Представьте, что ваш начальник попросил вас подготовить важную презентацию к следующему заседанию совета. У вас есть всего несколько дней на выполнение задачи, но вы и так загружены: в вашем списке дел много других неотложных задач. Из-за этого вы беспокоитесь, не можете сосредоточиться, и все вокруг вас отвлекает.
Стресс на работе – очень распространенное явление. По исследованиям Всероссийской недели охраны труда более 40% россиян испытывают стресс на рабочем месте. Одна из самых частых причин возникновения стресса на работе – большой объем работы и сжатые сроки. Итак, как же справиться с этой проблемой и выполнить все необходимые задачи?
Принцип Эйзенхауэра “срочно/важно”, также известный как матрица Эйзенхауэра, поможет вам расставить приоритеты и определить, какие задачи для вас важны, а какие отвлекают.
Что такое “срочные” и “важные” задачи
В 1954 года на Второй ассамблее Всемирного совета церквей бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, цитирующий доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: “У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные”. Суть матрицы Эйзенхауэра заключается в том, как он распределял свою рабочую нагрузку и приоритеты.
Эйзенхауэр признал, чтобы управлять временем, нужно быть не только деятельным, но и результативным. Другими словами, вы должны тратить свое время на важные вещи, а не только на срочные. Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс от слишком большого количества сжатых сроков, вам нужно понимать следующее различие:
- Важные задачи имеют результат, который приводит нас к достижению наших целей: профессиональных или личных.
- Срочные задачи требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чьих-то еще целей. На них приходится концентрироваться, потому что последствия невыполнения этих задач обычно наступают незамедлительно.
Когда вы знаете, какие задачи для вас важны, а какие срочные – вы можете расставить приоритеты и не делать ничего лишнего. Залог вашего успеха – не успевать делать все, а регулярно успевать делать то, что для вас важно. Преодолейте естественную тенденцию сосредотачиваться на не важных, но срочных задачах и освободите время для выполнения того, что необходимо для вашего успеха! Итак, переходим к матрице Эйзенхауэра, с помощью которой вы сможете развивать свой бизнес и карьерный рост.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Перечислите все виды деятельности и проекты, которые вы должны выполнить. Постарайтесь включить в список все, что отнимает у вас время на работе, каким бы незначительным оно ни было. Если вы управляете своим временем с помощью списка To–Do List или программы действий (Action Program) – вы уже сделали это.
Отнесите каждый вид деятельности к одной из четырех категорий:
Затем используйте приоритеты, чтобы спланировать свои действия.
1. Важно и срочно
Есть два типа срочных и важных дел: те, которые вы не могли предвидеть, и те, которые были важными, но не срочными, но вы отложили их на последнюю минуту.
Не всегда можно предсказать или избежать некоторых проблем и обстоятельств. Здесь лучший подход – оставить немного времени в своем расписании для решения этих проблем и незапланированных важных задач. В случае масштабных непредвиденных обстоятельств и кризисов, вам нужно будет перенести другие задачи.
Важные дела не должны превращаться в срочные. Подумайте о том, как вы можете заранее распределить свои задачи таким образом, чтобы у вас не образовался аврал на работе.
2. Важно, но не срочно
Это те виды задач, которые помогают вам достичь ваших личных и профессиональных целей и завершить важную работу. Поэтому выделите для них ваше максимальное количество времени и усилий.
Планируйте свою работу, чтобы задачи не начинали зависеть от сжатых сроков. Долгосрочное планирование поможет вам избежать появления важных и срочных задач, которые приводят к стрессу на рабочем месте.
3. Не важно, но срочно
Срочные, но не важные задачи мешают вам достичь своих целей. Спросите себя, можете ли вы перенести их или делегировать.
Самый частый источник таких задач – другие люди. Иногда уместно вежливо сказать “нет” или побудить их решить проблему самостоятельно.
В качестве альтернативы, постарайтесь выделить свободное время, чтобы люди могли с вами поговорить. Например, организуйте регулярные встречи с теми, кто вас часто прерывает и решите все их проблемы сразу. Тогда вы сможете дольше концентрироваться на своих важных задачах.
4. Не важно и не срочно
Эти задачи просто отвлекают – избегайте их. Проигнорируйте или отмените те из них, которые получится. Это могут быть задачи, которые никак не удовлетворяют ваши собственные желания, но люди хотят, чтобы вы их выполняли. Вежливо скажите “нет” и объясните, почему вы не можете этого сделать.
Если люди видят, что вы четко определяете свои цели и границы, понимаете ценность своего времени, они перестанут просить вас выполнять “не важные” задачи в будущем.