Возможно, вам знакома пословица: «Путешествие в тысячу миль начинается с первого шага». Действительно, мудрые слова. Но как обрести уверенность в том, что шаги, которые вы предпринимаете в рамках проекта, приведут вас к нужному результату? Какой путь вы намерены пройти от текущей ситуации до запланированной в течение шести месяцев или года?
Для ответа на эти вопросы можно использовать анализ разрывов. Эта полезная техника позволяет определить разрыв между вашей текущей ситуацией и будущим запланированным состоянием, а также задачи, которые необходимо выполнить, чтобы ликвидировать этот разрыв.
Анализ разрывов особенно полезен в начале проекта или при разработке бизнес-обоснования. Но его можно использовать на любом этапе проекта (для оценки прогресса вашей команды) или применить к любой области бизнеса (для сравнения фактической эффективности с планируемой или потенциальной). Он может оказаться полезным даже на организационном уровне, позволяя убедиться в том, что вы на верном пути к достижению своих стратегических целей.
В данной статье описан простой трехэтапный процесс анализа разрывов, с помощью которого вы сможете получить от своего проекта или бизнеса желаемый результат.
Использование анализа разрывов
Для проведения анализа разрывов используйте следующий процесс, состоящий из трех этапов.
1. Определите свое будущее состояние
Во-первых, определите цели и сроки, в которые вы планируете их достичь, иными словами, планируемое будущее состояние, или идеальное «место», в котором вы хотите видеть свой бизнес или проект.
Возможно, вы хотите увеличить долю рынка компании, сократить накладные расходы, ускорить производственный процесс или расширить функциональные возможности продукта. Вас также может больше интересовать рост удовлетворенности клиентов или вовлеченности персонала. Процесс анализа разрывов будет одинаковым в каждом из этих случаев.
Определите конкретные цели и избегайте чрезмерного количества изменений в проекте, известных как «расползание масштабов (scope)»: анализ разрывов будет эффективным только в том случае, когда исследуемые области постоянны.
В качестве простого примера предположим, что вы менеджер по продажам в розничной сети электронной техники, и вам поручено увеличить прибыльность ваших онлайн-продаж до 10 процентов в течение следующих шести месяцев. Вы начинаете свой анализ разрывов с определения планируемого будущего состояния, как показано в таблице ниже.
2. Проанализируйте свою текущую ситуацию
Затем проанализируйте текущую ситуацию для каждой из ваших целей.
Для этого может потребоваться сбор данных из разных источников. Итак, в первую очередь задайте себе следующие вопросы:
- Кто обладает нужной информацией? С кем нужно переговорить, чтобы получить точную картину вашей текущей ситуации?
- Находится ли эта информация в головах людей или она задокументирована, например, в отчетах компании?
- Каков наилучший способ получить эту информацию? Стоит ли провести мозговой штурм? Нужно ли организовать опросы клиентов или этнографическое исследование ваших пользователей? Требуется ли провести собеседование с членами вашей команды с глазу на глаз или понаблюдать за проектными процессами, типа создания дизайна или процесса производства? Или есть какой-то другой способ узнать нужную информацию?
В данном примере ваш финансовый отдел предоставил цифры, отражающие среднюю норму прибыли в размере 8 процентов от текущих продаж. Вы добавляете эту информацию в свой анализ разрывов, как показано ниже.
Ваш анализ текущей ситуации и планируемого будущего состояния может быть количественным или качественным, или одновременно и тем, и другим.
Для количественного анализа используйте такую информацию, как данные о продажах или финансовые отчеты, чтобы получить «моментальный снимок» вашего текущего состояния. Вы также можете обратиться к общеотраслевым тенденциям и статистике, чтобы оценить свое отставание от конкурентов или от своего сектора в целом.
Для качественного анализа определите цели, используя общие утверждения или атрибуты, которые описывают ваше текущее состояние и планируемое будущее состояние.
Ниже приведен пример обоих типов оценки.
3. Выясните, как преодолеть этот разрыв
Как только вы оцените свою текущую ситуацию и планируемое будущее состояние, можно начать анализ действий, направленных на преодоление разрыва и достижение своих целей.
Главное — не зацикливаться на расстоянии до цели, а выяснить причину существования разрыва и затем устранить его глубинные причины. Прочтите наши статьи «5 почему», «Анализ первопричин» и «Причинно-следственный анализ» (Cause and Effect Analysis), чтобы научиться быстро определять суть проблемы. Выявить структурную или организационную проблему могут помочь такие инструменты, как модель конгруэнтности и модель Маккинси "7S".
Трансформируйте результаты своего анализа в набор предложений для решения проблемы, а затем подкрепите их доказательствами и деталями, чтобы убедительно обосновать их готовность к реализации. Для внесения изменений, на основании ваших предложений, могут потребоваться время и ресурсы. Кроме того, возможно, понадобится получить одобрение от руководства.
Давайте в последний раз вернемся к нашему примеру торговли электронной техникой. С помощью анализа разрывов вы обнаружили, что ваш бизнес может перейти в планируемое будущее состояние за счет экономии затрат и ресурсов, улучшения контроля качества и корректировки структуры ценообразования.
В этой статье мы использовали очень простой пример, но анализ разрывов также может быть обширным и сложным, например, когда он используется для определения изменений в программном обеспечении для ИТ-проектов. Будьте внимательны, не занижайте оценку объема работ, которые могут потребоваться для вашего анализа разрывов!
Может случиться, что анализ текущей ситуации покажет более высокую производительность, чем вы планировали достичь.. В этом случае вы можете использовать анализ разрывов «в обратной последовательности», чтобы определить факторы, которые способствовали вашему успеху, а затем продолжать использовать их!