Давайте представим ситуацию. Михаил первый день работает в отделе продаж, и его менеджер Людмила считает, что он хорошо справляется. Он вошел в систему, умеет организовать выход на внешнюю линию, перевод вызовов и даже ответил на несколько входящих звонков. Людмила довольна его успехами.
Однако следующий этап его обучения будет состоять из объяснения запутанных и часто меняющихся структур организации и порядка отчетности. Людмиле нужно визуальное представление о структуре компании, чтобы она могла быстро объяснить ее новым сотрудникам. Именно в таком случае полезна наглядная схема организации, или органограмма.
В этой статье мы рассмотрим, как использовать различные органограммы для визуального отображения структуры компании.
Что такое органограммы
Органограмма, также известная как «организационная схема», представляет собой визуальное отображение структуры компании. Концепция организационных схем восходит к середине девятнадцатого века; одна из первых была создана Дэниелом Маккаллумом, инженером-железнодорожником. Инженеры начали широко использовать органограммы в первой половине 20-го века, и постепенно за ними последовали другие области бизнеса.
Термин «органограмма» впервые был использован в 1960-х годах — он сочетает в себе слова «организация» и «диаграмма» и иногда пишется как «органиграмма». Другим термином для обозначения этой идеи является «органиграф» — концепция, ставшая популярной благодаря статье Генри Минцберга и Людо Ван дер Хейдена в Harvard Business Review.
Органограмма может представлять собой всю организацию или только ее часть. Ее можно использовать для отображения различных физических элементов компании, таких как региональные офисы, а также связей между отделами или функциями. Кроме того, ее можно использовать для иллюстрации взаимосвязей и иерархии внутри компании, включая распределение различных ролей и взаимосвязи между ними.
Различные типы органограмм
Существует четыре распространенных типа органограмм: иерархические, матричные, древовидные и горизонтальные/плоские. Давайте рассмотрим их по порядку.
1. Иерархическая (сверху вниз)
Как следует из названия, эта органограмма показывает иерархию внутри организации, включая ранжированные отношения между разными людьми. Вы начинаете с самого старшего сотрудника на самом верху и двигаетесь от него вниз. Например, вы можете поставить на первое место генерального директора, за ним следуют вице-президенты, руководители отделов, супервайзеры и так далее (см. пример на рис. 1 ниже).
Вы также можете использовать иерархическую органограмму, чтобы проиллюстрировать взаимоотношения внутри конкретной команды, как показано на рис. 2 ниже.
Иерархические органограммы также полезны для иллюстрации региональной или географической структуры организации: на них видно, как компания структурирована для предоставления определенных продуктов или услуг.
Однако такие структуры могут быть директивными и жесткими с использованием авторитарных методов управления компаниями, что может вызывать проблемы.
2. Матричная
В матричной организации сотрудники могут подчиняться нескольким руководителям. В компаниях такого типа или там, где люди со схожими навыками сгруппированы вместе, наиболее эффективной организационной схемой будет матричная.
Например, представьте себе, что в производственной компании работает большое количество инженеров, разбросанных по всему земному шару, которые подчиняются менеджерам по продуктам для различных выпускаемых товаров. Однако эти люди также работают под руководством региональных менеджеров. В данной ситуации соответствующие взаимосвязи могут быть представлены в виде таблицы или матрицы, как показано на рис. 3 ниже.
3. Древовидная (горизонтальная)
Этот тип органограммы, по сути, является древовидной диаграммой (Tree Diagrams), основанной на структуре компании. В отличие от иерархической органограммы, вы обозначаете самого старшего члена команды слева и рисуете отходящие ветви, показывающие структуру организации. Органограммы с древовидной структурой обычно удобнее размещать на листе бумаги в портретной ориентации по сравнению с иерархическими органограммами, особенно когда у менеджера много подчиненных.
Например, предположим, что вы возглавляете команду управления проектами в небольшой компании-разработчике видеоигр. Каждый из подчиняющихся вам менеджеров проектов управляет несколькими разработчиками. Вы можете эффективно представить эту структуру в виде древовидной органограммы, как в примере на рис. 4 ниже.
4. Горизонтальная/плоская
Горизонтальная, или плоская, организационная структура имеет относительно мало уровней управления и, как правило, менее иерархична. Она популярна в небольших компаниях и стартапах, потому что они обычно имеют упрощенную структуру управления по сравнению с крупными компаниями.
Например, представьте, что вы управляете небольшим, четко структурированным агентством недвижимости с тремя региональными офисами. Ваша органограмма может выглядеть, как на рис. 5 ниже.
Горизонтальные/плоские организации также могут быть представлены в виде «пузырьковых диаграмм» со слабой иерархией, как показано на рис. 6 ниже.
Преимущества использования органограмм
Использование органограмм имеет следующие преимущества.
Простота
Ключевое преимущество использования органограмм в том, что они позволяют представить сложные организационные структуры визуальным способом, доступным для понимания.
Решение проблем
Органограммы могут показать структуру подотчетности в вашей организации, чтобы помочь сотрудникам разобраться, к кому им следует обратиться со своим вопросом. Это особенно полезно в больших или разветвленных компаниях, объединяющих различные отделы, функции или локации.
Адаптация нового сотрудника
Органограмма может быть полезным инструментом адаптации, как мы продемонстрировали в примере с Михаилом и Людмилой. Вы можете использовать ее, чтобы объяснить новому сотруднику его место в компании, с кем он будет работать и перед кем отчитываться.
Планирование и управление проектами
Органограмма может помочь вам решить вопросы распределения ресурсов или наметить будущие проекты, поскольку она предоставляет визуальное отображение взаимосвязей в вашей компании.
Недостатки использования органограмм
Несмотря на потенциальные преимущества, использование органограмм может также иметь ряд недостатков. Рассмотрим их более подробно.
Отсутствие гибкости
Органограмма может быстро устареть, особенно если ваша компания быстро меняется, имеет высокую текучесть кадров, побуждает членов команды менять отделы или регулярно реструктурируется в соответствии с началом или завершением проектов. Регулярное переделывание и распространение органограммы также может стать трудоемким бюрократическим обременением.
Органограмма — это упрощенное описание организации, соответственно, в ней не будут отражены какие-либо неформальные каналы или структуры, и она может нивелировать сложности и нюансы взаимоотношений или динамики, которые действуют внутри нее.
Чрезмерная жесткость
Органограммы — относительно жесткое представление работы вашей компании. Люди склонны воспринимать их сверху вниз, это может привести к повышению иерархичности организации и снизить ее гибкость, что будет препятствовать инновациям, решению проблем, командному творчеству или эффективной коммуникации.
Важно рассмотреть вопрос о том, будет ли более уместным использование другого типа диаграммы. Например, вы можете использовать диаграмму взаимосвязей, пузырьковую, паутинную или блочную диаграмму для передачи той же информации не настолько визуально иерархическим или структурированным способом.
В качестве альтернативы можно использовать органиграф — более эффективную иллюстрацию взаимосвязей между людьми, функциями и процессами в вашей компании. По сути, это скорее карта структур или функций организации, чем диаграмма.