В какой-то момент вам, скорее всего, понадобится поддержка, помощь или ресурсы другого отдела вашей компании. Или другие команды обратятся к вам за информацией, помощью или одобрением.

Но работать с другими отделами не всегда так просто, как кажется. Их приоритеты и процессы могут противоречить вашим. Иногда может показаться, что они неохотно делятся своими знаниями или опытом. Или, особенно в крупных компаниях, они могут даже не знать о существовании вашего отдела! Это может привести к путанице, недомолвкам и чувству неудовлетворенности с обеих сторон.

Однако симптомы «замкнутого» менталитета — обычно результат недостатка общения, недопонимания или отсутствия осведомленности, а не отсутствия желания сотрудничать.

Итак, в этой статье мы обсудим, как преодолеть эти проблемы, узнав о других отделах вашей организации, о работе, которую они выполняют, и о том, как их деятельность вписывается в "общую картину".

Почему следует избегать замкнутого менталитета

Ваши отношения с другими отделами влияют не только на вашу работу или работу вашей команды. Они также влияют на компанию в целом.

Эффективно сотрудничающие отделы, понимающие роли друг друга в достижении целей компании и ценящие вклад друг друга, создают более эффективную рабочую среду.

Поскольку они работают вместе и обмениваются самой актуальной информацией, их задачи с наибольшей вероятностью будут выполнены в срок и на более высоком уровне. Моральный дух возрастет, и сотрудники этих отделов будут склонны оказывать друг другу необходимую помощь.

В конечном счете, прочные межведомственные отношения могут привести к созданию более эффективных, прибыльных и инновационных команд, что принесет пользу всем.

Знакомство с другими отделами

Ключ к эффективной работе с другими подразделениями — понимание различных бизнес-процессов внутри вашей компании и знакомство с людьми, которые их обслуживают.

Для этого вы можете использовать подход 5W1H: "Кто", "Что", "Почему", "Где", "Когда" и "Как", описанный ниже.

1. КТО входит в состав другого отдела?

Начните с изучения имен и ролей как можно большего числа сотрудников каждого отдела. Вы можете спросить, например:

  • Кто руководит отделом?
  • С кем вы контактируете?
  • К кому лучше всего обращаться с наиболее распространенными запросами?
  • Кто обладает информацией по специальным вопросам?
  • У кого из вашей команды или отдела уже сложились хорошие отношения с кем-то из другого отдела?

Инициативы по совместному использованию пространства, такие как общие рабочие места, открытая планировка и общие зоны отдыха, могут способствовать неформальному или «естественному» взаимодействию сотрудников разных отделов.

2. ЧТО делает другой отдел?

Заранее узнайте, что делает — и чего не делает — каждый отдел. Таким образом, вы не будете тратить чье-либо время на неуместные вопросы или просьбы.

Многие отделы имеют гораздо более широкий круг обязанностей, чем вы себе представляете.

Например, отдел закупок — не просто «покупка товаров», а финансовый отдел — нечто большее, чем расчет заработной платы! Роли отделов также могут сильно зависеть от конкретной организации, поэтому будьте готовы изменить свое мнение.

Лучший способ узнать, чем на самом деле занимается тот или иной отдел, — поговорить с его сотрудниками об их работе и о том, как она связана с вашей.

3. ПОЧЕМУ в вашей организации существует каждый отдел?

Полезно понимать тонкую разницу между тем, что делает отдел, и тем, почему он существует.

Например, есть ли в вашей организации собственная ИТ-служба или служба поддержки клиентов, а не передача этих функций на аутсорсинг? Если да, то для такого решения могут быть ключевые стратегические или операционные причины. Подробнее об этом вы можете узнать в нашей статье "Матрица принятия решений об аутсорсинге".

Деятельность каждого отдела, скорее всего, также будет связана с миссией и ценностями вашей компании. Изучение того, как каждый отдел вносит свой вклад в более широкое видение, поможет понять важность совместной работы для достижения общей цели.

4. ГДЕ находится каждый отдел?

Узнайте местонахождение каждого отдела. В вашем офисе, в штаб-квартире компании или где-то еще? Работают ли разные команды в разных странах или часовых поясах?

Используйте эту информацию, чтобы спланировать, как и когда вы будете связываться с этими командами, а также, например, для планирования виртуальных встреч. Проявление уважения к стилю работы и предпочтениям других людей — это простой, но эффективный способ укрепить ваши отношения с ними.

Используйте любую возможность встретиться с коллегами, работающими удаленно, лицом к лицу. Посещение других регионов или стран может показаться затратным, но это может укрепить взаимопонимание и связи, что в долгосрочной перспективе поможет сэкономить деньги, время и усилия.

5. КОГДА необходимо участие других отделов?

Игнорирование установленных процедур, которые доказали свою эффективность, или неспособность привлечь нужные отделы в нужное время — верный способ укрепить менталитет «мы и они».

Поэтому убедитесь, что понимаете рабочие процедуры и инструкции вашей компании и следуете им! Имейте в виду, что существуют правила, обеспечивающие наилучшие результаты.

В некоторых случаях ваши отношения с другими отделами будут носить периодический характер — например, когда ваш компьютер вышел из строя или вам требуется консультация по юридическим вопросам. В таких случаях руководствуйтесь здравым смыслом, чтобы решить, к кому и когда обратиться, в зависимости от типа запроса, соответствующего отдела и срочности ситуации.

Еще один способ преодолеть разрозненность — обратиться за советом или руководством к другим отделам, даже если это не предусмотрено правилами. Это продемонстрирует, что вы цените их мнение и опыт.

Когда вы работаете с другими отделами, держите их в курсе любых изменений или задержек, которые могут повлиять на их работу.

6. КАК работает этот процесс?

Последний шаг — рассмотрение особенностей работы каждого отдела.

Опять же, обязательно соблюдайте соответствующие правила и процедуры. И также найдите время для выполнения любых формальностей, которые требуются отделу для обработки вашего запроса.

Выясните, сколько времени им нужно для выполнения работы, предоставьте как можно больше вспомогательной информации, заполните все необходимые формы, узнайте, чья подпись требуется, и так далее.

Эти действия показывают, что вы понимаете и уважаете процессы другого отдела. И помните, вы скорее получите положительный ответ, если уже узнали, кто работает в отделе, выяснили, чем они могут и чем не могут помочь, и воспользовались удобным для них способом связи.

Построение сбалансированных отношений между отделами

Иногда отношения между отделами остаются хрупкими, даже если вы заложили прочную основу, выполнив описанные выше действия. Поэтому важно соблюдать следующие правила поведения.

Во-первых, помните, что люди, к которым вы обращаетесь за помощью, скорее всего, будут иметь дело и с запросами из других отделов, проблемы которых могут быть более приоритетными. Так что не «паникуйте», если ваш запрос не может быть удовлетворен немедленно. Если это уместно, попробуйте облегчить их бремя, взяв часть работы на себя.

Во-вторых, обязательно относитесь к межведомственным отношениям как к взаимному процессу. Вам вряд ли кому-либо понравятся партнерские отношения, в которых вы регулярно требуете внимания от других людей, но не спешите предложить что-то взамен.

Например, могли бы вы оказать поддержку проектам другого отдела или инициативам, которые они хотят реализовать? Возможно, вы могли бы разослать сообщение всей компании с благодарностью другой команде или привлечь внимание руководства к отличившемуся сотруднику. Это также может помочь укрепить доверие, что крайне важно для эффективной совместной работы разных отделов.

Найдя способы не только брать, но и отдавать, вы наверняка сможете избавиться от разобщенности в своей компании и построить вместо нее прочные и продуктивные отношения.