Матрица Кепнера-Трего

Независимо от вашего положения в компании, от члена совета директоров до секретаря,  —  вы каждый день принимаете решения. А конечный результат в бизнесе напрямую связан с качеством ваших решений.

Неудивительно, что умение принимать решения является универсально важной компетенцией в бизнесе. Очевидно, что некоторые решения оказывают большее влияние на бизнес, чем другие, но основополагающий навык один и тот же, разница только в масштабах.

Наиболее важные решения, как правило, должны приниматься за наименьшее количество времени — это одна из причин, по которой принимать решения может быть настолько сложно. Нехватка времени означает, что нужно срезать путь, делать поспешные выводы или в значительной степени полагаться на инстинкт, который укажет вам путь. Вы чувствуете давление и тревогу.

Вы, вероятно, слышали о людях, кто прошел весь путь до президента крупной корпорации, полагаясь при принятии решений только на свою интуицию. Другая крайность — это человек, который просто не может определиться с решением, потому что он бесконечно анализирует ситуацию. Суть в том, что вы должны принимать решения, и вы должны принимать правильные решения. Неверные решения вредны для бизнеса. Хуже того, одно неверное решение может привести к другим, и последствия могут усугубляться и приводить ко все большему количеству проблем в будущем.

К счастью, принятие решений — это набор навыков, их можно освоить и совершенствовать. Где-то между инстинктом и чрезмерным анализом есть “золотая середина”: логичный и практичный подход к принятию решений, который не требует бесконечных исследований, но позволяет вам взвесить варианты и их последствия.

Один из таких подходов — матрица Кепнера-Трего. Она обеспечивает эффективную, систематизированную основу для сбора, организации и оценки информации для принятия решений. Этот подход был разработан Чарльзом Х. Кепнером и Бенджамином Б. Трего в 1960-х годах, и они впервые написали о нем в классической книге "Рациональный менеджер" (1965). Матрица Кепнера-Трего пользуется большим уважением и используется многими ведущими мировыми организациями, включая НАСА и General Motors.

Подход Кепнера-Трего

Подход Кепнера-Трего основан на предположении, что конечная цель любого решения — принятие "наилучшего возможного" выбора. Это важный момент: цель не в том, чтобы сделать идеальный выбор или выбор, в котором нет недостатков. Тот, кто принимает решение, должен пойти на некоторый риск. И важная особенность матрицы Кепнера-Трего заключается в том, что она помогает оценить и снизить риски, связанные с вашим решением.

Матрица Кепнера-Трего проведет вас через процесс постановки целей, изучения и расстановки приоритетов среди альтернатив, изучения сильных и слабых сторон лучших альтернатив и окончательного выбора "наилучшей" альтернативы. А затем предложит вам разработать способы контроля потенциальных проблем, которые могут возникнуть в результате вашего решения.

Этот тип детального анализа проблем и рисков поможет вам принять непредвзятое решение. Если пропустить этот анализ и положиться на внутреннее чутье, то на вашу оценку будут влиять ваши убеждения и предыдущий опыт – такова человеческая природа. Структура подхода Кепнера-Трего максимально ограничивает эти сознательные и бессознательные предубеждения.

Матрица Кепнера-Трего состоит из четырех основных этапов:

1. Оценка ситуации – определите проблемы и наметьте приоритеты.
2. Анализ проблемы – опишите проблему наиболее точно, выявите и оцените ее причины.
3. Анализ решений – определите и оцените варианты, выполнив анализ рисков для каждого из них, а затем примите оптимальное решение.
4. Анализ потенциальных проблем – оцените окончательное решение с точки зрения рисков и определите возможные проблемы и превентивные действия, необходимые для минимизации рисков возникновения этих проблем.

Каждый этап этого процесса поможет вам прийти к "наилучшему возможному выбору", учитывая ваши знания и понимание вопросов, которые влияют на принятие решения.

Как использовать инструмент

Следующие шаги демонстрируют общие принципы того, как подход Кепнера-Трего может быть применен к ситуации принятия решения:

1. Напишите общее представление о принимаемом решении

• Чего, как вы ожидаете, принятое решение должно достичь? (ключевая цель).
• Опишите действия, которые требуются для достижения цели, и желаемый результат.

2. Установите стратегические требования ("необходимо")

• Каким "обязательным условиям" должно удовлетворять решение, допускаемое к более детальному анализу? Например: “мы должны сэкономить 10% на затратах”, “мы должны предоставить выбор из четырех вариантов цвета”, “веревка должна выдерживать вес в 100 килограмм”.
• Эти требования абсолютны – компромиссов не существует.

3. Установите операционные цели ("хотелось бы")

• Что можно отнести в категорию “было бы неплохо”, если окончательное решение этому бы соответствовало?
• Определив пожелания, вы сможете затем ранжировать альтернативы в соответствии с тем, какие из них удовлетворяют большему количеству пожеланий или наиболее важным из них.

4. Определите ограничения

• Что лимитирует вашу способность делать именно то, что вы хотите / в чем нуждаетесь?
• Как правило, это ограничения в ресурсах, таких как деньги, материалы и время.

5. Ранжируйте операционные цели и назначьте относительные веса

Для каждого "пожелания" присвойте оценку от 1 до 10 в зависимости от степени важности.

6. Составьте список альтернатив

Придумайте как можно больше альтернативных вариантов действий. Не слишком беспокойтесь о том, чтобы все они соответствовали  "требованиям" и "пожеланиям", которые вы только что определили. Вы будете ранжировать эти альтернативы на следующем шаге.

Мозговой штурм — хороший подход для составления вашего списка альтернатив.

7. Назначьте относительную оценку для каждой альтернативы

1. Сначала исключите все альтернативы, которые не соответствуют "обязательным требованиям" – их не стоит рассматривать дальше.
2. Для каждой оставшейся альтернативы действий:
3. Просмотрите каждую цель-пожелание и оцените, насколько хорошо эта альтернатива ей отвечает, используя шкалу от 1 до 10.
4. Умножьте вес цели на полученный рейтинг, чтобы определить взвешенный балл для каждой цели.
5. Сложите взвешенные баллы, чтобы получить общий взвешенный балл.

8. Выберите две или три лучшие альтернативы

• Выбирайте, исходя из общего взвешенного балла по каждой альтернативе.
• Не забудьте убедиться, что выбранные вами альтернативы соответствуют всем критериям из списка "необходимо".

9. Для каждой из лучших альтернатив составьте список потенциальных проблем (побочных эффектов)

• Ранжируйте потенциальные проблемы для каждой альтернативы в соответствии с их вероятностью появления и существенностью.
• Получите общий взвешенный балл для неблагоприятных эффектов (рейтинг неблагоприятности).

10. Примите окончательное решение

• Для этого проанализируйте рейтинг альтернатив и их рейтинг неблагоприятности.

11. Определите меры по смягчению последствий для выбранной альтернативы

• Рассмотрите каждое из уже выявленных неблагоприятных последствий и составьте список упреждающих мер, чтобы снизить вероятность каждого из них.
• Постоянно мониторьте эти вероятности и принимайте меры по необходимости.