Авторы: Джули Хьюз (Julie Hughes), Дж. Р. Максвелл (J. R. Maxwell) и Ли Вайс (Leigh Weiss)
Переведено и адаптировано: Dialog.guide
В нашем исследовании перед пандемией COVID-19 “Секрет успешного принятия важных решений” (Three keys to faster, better decisions) мы обсудили три характеристики, которые ведут к более эффективному и быстрому принятию решений: здоровые дебаты, четко определенные процессы и культура расширения прав и возможностей. Наше исследование также определило три необходимых действия: принятие решений на должном уровне, согласование решений с корпоративной стратегией и приверженность исполнению. Во время пандемии, мы заметили, что организации принимают решения быстрее, чем когда-либо.
По мере того, как мир возвращается в обычное состояние, компании должны пересмотреть основные принципы организации, чтобы избежать принятия сложных и дорогостоящих решений. Поскольку компании стремятся организовать свою работу на перспективу, мы заметили еще четыре действия, которые дополняют наши предыдущие исследования и могут помочь обеспечить быстрое принятие решений.
1. Сосредоточьтесь на принципиально важных решениях
Расставьте приоритеты и обсудите наиболее важные решения. Спросите себя: “Какие решения могут наилучшим образом помочь организации создать ценность и достигать свои цели?”. Высшее руководство может разумно использовать свое время на принятие решений, разделив его на четыре категории:
- обсуждение и принятие решения,
- утверждение,
- предоставление гарантий,
- делегирование.
Последние две категории имеют решающее значение для быстрого принятия решений в организации. Руководители также должны принимать активное участие в обсуждении небольшого количества “игровых изменений” — решений, которые наиболее важны для внедрения стратегии организации.
2. Проводите только важные совещания, исключите длинные отчеты
Большинство регулярно проводимых совещаний отвлекают сотрудников и не способствуют продуктивной работе, что приводит к ухудшению морального состояния. Люди тратят слишком много времени на написание длинных отчетов для совещаний, что создает перегрузку информацией и затрудняет принятие решений.
Пересмотрите текущее расписание совещаний, их продолжительность и методы подготовки. Отмените собрания, которые можно заменить письменными отчетами. Участникам следует давать короткие, целенаправленные, хорошо подготовленные материалы для быстрого прочтения, которые могут помочь в принятии решений. Например, компания Amazon поощряет рационализацию отчетности и способствует принятию продуктивных решений с помощью стандартного 6-страничного меморандума, в котором собраны важнейшие факты.
Компании также работают быстрее за счет ускорения процесса принятия некоторых решений. Например, многие организации распределяют ресурсы ежеквартально, а не ежегодно, а некоторые делают это еще чаще. В этом случае придется проводить больше совещаний (не обязательно с увеличением общего времени продолжения), но зато компании смогут работать быстрее из-за меньшего количества предположений.
3. Определите задачи лиц, принимающих решения, и других участников обсуждения
Суть принятия решений требует четкого понимания того, кто имеет право решающего голоса (принимает решение) и кто имеет право высказывать свое мнение (вносит вклад). Отсутствие ясности ролей — частое препятствие для быстрого принятия решений. Поэтому организациям следует определить ответственных лиц, принимающих решения, а также участников, консультантов и информируемых. Например, вы можете использовать методику RACI. Это матрица, помогающая определить функции, которые должны выполнять члены команды.
4. Расширяйте полномочия по принятию решений до “предела” и терпеливо относитесь к ошибкам
Гибкие организации справились с первой волной пандемии лучше, чем большинство других. Одна из причин заключается в том, что они делегировали принятие решений передовым сотрудникам и другим критически важным ролям, где сосредоточены ценность и риск. Однако делегирование не означает, что люди предоставлены сами себе; скорее, речь идет об обучении (а не микроменеджменте) ответственных лиц принятию успешных решений, обеспечении гарантий и наделении их полномочиями для принятия окончательных решений. Быстрое принятие решений неизбежно приводит к возникновению ошибок. Однако организации должны давать сотрудникам возможность совершать эти ошибки — до тех пор, пока они не угрожают бизнесу. Мы видели, как компании предпринимали шаги по снижению рисков в процессе принятия решений. Это помогает им развиваться быстрее: продвигаться вперед с помощью внедрения и быстрых циклов тестирования и обучения, позволяющие оперативно вносить изменения и открывающие двери для возможностей.
В условиях пандемии организациям следует придерживаться мнения, что прогресс и обучение на ходу — это лучше, чем совершенство. Риск от пассивности сейчас больше, чем риск от смелых шагов.