- В команде достаточно людей для выполнения насущной работы, но не настолько много, чтобы люди увязли в общении (идеальное количество — семь человек).
- Участники представляют вовлеченные функции, департаменты, подразделения или другую соответствующую категорию заинтересованных сторон (возможно, включая клиента команды и высшее руководство).
Оцените свою миссию и цели с точки зрения нужных команде людей, которые будут способствовать достижению поставленных целей.
Затем определите функцию каждого участника, поддерживающую миссию команды. Хотя в самом начале формирования команды это может показаться излишним, такой подход поможет вам в дальнейшем.
- Распределите роли между членами команды.
- Выявляйте пробелы в навыках и способностях, необходимых команде для достижения ее целей.
Для этого удобно составить список членов команды и расписать в нем роли и обязанности каждого из них.
- Кого назначить руководителем команды?
- Кто является связующим звеном между командой и другими заинтересованными сторонами?
- На кого и за какие результаты возложена ответственность; как распределены обязанности?
Пример
Команда будет состоять из высокопоставленных представителей каждого из четырех глобальных регионов: отдела кадров, отдела информационных систем, комитета по организационной структуре и финансовой группы. Этот набор навыков и знаний позволит команде понять проблемы, касающиеся отдельных стран, а также разработать решения накопившихся проблем.
Ольга возьмет на себя роль руководителя группы. В ее обязанности будет входить следующее:
- Обеспечение соблюдения устава команды.
- Управление повседневной деятельностью и результатами работы команды.
- Управление бюджетом.
- Оказание поддержки и помощи отдельным членам команды.
- Еженедельное предоставление отчетов о состоянии дел генеральному директору.
Власть и ограничения
Теперь, когда роли определены, вам нужно оценить возможности членов команды для достижения миссии:
- Сколько времени члены команды должны выделить на выполнение ее миссии и какой приоритет имеет деятельность команды по сравнению с другими текущими действиями?
- Как члены команды должны разрешать любые конфликты между своей повседневной работой и миссией команды?
- Каков бюджет в терминах средств и времени?
- Есть ли у команды возможность приглашать новых участников?
- Какими полномочиями обладает команда и для чего ей нужно предварительное согласование?
Пример
Ольга, как руководитель группы, имеет право направлять и контролировать работу команды, а членам команды на этот проект отводится все доступное время.
Ресурсы и поддержка
В этом разделе перечислены ресурсы, доступные команде для достижения ее целей, включая денежные средства, время, оборудование и людей. В сочетании с оценкой эффективности следует регулярно отслеживать изменения в требуемых ресурсах.
Кроме того, здесь подробно описываются доступные команде элементы обучения и коучинга, помогающие ей выполнять свою работу.
Пример
Для покрытия расходов на проезд и проживание предусмотрен бюджет в размере 2 750 000 рублей. Это позволит профинансировать поездки двух членов команды на собеседования со старшими менеджерами в крупных странах, а остальные встречи будут проводиться в режиме телеконференции.
Встречи генерального директора с Ольгой будут проводиться каждый понедельник в 16:30, чтобы после ее доклада о состоянии дел обсуждать соответствующую поддержку и проводить инструктаж.
Операции
В этом разделе описывается рутинная ежедневная работа команды. В зависимости от конкретной ситуации она может быть всеобъемлющей и подробной для команды, ориентированной на длительный проект, или ограничиваться несколькими пунктами для команды, которая формируется на непродолжительный период времени.
Пример собраний команды
- Первое собрание команды назначено на ближайший понедельник в 14:00.
- Команда будет собираться каждый понедельник с 14:00 до 15:30 в течение всего проекта.
- Каждый участник должен будет представить краткий отчет о состоянии задачи, над которой он в настоящий момент работает.
- Если присутствие участника по каким-либо причинам невозможно, должно быть отправлено уведомление руководителю группы и лицу, назначенному для ведения отчетов, для ожидания дальнейших распоряжений.
- Отчет каждого собрания будет подготовлен Дмитрием и разослан по электронной почте всем участникам на следующее утро после проведения собрания.
Переговоры и соглашения
Продуктивный устав команды возникает естественным образом в процессе переговоров. Клиент команды определяет контекст и миссию. Цели, состав, роли, границы и ресурсы в идеале определяются путем переговоров между спонсором, руководителем группы, командой и другими заинтересованными сторонами.
Мы используем здесь слово «переговоры», хотя может показаться, что оно ошибочно! Но именно переговоры определяют три следующие ключа к успеху:
- Обсуждение внутри команды и с руководителем группы миссии и устава, чтобы убедиться, что они правильно сформулированы.
- Позитивные переговоры между спонсором и руководителем группы для обеспечения достаточных ресурсов, позволяющих достичь успеха миссии.
- Обеспечение со стороны спонсора реального доступа к этим ресурсам.
Со стороны это может показаться вежливой беседой между начальством и подчиненными, на самом деле переговоры проходят самым настоящим образом. В конечном счете, команда должна верить в то, что миссия достижима, и стремиться к ней.
И последний, но не менее важный момент, когда все члены команды подписывают устав и обязуются соблюдать содержащиеся в нем принципы, а также выполнять подробно расписанные роли и обязанности.
Этот символический жест свидетельствует о полной приверженности миссии и целям, а также инициирует ощущение ответственности друг перед другом и перед компанией.