У каждого из нас есть много интересных, захватывающих и блестящих идей, но к сожалению, времени для воплощения этого "списка желаний" часто не хватает. Разумно выбирая виды деятельности, мы можем максимально эффективно использовать свое время и возможности. Однако, сделав неправильный выбор, мы можем увязнуть в отнимающих время и малопродуктивных проектах, которые мешают нам двигаться вперед.
Вот где может пригодится матрица приоритетов действий. Эти простые диаграммы помогут вам выбрать, каким действиям стоит отдать приоритет, а каких лучше избегать, чтобы по-максимуму использовать свое время и возможности.
Что такое Матрица приоритетов действий
Матрица приоритетов действий* (см. рис. 1 ниже) показывает, как максимально эффективно использовать свои время, энергию и таланты.
Чтобы заполнить матрицу, оцените задачи, основываясь, во-первых, на их отдаче, а во-вторых, на усилиях, необходимых для их выполнения. В зависимости от вашей оценки, эти действия окажутся в одном из четырех квадрантов:
- Быстрые победы. Левый верхний угол матрицы. Высокая отдача, небольшие усилия.
Быстрые победы — самые привлекательные проекты, потому что у них хорошая отдача при относительно небольших усилиях. Сосредоточьтесь на них настолько, насколько сможете.
- Крупные проекты. Правый верхний угол матрицы. Высокая отдача, большие усилия.
Крупные проекты дают хорошую отдачу, но требуют много времени. Это означает, что один крупный проект может занять ресурсы, которые можно было бы направить на множество быстрых побед.
- Заполнители пробелов. Левый нижний угол матрицы. Низкая отдача, небольшие усилия.
Не беспокойтесь о них слишком сильно: реализуйте их только если у вас есть свободное время. Если появится более перспективный проект, от “заполнителей пробелов” лучше отказаться или продать.
- Неблагодарные задачи. Правый нижний угол матрицы. Низкая отдача, большие усилия.
Старайтесь избегать таких действий. Мало того, что они дают небольшую отдачу, они еще и отнимают время, которое можно использовать для быстрых побед.
Как только вы поймете принципы, лежащие в основе матрицы приоритетов действий, то, вероятно, заметите, что применяете ее быстро и интуитивно к новым задачам и проектам.
Как использовать инструмент
Чтобы использовать матрицу приоритетов действий, нарисуйте матрицу и выполните следующие действия:
Шаг 1
Перечислите основные действия, которые вы хотите или должны выполнить.
Шаг 2
Оцените их по отдаче (где 0, отсутствие отдачи, а 10, максимальная отдача) и по прилагаемым усилиям (где 0, отсутствие реальных усилий, а 10 — значительные усилия).
Шаг 3
Внесите действия в Матрицу приоритетов действий на основе вашей оценки.
Шаг 4
Правильно расставьте приоритеты, уберите или делегируйте малоэффективные действия.
Используйте здравый смысл в своем восприятии линий, разделяющих четыре квадранта. Разница между действием с отдачей 4.9, определяемым как «неблагодарная задача», и задачей с отдачей 5.1, определяемой как «крупный проект» — небольшая.
Варианты использования инструмента
Подход, который мы описали выше, объясняет, как вы можете использовать матрицу приоритетов действий в качестве неформального или личного способа приоритизации задач. Однако вы можете использовать этот подход в более широком масштабе, используя, например, «финансовую прибыль» в качестве шкалы по вертикальной оси и «человеко-месяцы» по горизонтальной оси.
В качестве альтернативы вы можете заменить «усилия» на «выполнимость» по горизонтальной оси, чтобы расставить приоритеты проектов в зависимости от вашей способности их реализовать (этот вариант иногда называют «матрицей отдачи/выполнимости»).