Ваша команда работает «как хорошо смазанный механизм», или же эффективность ее совместной работы под вопросом? Если последнее — ваша реальность, то улучшению командной коммуникации, повышению уровня мотивации и эффективности могут помочь «летучки».

«Летучки», также известные как Scrum-совещания, широко используются при разработке программного обеспечения в гибком управлении проектами Agile. Они помогают командам разработчиков быстро реагировать на изменения требований к продукту, которые часто происходят в ходе выполнения проекта.

Команды используют короткие ежедневные «летучки» для планирования предстоящих действий в течение дня, чтобы добиться прогресса в достижении цели. Присутствующие выслушивают друг друга и предлагают взаимопомощь там, где это целесообразно. Такой подход способствует сотрудничеству между членами команды, повышает их осведомленность о проблемах и помогает команде быстрее реагировать на изменения.

В этой статье рассматривается, каким образом организовать «летучки», чтобы повысить эффективность работы сотрудников на пути достижения общей цели.

Понятие «летучек» (Scrum-совещаний)

Термин Scrum («схватка») относится к способу возобновления игры в регби после нарушения правил или остановки игры.

В этом виде спорта нападающие игроки обеих команд выстраиваются в два ряда лицом друг к другу и передвигаются вместе, образуя плотный круг. Затем мяч возвращается в игру, в промежуток между двумя командами, которые соревнуются за владение мячом. Весь процесс координируется арбитром.

На «летучке» все встают в круг, и между ними передается мяч (или другой предмет) для выбора докладчика. «Ведущий» следит за общим соблюдением правил.

Во время «летучки» каждый сотрудник анализирует свои достижения за предыдущий день, намечает планы на текущий день и выявляет помехи на пути решения поставленных задач.

Собрание всегда быстрое, не более 15 минут, и оно проводится стоя — это побуждает присутствующих быть краткими и придерживаться сути.

Ведущий оперативно начинает собрание, устанавливает лимит времени с помощью секундомера или таймера и следит за тем, чтобы участники не отклонялись от темы. Он также поддерживает дискуссию и отклоняет любые посторонние вопросы, которые могут продлить встречу. При этом в задачи ведущего не входит контроль состояния проекта или работа с отстающими членами команды.

Такие ежедневные обновления сведений о ходе работы мотивируют членов команды сосредоточиться на своих задачах в течение дня, чтобы они могли сообщить о достигнутом прогрессе на следующей «летучке». Они также помогают наладить взаимопонимание внутри команды, подчеркивая индивидуальные роли сотрудников и укрепляя их взаимосвязи.

Успешное проведение «летучки»

Чтобы провести эффективную «летучку», следуйте приведенным ниже советам.

1. Установите точное время

«Летучка» должна быть регулярной частью повседневной работы коллектива. Планируйте ее ежедневно в одно и то же время и в одном и том же месте, даже если вы или другие члены команды недоступны.

В идеале «летучка» должна проводиться примерно через час после начала рабочего дня. Это дает сотрудникам время проверить электронную почту и продумать свои следующие шаги, прежде чем они погрузятся в работу. Утренняя «летучка» также поможет вам максимально быстро решить любые проблемы, которые озвучивают члены команды.

Из-за нехватки времени некоторые сотрудники могут не проявлять желания участвовать в таких ежедневных встречах. Тем не менее, очень важно их мотивировать к этому, чтобы добиться общей организованности и держать всех в курсе событий. Если строго придерживаться 15-минутного регламента, вы сможете убедить сомневающихся в том, что это время не будет потрачено впустую.

Начинайте собрание как можно быстрее, не дожидаясь опоздавших. Ведущий может объявить о скором начале собрания, но в его обязанности не входит «собирать» отсутствующих членов команды.

Если члены команды постоянно опаздывают, попробуйте ввести креативное наказание, например, небольшой финансовый взнос в фонд празднования окончания проекта. Но имейте в виду, что «летучка» в первую очередь идет на пользу команде, поэтому именно это должно влиять на регулярно опаздывающих сотрудников.

2. Грамотно расставляйте акценты

Убедитесь, что все в курсе, где и когда проводится ежедневная «летучка», и пригласите на нее всех участников вашего проекта. Кроме того, допускается присутствие любых заинтересованных сторон, желающих узнать, как продвигается проект.

Однако, чтобы люди придерживались повестки дня и временных рамок, давайте слово только «основным» членам команды (тем, кто активно работает над проектом).

Если вы работаете с виртуальной командой, организуйте ежедневную видео-конференцию, чтобы ее участники могли присоединяться ко всем «летучкам».

3. Сосредоточьтесь на главном

«Летучки» отлично помогают в выявлении проблем и вопросов, требующих внимания, но они не предоставляют ни время, ни место для их решения. Они просто дают возможность членам команды отчитаться о проделанной работе и взять на себя взаимные обязательства.

В течение 15-минутного совещания каждый член команды излагает присутствующим только следующую информацию:

1. Какие цели были достигнуты вчера.

2. Какие задачи планируется выполнить сегодня.

3. Какие проблемы могут помешать в достижении целей.

Ведущий удерживает совещание в нужном русле, концентрируя внимание докладчиков на этих трех темах. Когда поднимаются вопросы, требующие дальнейшего обсуждения, они фиксируются и откладываются в сторону, чтобы соответствующий персонал мог заняться ими позже.

Используйте мяч или другой реквизит, чтобы добавить элемент веселья и зарядить выступающих энергией. Бросьте мяч первому оратору, чтобы начать собрание, а когда он закончит доклад, попросите его бросить мяч другому члену команды.

Мяч указывает на текущего докладчика. Это побуждает более сдержанных членов команды высказываться и не позволяет остальным перебивать выступающего.

Попросите всех выключить мобильные телефоны на время «летучки», чтобы они их не прерывали и не отвлекали.

Если в ходе нескольких «летучек» вы обратите внимание на сотрудников, которые периодически не выполняют свои обязательства, спросите их: «Насколько вы уверены, что справитесь с этой задачей сегодня?» Этот вопрос также полезно задавать тем, кто регулярно не справляется со своими задачами, несмотря на заверения об отсутствии препятствий, высказываемые накануне.

4. Организуйте свою команду

Поддерживайте приверженность вашей команды ежедневным «летучкам», создавая «доску задач» и используя стикеры для занесения в следующие три столбца «обязательств» — задач, которые они планируют выполнить:

1. Планируется.

2. В работе.

3. Завершено.

Каждый день требуйте от членов команды записывать свои насущные задачи на стикерах и добавлять их в столбец «планируется». После того как они будут сообщать о прогрессе на последующих «летучках», перемещайте соответствующие стикеры в столбцы «в работе» или «завершено». Это наглядное представление прогресса поможет сохранить концентрацию, мотивацию и целеустремленность.

Отметьте все темы, которые возникнут во время собрания, сбоку от доски задач, чтобы их можно было обсудить в дальнейшем.

Чтобы сохранить активность членов вашей команды, подчеркивайте важность ежедневных «летучек». Напоминайте им, что цель совещаний состоит в том, чтобы они сообщали о своих успехах и брали на себя обязательства друг перед другом, а не отчитывались перед вами.

Если вы заметите, что некоторые члены команды теряют целеустремленность, подумайте о том, как повысить их мотивацию.

5. Расширяйте масштабы

Если ваша проектная группа слишком велика, чтобы все ее участники смогли поделиться информацией в течение 15 минут, отведенных на собрание, разделите ее на более мелкие подгруппы.

Выберите представителей каждой подгруппы, которые смогут встретиться на «летучке проектной команды» в тот же день позже, чтобы члены подгрупп могли следить за прогрессом своих коллег и быстро адаптироваться к любым изменениям или неудачам.