Представьте, что вас назначили ответственным за закупки в крупной международной логистической компании, и вы анализируете все закупки топлива за последние два года. Компания тратит на топливо огромные средства, и вам необходимо найти пути сокращения расходов.

Проблема в том, что из-за разнообразия видов способов транспортировки в вашей компании, в которые входят воздушные, наземные и морские перевозки, каждый отдел закупает топливо отдельно. Так, отдел авиаперевозок закупает собственное авиационное топливо, автотранспортный отдел — дизельное топливо, а отдел морских перевозок — нефть. Как можно сократить расходы на такой необходимый и очень расходуемый товар?

В этой статье мы рассмотрим, что такое анализ портфеля закупок по матрице Кралича и как вы можете им воспользоваться.

Что такое анализ портфеля закупок по матрице Кралича

Матрицу Кралича разработал немецкий экономист Питер Кралич и впервые опубликовал ее в журнале Harvard Business Review в статье 1983 года “Закупки должны стать управлением поставками”. Несмотря на свой возраст, этот популярный и полезный анализ используется в компаниях по всему миру.

Цель анализа — помочь закупщикам максимизировать надежность поставок и снизить затраты, максимально используя свой потенциал по закупкам. При этом закупки переходят из раздела операционной деятельности в стратегическую.

Как использовать анализ

Анализ включает в себя четыре этапа:

  1. классификация закупок;
  2. анализ рынка;
  3. стратегическая позиция;
  4. планирование действий.

Давайте рассмотрим каждый из них более подробно.

Этап 1. Классификация закупок

Начните с классификации всех товаров, компонентов, продуктов и услуг, которые вы покупаете, в зависимости от риска при поставках и потенциального влияния на прибыль.

  • Риск при поставках увеличивается, когда товар в дефиците, когда на его доступность может повлиять нестабильность в экономике или стихийные бедствия, когда логистика доставки затруднена и может быть легко нарушена, или когда поставщиков мало.
  • Прибыль увеличивается, когда товар повышает ценность продукции компании. Это может быть связано с тем, что он составляет большую часть выпускаемой продукции, например, сырые фрукты для производителя фруктового сока. Или с тем, что он оказывает большое влияние на качество например, ткань, используемая производителем одежды высокого класса.

Затем отметьте каждый товар в соответствующем месте на матрице классификации закупок товаров, показанной на рисунке 1.

Рисунок 1. Матрица классификации закупок товаров.

Подходы снабжения по матрице Кралича:

  • Стратегические товары (высокая прибыль, высокий риск при поставках). Эти товары заслуживают наибольшего внимания со стороны менеджеров по закупкам. Варианты включают развитие долгосрочных отношений с поставщиками, регулярный анализ и управление рисками, планирование на случай непредвиденных обстоятельств и рассмотрение возможности производства товара собственными силами вместо его покупки.

Обратите внимание, что на этапе 3 подробно описаны варианты оптимального подхода к закупкам этих товаров после рассмотрения других факторов.

  • Товары с рычагами воздействия (высокая прибыль, низкий риск при поставках). Рассмотрите подходы к закупкам, которые включают использование всей своей покупательной способности, замену продуктов или поставщиков, а также размещение заказов на большие объемы.
  • Узкие места (низкая прибыль, высокий риск при поставках). Здесь полезны такие подходы, как покупка про запас при наличии товара (отсутствие в наличии — одна из наиболее распространенных причин ненадежности поставок) и поиск способов контроля над поставщиками.
  • Некритичные товары (низкая прибыль, низкий риск при поставках). Подходы к закупкам включают использование стандартных продуктов, контроль и/или оптимизацию объема заказа, а также оптимизацию уровня запасов.

Этап 2. Анализ рынка

Исследуйте, какой властью обладают ваши поставщики, и какой покупательной способностью обладаете вы как их клиент. Вы можете использовать анализ пяти сил Портера.

Этап 3. Стратегическое позиционирование

Классифицируйте стратегические продукты или материалы, которые вы определили на этапе 1, в соответствии с анализом влияния поставщиков и покупателей, который вы провели на этапе 2. Для этого просто внесите каждый товар в матрицу портфеля закупок, показанную на рисунке 2 ниже.

Рисунок 2. Матрица портфеля закупок.

Этап 4. Планы действий

Разработайте планы действий для каждого из продуктов и материалов, которые вам необходимы на регулярной основе, в соответствии с тем, как эти товары расположены в матрице на рисунке 2.

Три стратегии снабжения по матрице Кралича:

  • Использовать. Максимально используйте свою высокую покупательскую способность для получения хороших цен и долгосрочных контрактов от нескольких поставщиков, чтобы снизить риск при поставках этих важных товаров. Вы также можете совершать выборочные закупки отдельных партий товара, если конкретный поставщик обратится к вам с выгодным предложением.

Не заходите слишком далеко, если обстоятельства изменятся.

  • Баланс. Выберите средний путь между “использовать” и “диверсификация”.
  • Диверсификация. Снижайте риски поставок путем поиска альтернативных поставщиков или альтернативных продуктов. Например, в нашем примере с логистикой, можете ли вы использовать железную дорогу для перевозки некоторых сухопутных грузов вместо того, чтобы полагаться только на автотранспортные компании?

Вы также можете увеличить свою покупательскую способность через консолидацию с одним поставщиком. И, в некоторых ситуациях, вы могли бы организовать производство товара собственными силами.

Подробнее о деталях управления поставщиками читайте в нашей статье об управлении закупками.