Планирование проекта
Представьте, что вы руководите новым проектом. Вам известна цель и масштабы вашего проекта. Теперь вам нужно приступить к его планированию, но вы не знаете с чего начать.
Независимо от того, большой у вас проект или маленький, один из первых шагов его планирования — создать структуру всей работы, разбив ее на задачи и подзадачи. Вы будете использовать эту структуру для составления графика работ, определения необходимых ресурсов и вероятной стоимости всего проекта.
Иерархическая структура работ (Work Breakdown Structures, WBS), также известная как “структурная декомпозиция работ” — один из популярных методов планирования проекта. Его часто используют профессиональные менеджеры проектов, которые предпочитают формальные методы планирования. Но WBS может быть также полезна для небольших проектов. Например, она подойдет, если вам нужно заняться проведением маркетинговой кампании, управлением переезда офиса или организовать корпоратив.
Иерархическая структура работ — это подробный список всех задач и действий, которые необходимо осуществить для завершения проекта. Как показано на рисунке 1 ниже, она представлена в виде древовидной структуры, где каждый результат или действие представляют собой уровни структуры.
Существует несколько различных подходов, которые вы можете использовать при построении WBS:
- Подход, ориентированный на процесс или деятельность — предполагает разбивку проекта на различные виды деятельности: управление, анализ потребностей, закупки, тестирование, внедрение и обучение. Помогает разбить задачи на подзадачи, которые можно выполнять по очереди.
- Подход, ориентированный на достижение — предполагает разбивку общей цели проекта на достижения: наличие полностью обученных пользователей и приемка системы после тестирования. Помогает увидеть результат ваших действий.
- Подход, ориентированный на функцию или продукт — предполагает разбивку проекта в соответствии с различными частями конечного продукта, например, аппаратными средствами, программным обеспечением, данными и сервисными элементами. Помогает организовать работу, когда нужно извлечь максимальную пользу из разных наборов навыков людей в команде.
Как использовать метод
Выполните следующие действия для разбивки вашего проекта:
- Выберите, какой подход вы хотите использовать:
- процесс/деятельность;
- достижение;
- функция/продукт;
- другой подход;
- комбинация подходов.
2. Разбейте проект на структурные уровни в соответствии с выбранным подходом. А затем на более мелкие задачи и подзадачи — понятные и достижимые. Старайтесь создавать в общей сложности не более 3-4 уровней, в идеале не более девяти подзадач для каждого уровня. Окончательный уровень структуры будет зависеть от характера действий и опыта ответственных исполнителей, закрепленных за каждой задачей. Не прописывайте шаги слишком детально, но следите, чтобы WBS была глубокой. Ваша структура не должна представлять собой список заданий на час!
3. Если ваш проект достаточно большой или сложный, пронумеруйте каждую задачу или подзадачу, используя иерархическую систему нумерации, как показано на рисунке 2 ниже. Так вы будете понимать о какой задаче или подзадаче идет речь в отчетах по проекту.
На чем остановиться?
Вы разбиваете проект на структурные уровни, чтобы распределить ресурсы, оценить время и стоимость. В задаче распределения работ постарайтесь разбить задачи на подзадачи, которые вы хорошо понимаете и можете оценить необходимые для них ресурсы. Если вы делаете это для большого проекта, разбейте его на подпроекты, которые будет удобно делегировать.
Не теряйте концентрацию
Когда вы разбиваете работу на части, легко потерять концентрацию, а это значит, что вы можете пропустить важные задачи. Обязательно согласуйте разбиение с вашими заинтересованными лицами, чтобы убедиться в глубине структуры.
Если вы используете этот инструмент с незаинтересованными людьми, то на этом этапе вы можете поторопиться и записать слишком много или слишком мало подзадач. Будьте осторожны и внимательны, особенно если вам нужно сделать работу в сжатые сроки или вы работаете в рамках ограниченного бюджета.
Будьте осторожны с неизвестными
Использование иерархической структуры работ — это в основном подход “сверху вниз” для определения работы. Частая проблема при его использовании — “неизвестные”. Это задачи, которые вы не до конца понимаете. Они бывают простыми, но могут оказаться и сложными, дорогостоящими и отнимающими много времени.
Если вы обнаружите неизвестные, отметьте их и как можно скорее проведите исследование. Обязательно сообщите клиентам вашего проекта, что “неизвестные” — это риски.