Также известны как диаграммы отношений.
В большинстве случаев проблемы бывают комплексными, поэтому требуется рассматривать все их источники. Для решения проблемы нужно определить все возможные ее причины, а затем поочередно устранять каждую из них. Во многих ситуациях этот подход себя оправдывает, но при этом потребляет много времени и ресурсов.
В ситуациях, когда устранение возможных причин подразумевает значительные затраты, диаграммы взаимосвязей будут удобным альтернативным методом. Эти простые диаграммы помогут наметить взаимосвязи между всеми возможными причинами проблемы, что позволит определить наиболее существенные и в первую очередь сосредоточиться на них.
В этой статье мы рассмотрим диаграммы взаимосвязей и их использование для выявления вероятных первопричин проблемы.
Что такое диаграммы взаимосвязей
Диаграммы взаимосвязей — это простые схемы, которые помогают найти основные причины проблемы через понимание взаимосвязей между всеми проблемами, с которыми вы сталкиваетесь. Эта техника часто ассоциируется с подходом шести сигм, но она подходит для многих ситуаций.
Создав диаграмму взаимосвязей, вы сможете узнать фундаментальные причины вашей проблемы, а также их последствия (симптомы). Вы также поймете, какие причины следует устранить в первую очередь, чтобы оптимально использовать свое время и ресурсы.
Использование диаграмм взаимосвязей
Создать диаграмму взаимосвязей очень просто. Вы можете сделать это самостоятельно или вместе со своей командой. В первом случае вам понадобится только большой лист бумаги и ручка. При работе в группе можно использовать доску, флипчарт, компьютер с проектором или стикеры для заметок.
Шаг 1. Определение проблемы
В первую очередь необходимо записать проблему, которую нужно решить. Напишите ее в верхней части листа бумаги или доски.
Например, Нина вместе с членами ее команды пытается проанализировать резкое падение морального климата в их организации. Она начинает свою диаграмму взаимосвязей с того, что записывает эту проблему в верхней части белой доски.
Шаг 2. Мозговой штурм возможных причин
Теперь вам нужно провести мозговой штурм по причинам, которые могут способствовать возникновению вашей главной проблемы. Затем запишите каждую из них по краям вашего листа бумаги или на стикерах, чтобы потом свободно перемещать их по кругу.
Используйте такие инструменты диаграмма причин и следствий (Ishikawa's Fishbone / Cause and Effect Diagram), анализ первопричин, анализ CATWOE и технику "5 почему", чтобы выявить как можно больше вопросов, связанных с вашей проблемой.
Например, члены команды Нины сталкиваются со следующими проблемами, которые, по их мнению, могут быть причиной ухудшения морального климата в коллективе:
- Прекращение набора персонала.
- Падение продаж.
- Отсутствие возможностей для обучения.
- Отсутствие возможностей для карьерного роста.
- Давление на персонал со стороны руководства.
- Негативные настроения и поступки.
- Задержки зарплат.
- Сверхурочная работа.
- Неуютный офис.
- Недопонимание, вызывающее слухи.
Нина добавляет их в свою диаграмму взаимосвязей, как показано на рис. 1 ниже.
Шаг 3. Выявление причинно-следственных связей
Теперь проанализируйте каждую проблему на предмет того, является ли она причиной или следствием (симптомом) другой проблемы.
В случае определения ее как причины, нарисуйте стрелку от нее к проблеме, на которую она влияет. В случае определения ее как следствия, нарисуйте стрелку к ней от другой проблемы.
Повторяйте этот шаг, чтобы проанализировать все причины и следствия.
В нашем примере Нина и ее команда выявили причинно-следственные связи, показанные на рис. 2 ниже.
Не используйте двунаправленных стрелок — связь на этих диаграммах не должна быть одновременно причиной и следствием.
Шаг 4. Определите причины и следствия
Теперь подсчитайте количество входящих и выходящих стрелок для каждой проблемы:
- Проблемы с наибольшим количеством стрелок, ведущих наружу, по всей видимости основные факторы или первопричины вашей проблемы.
- Проблемы с большим количеством стрелок, ведущих внутрь, вероятно, ощутимые результаты или следствия. Вы сможете решить многие из них, устраняя первопричины.
В нашем примере Нина подсчитывает стрелки для каждой проблемы следующим образом:
Теперь ей становится понятно, что прекращение набора персонала по всей видимости наиболее серьезная причина ее проблемы, поскольку она способствует возникновению четырех других проблем.
Недопонимание, неуютный офис и отсутствие возможностей для обучения также приводят к нескольким другим проблемам, но при этом они не главные причины.
При желании можно определить силу каждой связи, используя сплошную или пунктирную стрелку: сплошные стрелки обозначают сильные связи, а пунктирные — слабые. Затем соответствующим образом оценить каждую проблему при подсчете стрелок «внутрь» и «наружу», используя, например, коэффициент 0,5 для пунктирной стрелки и 1 — для сплошной.
Шаг 5. Устранение первопричин
После анализа полученной диаграммы взаимосвязей можно принять меры для устранения главных причин вашей проблемы или провести дополнительные исследования.
При анализе своей диаграммы имейте в виду, что каждый из выявленных эффектов будет по-разному влиять на вашу общую проблему. Поэтому при принятии решения о первоочередных проблемах, с которыми следует разобраться, вам смогут пригодиться инструменты принятия решений, такие как анализ матрицы решений, анализ Парето и анализ силового поля.