В рамках наших рабочих обязанностей мы ежедневно выполняем ряд небольших задач, таких как отправка электронных писем, создание презентаций и обработка клиентских запросов. Иногда мы пренебрегаем такими незначительными шагами, не осознавая, что они могут иметь решающее значение и повлиять на конечный результат.

Как можно гарантировать, что вы не упустите ничего важного? Существуют ли определенные действия, которые следует предпринять на ранних этапах проекта, чтобы успешно его завершить? И насколько чётко вы знаете, когда и в какой последовательности следует выполнять ключевые задачи, чтобы уложиться в срок?

План действий точно описывает, как вы планируете достичь своих целей. Это идеальный способ систематически подходить к достижению целей и держать свою команду в курсе дела. В этой статье мы расскажем о том, как создать план действий и как успешно его реализовать. А также вы узнаете о различиях между планом действий, планом проекта и списком дел.

Что такое план действий

План действий представляет собой набор конкретных задач, которые помогают достичь определенной цели. Он служит стратегией выполнения проекта с целью эффективного и успешного достижения желаемого результата.

План действий включает в себя шаги, которые необходимо предпринять, и помогает организованно и сосредоточенно выполнять личные или профессиональные дела. Разбивая цель на более мелкие, управляемые шаги, легче поддерживать мотивацию и отслеживать прогресс.

План действий играет важную роль в стратегическом планировании и способствует улучшению рабочего процесса в команде. Он применим не только в управлении проектами, но и в личной жизни, помогая достигать индивидуальных целей.

План действий полезен, поскольку он позволяет тщательно спланировать эффективное завершение проекта. Он обеспечивает последовательность работы и гарантирует, что ни один важный шаг не будет пропущен. Кроме того, представление каждой задачи в виде схемы позволяет быстро определить, какие задачи следует делегировать, а какие можно отложить.

Компоненты плана действий

Рассмотрим основные компоненты плана действий:

  • Цели. Цели служат ориентиром для плана действий, определяя и передавая то, чего он стремится достичь. 
  • Шаги. Шаги составляют основу плана действий. В них подробно описываются важнейшие задачи и этапы, которые должны быть выполнены для достижения цели. Шаги разбивают цель или проект на управляемые фрагменты и обеспечивают основу для определения задач (пунктов плана действий), выделения ресурсов и определения сроков. 
  • Пункты. Пункты — это конкретные детали плана действий, то есть реальные задачи, которые должны быть выполнены. Каждый пункт плана действий должен быть четко определен, выполним и понятен всем членам команды. 
  • График выполнения. График выполнения отражает сроки выполнения плана от начала до конца. Это очень важно для определения ожиданий, координации, отслеживания прогресса и результатов, а также для обеспечения соблюдения графика проекта
  • Ресурсы. Необходимые ресурсы для выполнения плана, например, люди, время, инструменты и финансы. Определение ресурсов плана действий до начала его выполнения позволяет избежать задержек в выполнении заданий или их срыва из-за нехватки ресурсов.
  • Матрица. Матрица плана действий представляет собой структурированную схему для планирования задач. Она служит “дорожной картой” и помогает распределить шаги и задачи по категориям в зависимости от приоритета, статуса и распределения ресурсов. Такое согласование помогает выявить любые зависимости и потенциальные узкие места.
  • Отчет. Отчет представляет общий обзор хода выполнения плана действий. Он содержит такие сведения, как выполненные задачи, затраченное время, понесенные затраты, использованные ресурсы и любые отклонения от плана.
  • Исполнители. Каждая задача должна быть закреплена за определенным человеком, командой или группой. Четкое распределение ответственности имеет решающее значение для обеспечения подотчетности и успешного выполнения любого плана действий.

План действий, план проекта и список дел

План действий, план проекта и список дел — это все инструменты планирования, но они имеют свои отличия.

План действий — это конкретный перечень задач, необходимых для достижения определенной цели. План действий чаще всего фокусируется на действиях, шагах и последовательности выполнения задач. Он представляет собой более детализированный и управляемый план, чем простой список дел.

План проекта более широкий и комплексный, чем план действий. Он включает в себя не только перечень задач, но и другие элементы: ресурсы, сроки, бюджет, риски и коммуникацию. План проекта обычно используется в управлении проектами и включает в себя более стратегический подход к выполнению цели.

Список дел более простой и общий инструмент, чем план действий или план проекта. Он представляет собой перечень задач, которые нужно выполнить, но не обязательно имеет определенную последовательность или структуру. Список дел обычно используется для организации повседневных задач и напоминания о них.

Планы действий можно использовать в сочетании со списками дел, или программами действий (Action programms).

Программа действий представляет собой расширенный вариант списка дел, который помогает управлять одновременно несколькими небольшими проектами. Это обязательная к регулярным выполнениям задача менеджерами всех уровней.

Как составить план действий

План действий можно использовать каждый раз, когда необходимо спланировать небольшой проект.

Суть плана действий заключается в том, чтобы не упустить из виду важнейшие задачи и этапы проекта. В самом простом виде разработка плана действий подразумевает составление списка задач, которые необходимо выполнить, и определение их приоритетности. В процессе разработки плана действий вы решаете, какие задачи можно делегировать, передать на аутсорсинг или отложить.

Ниже описаны шаги, как составить продуманный план действий, чтобы повысить шансы на успех.

Шаг 1. Определите цель проекта

Существует разница между целями и задачами проекта. Под целями проекта понимаются высокопоставленные цели, которые будут достигнуты в ходе проекта. Как правило, они соответствуют стратегическому планированию и бизнес-целям организации.

Четко определите, чего вы хотите добиться от своего проекта. Определите, где вы находитесь и где хотите оказаться. Если у вас есть несколько способов достижения цели, оцените ситуацию и выберите наилучшие варианты достижения успеха в зависимости от имеющихся у вас ресурсов.

Определение цели обеспечит основу для построения плана действий. При описании цели используйте метод SMART.

Шаг 2. Составьте список задач проекта

Задачи проекта гораздо более конкретны, чем цели проекта. Под задачами понимаются показатели и этапы, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта.

Начните с мозгового штурма всех задач, которые необходимо решить для достижения цели.

  • Какая самая первая задача должна быть выполнена?
  • Какие следующие шаги должны быть после решения этой задачи?
  • Есть ли приоритетные задачи, необходимые к выполнению для соблюдения определенных сроков или из-за ограниченной доступности других людей?

Убедитесь, что каждая задача четко определена и достижима. Если задача слишком большая и сложная, разбейте ее на более мелкие пункты, которые легче выполнить и управлять ими.

Чтобы не нарушать график и не выходить за рамки бюджета, определите сроки выполнения задачи. Для более точной оценки продолжительности плана действий по проекту можно использовать такие методы управления проектами, как диаграмма PERT или метод критического пути.

Присвойте каждой задаче приоритетность, чтобы они выполнялись последовательно.

Шаг 3. Определите необходимые ресурсы

Перед началом проекта необходимо убедиться в наличии всех необходимых ресурсов для выполнения задач. В случае их отсутствия, составьте план их приобретения.

Сюда же следует отнести ваш бюджет. В плане действий можно выделить колонку для указания стоимости каждой задачи.

Определение шагов и пунктов действий поможет вам понять, какие ресурсы необходимы для выполнения задач, и соответствующим образом распределить их. Проконсультируйтесь со всеми заинтересованными сторонами, чтобы учесть их индивидуальные потребности.

Шаг 4. Определите роли и ответственность

Теперь, когда проект разбит на части, можно приступать к распределению задач. Назначьте ответственных за выполнение задач, чтобы каждый шаг был выполнен правильно. 

Убедитесь, что вы тщательно распределяете время и человеческие ресурсы. Подумайте, какие задачи вы могли бы делегировать кому-то из своей команды или передать на аутсорсинг? 

Используйте матрицу RACI для определения ролей и ответственности в проекте при его планировании. Предоставьте ключевым сотрудникам ресурсы, необходимые для выполнения задач.

Шаг 5. Визуализируйте план действий

Главная цель данного шага заключается в создании четкой и понятной схемы, которая будет доступна для ознакомления всем участникам проекта. 

Независимо от того, каким образом вы представите свой план действий — через блок-схему, диаграмму Ганта или таблицу, убедитесь, что он содержит все основные элементы, такие как задачи, ответственные лица, сроки выполнения, ресурсы и другие необходимые данные.

Важно, чтобы эта схема была легко доступна всем участникам проекта и ее можно было редактировать.

Шаг 6. Двойная проверка с помощью SCHEMES

Для проверки полноты плана используйте мнемонику SCHEMES.

Акроним SCHEMES означает:

  • space — пространство;
  • cash — финансы;
  • helpers — исполнители;
  • equipment — оборудование;
  • materials — материалы;
  • expertise — компетенции;
  • systems — системы.

Возможно, для выполнения проекта вам не нужно думать обо всех этих аспектах. Например, для небольшого внутреннего проекта по оптимизации формата отчетов вашей команды могут потребоваться только “исполнители”, “компетентность” и “системы”.

Шаг 7. Оценивайте и улучшайте

По завершении каждого проекта оцените его результаты и извлеките уроки для улучшения планирования действий и выполнения проектов. Если вы работаете с командой, соберите отзывы и предложения от ее участников по улучшению процесса работы для достижения лучших результатов в будущем. Вы можете отметить выполненные задач в итоговом плане действий, обратив внимание на то, как вы продвинулись в достижении цели.

Такой подход поможет выявить невыполненные или отложенные задачи. В таких случаях необходимо определить причину и найти соответствующее решение, после чего внести соответствующие изменения в план действий.

Как реализовать план действий

Для успешной реализации плана действий необходимо использовать нужные инструменты и правильно их применять. Советы, которые могут помочь эффективно реализовать ваш план действий:

  • Используйте программное обеспечение для управления задачами. Это позволит вам взаимодействовать с участниками вашей команды и отслеживать их действия.
  • Используйте шаблон плана действий или создайте свой собственный, который можно будет использовать для похожих проектов. Это поможет сэкономить время в будущем.
  • При выполнении шагов отмечайте их.
  • Подключайте команду. При работе с командой привлекайте ее к процессу планирования на ранних этапах, чтобы получить ее мнение и сэкономить время. Во избежание конфликтов узнайте график работы членов команды перед распределением задач. Четко доносите информацию, чтобы они могли подготовиться к выполнению своих обязанностей.
  • Обсуждайте просроченные или отложенные задачи. Если у вашей команды возникают проблемы или задержки, соберитесь вместе и обсудите, как можно устранить узкие места.

Управление большими проектами

Для небольших проектов, где важность соблюдения сроков не так высока и не требуется координирование работы других людей, планы действий могут быть полезными.

Однако по мере роста проектов вам потребуется развивать более формальные навыки управления проектами, особенно если вы отвечаете за планирование времени других людей или должны выполнять проекты в сжатые сроки.

Пример плана действий

План действий для команды маркетологов, работающей над новой кампанией.

Цель плана действий: повысить узнаваемость бренда и увеличить продажи продукции на 30% к концу 4 квартала 2025 года с помощью локализованной мультимедийной маркетинговой кампании.

Шаги

Задачи

Исполнители

Начало

Конец

Ресурсы

Прогресс

Исследования и планирование



- Исследование рынка. Определение целевой аудитории и наиболее активных социальных каналов.

Анна

Денис

1 июня 2023 года

15 июня 2023 года

- Инструменты маркетинговых исследований.

- Данные о конкурентах.


Разработка кампании



- Анализ конкурентов (для получения актуальной информации и определения различий).

- Установление ключевых показателей эффективности (KPI) кампании.

Анна

Денис

Дарья

16 июня 2023 года

15 июля 2023 года

- Программное обеспечение для проектирования.

- Творческий коллектив и партнеры.


Создание кампании

- Разработка креативных концепций и рекламных материалов.

- Разработка мультимедийного контента.

- Анализ и окончательная доработка проектов

Анна

Денис

Дарья

Виктор

16 июля 2023 года

31 июля 2023 года

- Брендированные аккаунты в социальных сетях.

- Рекламный бюджет.

- Контакты партнеров.

- Аналитическое программное обеспечение.


Запуск кампании



- Настройка рекламы в социальных сетях.

- Согласование с партнерами размещения контента.

- Настройка отслеживания и аналитики.

Анна

Денис

Дарья

Виктор

Владимир

1 августа 2023 года

31 декабря 2023 года

- Активы кампании.

- Аналитические инструменты.

- Платные рекламные каналы.


Анализ и отчет по кампании

- Сбор и анализ данных по кампании.

- Подготовка и представление отчета.

- Подведение итогов работы команды и выводы для будущих кампаний.

Анна

Денис

Дарья

Виктор

Владимир

1 января 2024 года

15 января 2024 года

- Инструменты анализа данных.

- Инструменты отчетности.

- Сведения о проведении кампании.


Таблица 1. План действий команды маркетологов

Преимущества плана действий

  • Четкое направление. Благодаря плану действий вы сможете ясно видеть, какие конкретные шаги нужно предпринять и в какие сроки их выполнить.
  • Записанные и распланированные по шагам цели помогут вам сохранять высокую мотивацию и вовлеченность на каждом этапе проекта. 
  • План действий помогает отслеживать прогресс в достижении цели.
  • Благодаря плану действий вы сможете определить, какие шаги требуют больше усилий и какие приносят более значимые результаты. Это поможет вам правильно расставить приоритеты.