В современных загруженных организациях менеджеры проектов и программ должны точно знать, как продвигаются проекты, за которые они отвечают. Но им трудно выделять время для чтения подробных отчетов о ходе работ, охватывающих все аспекты проекта.
Возможно, какой-то проект выполняется вовремя и в рамках бюджета, но обеспечит ли он всю функциональность, необходимую вашему спонсору? Или, допустим, инженеры работали сверхурочно, чтобы устранить все до единой ошибки. Но как эта сверхурочная работа повлияла на бюджет?
Концепция панели мониторинга проекта
Из этой дилеммы «время против информации» возникла концепция панели мониторинга проекта. Точно так же, как приборная панель автомобиля постоянно выдает информацию о скорости автомобиля, количестве бензина в баке и температуре двигателя, панель мониторинга предоставляет актуальные данные о состоянии проекта. Понятный и наглядный подход к такой панели заключается в использовании красных, желтых или зеленых символов, которые информируют о том, находится ли оцениваемый объект в хорошем состоянии (зеленый цвет), требует внимания (желтый цвет) или его состояние критическое (красный цвет).
С помощью панели мониторинга проекта вам больше не потребуется просматривать несколько разных отчетов, чтобы узнать, получил ли производственный отдел необходимые виджеты и выдано ли ему разрешение на найм новых сотрудников. Вместо этого, если виджеты доставлены, но решение о наборе персонала еще не принято, вы увидите, что индикатор строки материалов отображает оптимальное состояние процесса, а индикатор строки человеческих ресурсов — предупреждение (см. таблицу ниже).
Таблица 1. Пример панели мониторинга проекта.
Невзирая на все плюсы панели мониторинга, вам нужно помнить, что сами по себе эти панели — не панацея. Конечный продукт хорош ровно настолько, насколько хороши исходные материалы. Панель мониторинга будет эффективным инструментом только в том случае, если, во-первых, отслеживаются нужные процессы, а во-вторых, хорошо продумана их классификация.
С панелями мониторинга проекта легко погрузиться в количественный и аналитический беспорядок. По сути, менеджерам нужен простой и быстрый способ определить наличие проблем, которые им необходимо решить. Опора на количественный подход дает сотрудникам возможность «увильнуть» от обязанности непосредственно отвечать за ошибки. Как «клиент» панели мониторинга вы должны настаивать на том, чтобы ваши подчиненные несли личную ответственность за информацию на панели мониторинга проекта.
Кроме того, как «клиент» панели мониторинга остерегайтесь ложных данных. Выделяйте достаточно времени для подробного изучения каждого случая, чтобы убедиться в точности и надежности классификации. В противном случае ситуация может катастрофически выйти из-под контроля! Кроме того, следите за тем, чтобы сотрудники не тратили ваше время впустую, отмечая тривиальные проблемы как требующие внимания. Убедитесь, что они самостоятельно берут на себя ответственность за их решение.
Как использовать панели мониторига проекта
Выполните следующие действия, чтобы использовать панель мониторинга проекта.
Шаг 1
Оцените свои цели и ожидания от панели мониторинга. Почему вы ее используете? Что она должна вам показать? Ниже приведены несколько примеров:
- Насколько я выхожу за рамки бюджета?
- Соблюдаем ли мы график выполнения основных этапов проекта?
- Доступны ли нам необходимые ресурсы?
- Каков статус различных текущих задач?
- Контролируются ли риски проекта?
Шаг 2
Согласуйте с исполнителями, что и в каком виде должно отображаться на панели мониторинга. Если вы следите за общим состоянием дел, возможно, вам нужно наблюдать за ключевыми индикаторами, показывающими, что происходит? Или если вы отвечаете за проект, возможно, вам требуется отслеживать отдельные потоки деятельности в рамках проекта, внимательно следить за состоянием критического пути или другими аспектами?
Кроме того, согласуйте формат и конфиденциальность представления информации. Например, вы можете совершенно не беспокоиться, если люди отстают от графика на пару дней, главное, чтобы они наверстали упущенное. Возможно, будет достаточно просто взглянуть на список из 20 отслеживаемых элементов вместо того, чтобы перелистывать 30 страниц панели мониторинга.
Что бы вы ни решили, делайте это как можно проще и убедитесь, что ваши подчиненные постоянно помнят цель панели мониторинга — держать вас в курсе и предупреждать о проблемах, которые вам нужно решить.
Шаг 3
Убедитесь, что люди осознают личную ответственность за свои решения, которые отображаются на панели мониторинга проекта. Вам нужно знать:
- Кто конкретно несет ответственность за принятие решения?
- Кто может отменить это решение?
Шаг 4
Работайте с панелью мониторинга. Приобретите опыт работы с ней. Добавляйте или исключайте элементы, в зависимости от их актуальности. Увеличивайте или сокращайте объем отчетности. Приучите сотрудников принимать здравые решения. И убедитесь, что вы предусмотрели достаточно времени для проверки входящей информации.