Понятия «завершение проекта» и «завершение процесса управления проектом» — не эквивалентны. Сам факт завершения не гарантирует, что компания получит выгоду от результатов проекта.

Например, после завершения большого проекта по разработке нового процесса управления качеством в вашей компании нужно убедиться в реальном выполнении всех поставленных задач. Ваша цель состояла не в том, чтобы просто представить результат, а во внедрении процесса, отвечающего конкретным потребностям бизнеса, которые требовалось удовлетворить. Это — реальный показатель успеха.

Однако, чтобы максимально использовать преимущества, которые может дать проект, вам также необходимо понять, принесут ли дальнейшие улучшения еще большую выгоду.

Вам также необходимо убедиться, что уроки, полученные в ходе проекта, пошли на пользу. Вы сможете более эффективно разрабатывать и реализовывать будущие проекты, если воспользуетесь знаниями, извлеченными из опыта предыдущих работ.

Итак, как правильно измерить успех проекта и двигаться в сторону постоянного совершенствования? В этом случае будет полезен процесс обзора результата внедрения (Post-Implementation Review, PIR), который поможет вам ответить на следующие ключевые вопросы:

  • Полностью ли проект решил проблему, на решение которой он был направлен?
  • Имеет ли смысл продолжать работу на этой проблемой, чтобы принести еще большую пользу компании?
  • Какой полученный опыт можно применить в будущих проектах?

Процесс PIR

Ключ к успешному PIR — признание того, что затраченное на проект время — это лишь небольшая часть текущего графика работ.

Для людей и компаний, которые будут работать над подобными проектами в будущем, имеет смысл усвоить как можно больше уроков, чтобы не повторять ошибок в дальнейшем.

А для компаний, получающих выгоду от проекта, имеет смысл убедиться в том, что все ожидаемые результаты были реализованы, и понять, какие дополнительные выгоды могут быть достигнуты.

Когда проводить PIR

Провести обзор результата внедрения желательно вскоре после завершения проекта, когда большинство проблем устранено и членам проектной группы легче вспомнить все детали проведенной работы. Составляйте список идей и наблюдений, пока они еще свежи в памяти людей.

Однако, чтобы адекватно оценить качество внедрения и завершить PIR, вам нужно набраться терпения и дождаться момента, когда изменения, вызванные проектом, окончательно вступят в силу.

Вероятно, пройдет период адаптации, прежде чем вы сможете окончательно пересмотреть решение в том виде, в каком оно было задумано для работы: вам, вероятно, потребуется преодолеть обычное сопротивление изменениям, организовать поддержку сотрудников, осваивающих новые системы, и устранить технические проблемы, которые не проявили себя при тестировании результатов. Поэтому как правило следует подождать несколько недель или даже месяцев, прежде чем выполнять полный PIR. Там, где это возможно, подождите хотя бы один полный успешный бизнес-цикл, прежде чем анализировать извлеченные уроки.

Общие рекомендации по проведению PIR

  • Настаивайте на открытости обсуждения. Подчеркните важность открытости и честности в своей оценке и убедитесь, что люди никоим образом не будут осуждены за прямоту.
  • Будьте объективны. Опишите проведенную работу в объективных терминах, а затем сосредоточьтесь на улучшениях.
  • Задокументируйте успех. Запротоколируйте методы и процедуры, которые привели к успеху проекта, и сформулируйте рекомендации по их применению в аналогичных будущих проектах.
  • Произведите оценку «задним числом». Обратите внимание на «неизвестные» (теперь уже известные!) факторы, которые могут увеличить риски внедрения. Разработайте способ учета этих факторов в будущих проектах.
  • Ориентируйтесь на будущее. Помните, что цель состоит в том, чтобы сосредоточиться на будущем, а не возлагать вину за то, что произошло в прошлом. Сейчас не время сосредотачиваться на команде или конкретном человеке.
  • Оцените положительные и отрицательные стороны. Перечислите все извлеченные уроки, как положительные, так и отрицательные.

Действия и подходы для проведения PIR

Проведите анализ разрывов

  • Ознакомьтесь с уставом проекта, чтобы оценить, насколько результаты проекта соответствуют первоначальным целям.
  • Оцените полученные результаты (включая документацию) и убедитесь, что они соответствуют ожидаемому уровню качества или была осуществлена допустимая альтернатива.
  • Если есть разрывы, как их устранить?

Определите, достигнуты ли цели проекта

  • Функционирует ли конечный результат так, как ожидалось?
  • Насколько велик уровень ошибок и приемлем ли он для поставленной цели?
  • Насколько хорошо функционирует процесс, чтобы плавно адаптироваться к будущим эксплуатационным требованиям?
  • Достаточно ли обучены пользователи, как организована их поддержка? И достаточно ли уверенных в себе, квалифицированных сотрудников на местах?
  • Имеются ли необходимые системы и средства контроля, работают ли они должным образом?
  • Какие постоянные действия необходимы для поддержки успеха проекта?
  • Как будут решаться проблемы при их возникновении?
  • Как конечный результат соотносится с первоначальным планом проекта с точки зрения качества, графика и бюджета?

Оцените удовлетворенность заинтересованных сторон

  • Были ли удовлетворены потребности конечных пользователей?
  • Доволен ли спонсор проекта?
  • Как проект повлиял на клиента или конечного пользователя?
  • Если ключевые лица не удовлетворены, как следует решать эту проблему?

Определите выгоды проекта и затраты на него

  • Каковы были окончательные затраты?
  • Сколько будет стоить эксплуатация решения?
  • Сколько будет стоить поддержка решения в будущем?
  • Как затраты соотносятся с полученными выгодами?
  • Если прибыль от проекта недостаточна, что можно улучшить?

Определите области дальнейшего развития

  • Были ли получены все ожидаемые выгоды? Если нет, то что необходимо для их достижения?
  • Существуют ли возможности для дальнейшего обучения и коучинга, которые позволят добиться максимальных результатов?
  • Можно ли внести дополнительные изменения, которые принесли бы еще большую пользу?
  • Имеются ли какие-либо дополнительные преимущества, которые могут быть достигнуты?

Оцените извлеченные уроки

  • Насколько хорошо были оценены результаты проекта, а также сроки и затраты?
  • Что и почему пошло не так, и как избежать этих проблем в дальнейшем?
  • Что прошло хорошо, из чего следует извлечь положительный опыт?

Сделайте выводы и разработайте рекомендации

  • Что вы узнали из этого обзора?
  • Нужны ли корректирующие действия, чтобы получить желаемые выгоды?
  • Какие уроки вы извлекли, которые необходимо учесть в будущих проектах?
  • Ведет ли этот проект естественным образом к будущим проектам, которые будут опираться на уже достигнутые успехи и выгоды?

Подготовка к проведению PIR

Перед выполнением обзора результатов внедрения получите максимально возможную информацию, используя следующие методы и практики.

Планируя свой PIR, учитывайте затраты и преимущества самого процесса обзора. Опрос заинтересованных сторон и клиентов, тестирование решения и документирование результатов — это трудоемкие действия. Убедитесь, что время и ресурсы, выделенные на обзор, соответствуют масштабу проекта и его результатам, а потенциальные выгоды от проведения обзора стоят затраченных усилий.

Заранее определите масштаб обзора

Последнее, что вам нужно сделать, это создать политическую проблему. Учитывая количество людей, вовлеченных в проект, легко задеть чьи-то чувства, оценивая успех проекта. Уточните цели обзора и ясно изложите свои намерения — это позволит гарантировать, что люди будут делиться своим опытом открыто и честно. Затем убедитесь, что вы придерживаетесь этих намерений, и эго людей не пострадает в результате этого процесса!

Просмотрите ключевые документы

Соберите вместе ключевые проектные документы, чтобы оценить процесс планирования проекта, а также фактические выгоды, достигнутые в результате его реализации.

Рассмотрите возможность привлечения независимых рецензентов

По возможности привлекайте к процессу рецензирования людей со стороны, чтобы получить объективное и непредвзятое представление о проекте. Некоторые источники рекомендуют использовать в обзоре только независимых участников, однако вы можете многому научиться, выслушав тех, кто принимал непосредственное участие в проекте, поэтому лучшей стратегией будет соблюдение определенного баланса.

Проведите сбор данных

Собирайте информацию наиболее подходящим способом, например, с помощью интервью и опросов. Кроме того, проверьте ее самостоятельно, чтобы убедиться, что вы получаете непредвзятые данные из первых рук.

Предоставляйте соответствующие отчеты

Сообщайте о своих выводах и публикуйте результаты. Помните, что PIR предназначен для того, чтобы помочь руководителям проводить более эффективные проекты в будущем, а также для оценки и оптимизации преимуществ конкретного рассматриваемого проекта.

Предоставляйте рекомендации

Предоставьте подробные рекомендации компании и руководителям проекта, а также клиентам и другим заинтересованным сторонам. Привлекайте столько людей, сколько необходимо, чтобы сохранить и применить информацию о передовом опыте в будущем.