Проекты не всегда идут по плану. Возможно, оказалось сложнее реализовать заявленные преимущества, или пропущен дедлайн ключевой фазы проекта, или затраты незапланированно выросли и угрожают бизнес-обоснованию проекта.
В одних случаях эти проблемы можно решить в рамках повседневной деятельности проекта, в других — нет.
Например, представьте, что вы управляете проектом внедрения новой ИТ-системы. Вы завершили этап проектирования, и ваш проект был одобрен. Однако на этапе разработки и тестирования некоторые ключевые люди проекта выражают мнение, что проект должен реализовываться иначе. Обсудив ситуацию с важными заинтересованными сторонами бизнеса, вы понимаете, что ситуация запутанная и неоднозначная. Как решить эту проблему?
Проведение проверки состояния проекта дает вам полную картину хода его выполнения и помогает уточнить, как различные заинтересованные стороны оценивают его успех. Затем уже можно договариваться о дальнейших действиях.
Когда нужна проверка состояния проекта
Проверки состояния проекта требуют затрат времени и финансов, поэтому убедитесь, что они необходимы. В общем случае, с их помощью можно достичь следующих целей:
- Разработать планы действий для решения важных и сложных проблем, с которыми невозможно справиться в рамках повседневной проектной деятельности.
- Возродить энтузиазм и приверженность компании важному проекту.
- Попросить заинтересованные стороны подтвердить свои обязательства по отношению к проекту, чтобы активизировать команду.
- Обучить нового менеджера проекта и определить все изменения, которые он должен внести. (Это особенно полезно в средних или крупных проектах.)
- Восстановить контроль над проектом.
- Проверить правильность использования командой процессов управления проектом и систем.
Как провести проверку состояния проекта
Приведенная ниже последовательность шагов позволяет определить масштаб проекта, спланировать и провести проверку его состояния.
Шаг 1. Определите цели проверки
Причина проведения проверки состояния проекта дает вам отправную точку для определения целей. Затем вы можете уточнить их, задавая дополнительные вопросы:
- Какие фазы и процессы проекта должны быть охвачены?
- Должен ли процесс управления быть включен в сферу охвата?
- Нужно ли вовлекать ваши заинтересованные стороны? Если да, то какие именно?
- Вы хотите просто оценить состояние проекта или также внести рекомендации по его улучшению?
- Как будет оформлен результат проверки вашего проекта? В виде отчета? В качестве презентации для руководящей группы? Или как-то по-другому?
- Кто будет принимать решения по вашим рекомендациям? И какой крайний срок их представления?
Возможно, вы сможете сформулировать свои цели самостоятельно, или вам потребуется провести обсуждение с заинтересованными сторонами и членами команды. Важно сделать это правильно, поскольку ваши цели влияют на то, как вы будете проводить остальную часть процесса проверки.
Помимо согласования со спонсором проекта целей и результатов проверки, вам также может потребоваться согласовать бюджет на использование времени членов внутренней команды или на назначение внешней группы для проведения проверки.
Шаг 2. Выберите проверяющего
Проверки состояния могут проводиться менеджером проекта, который проверяется, другим проектным менеджером компании, внешним или внутренним консультантом, или же внутренним аудитором. Выбор проверяющего зависит от двух факторов:
- Зачем нужна проверка состояния проекта?
- На что направлена проверка состояния проекта?
Вы должны определить, кто обладает соответствующим пониманием проекта, полномочиями, опытом и мышлением для проведения проверки надлежащим образом.
Рассмотрим каждый аспект по отдельности:
- Полномочия. Внутреннего аудитора обычно выбирают, если проверка состояния проекта относится к плановым работам. Этот сотрудник проверяет правильность соблюдения всех процессов и процедур.
- Опыт. Если существуют опасения по поводу компетентности менеджера проекта, то он не должен проводить проверку. Использование постороннего человека, обладающего большим опытом управления проектами, может помочь раскрыть дополнительные возможности для улучшения проекта. В таких обстоятельствах иногда привлекается внешний консультант.
- Понимание проекта. Если проверка состояния проекта необходима для решения сложных проблем, и возможности менеджера проекта не ставятся под сомнение, то в большинстве случаев желательно поручить проверку именно ему.
- Мышление. Проверка состояния обычно приводит к изменениям в способе реализации проекта. Поэтому лицо, проводящее проверку, должно обладать непредвзятостью и уметь давать рекомендации, не привязываясь к тому, как проект выполнялся до сих пор.
Проводится ли проверка состояния индивидуально или командой, зависит от задач и временных рамок. Однако помните, что в команде люди могут предлагать друг другу идеи и использовать более широкий спектр навыков, чем один человек. Это особенно полезно при решении сложных проблем.
Шаг 3. Определите свои дальнейшие действия
После того как проверяющий выбран, вам нужно определиться с форматом получения информации. Для этого могут оказаться полезными следующие подходы:
- Обзоры результатов проекта. Изучив результаты проекта на сегодняшний день, вы получите важную справочную информацию, которая поможет вам понять контекст проекта. К объектам проверки могут относиться, например, устав проектной группы, стратегические документы, а также документы бизнес-требований, бизнес-обоснований и управления проектом. Изучив конечные продукты проекта, завершенные на данный момент, вы сможете оценить качество работы, выполняемой командой проекта.
- Интервью. Интервью с членами команды и заинтересованными сторонами очень распространены в рамках проверок состояния проекта. Задача состоит в том, чтобы решить, кого включить в список опрашиваемых (и исключить из него). Интервью особенно полезны для получения более глубокого представления о результатах проекта. Например, план проекта может быть сложным, поэтому если кто-то объяснит его элементы, вам будет легче найти упущения или проблемы. Интервью также полезны, если вы хотите получить дополнительную информацию о том, за что несут ответственность определенные сотрудники, или если вы хотите узнать мнение о проекте конкретных людей.
- Анкеты. В проектах среднего или крупного размера вам может потребоваться, чтобы члены проектной группы и заинтересованные стороны заполнили анкеты. Этот метод обычно применяется, только когда вам нужна информация от большого количества людей. После анкетирования вы можете провести интервью с выборкой респондентов, чтобы получить дополнительную качественную информацию и обсудить любые возникшие идеи.
- Рабочие встречи. Встречи полезны для получения общего обзора ситуации. Они дают участникам возможность обмениваться идеями и совместно находить решения.
Шаг 4. Составьте план действий
Определив дальнейшие события, составьте свой план действий (Action Plan). Обычно он очевиден, потому что вы уже обрисовали цель, которую нужно достичь.
Проверки состояния лучше всего проводить быстро, в период от нескольких дней до пары недель (для более крупных проектов). Не растягивая их во времени, вы сводите к минимуму задержки в работе проектной группы и гарантируете быстрое выполнение любых рекомендаций.
Шаг 5. Проведите проверку
Во время проверки состояния проекта ваши действия будут определяться вашими целями и планом.
Шаг 6. Презентуйте свои выводы и согласуйте следующие шаги
По окончании проверки состояния изложите свои мнения и рекомендации в согласованной со спонсором проекта форме. Это может быть письменный отчет или презентация. Даже если вам будет предложено простое обсуждение, а не формальная презентация, обязательно запишите все ключевые моменты.
При подготовке выводов полезно ознакомиться с контрольным списком результатов проверки состояния проекта, чтобы убедиться, что вы все предусмотрели.
Затем вам, вероятно, потребуется обсудить свои выводы и рекомендации со спонсором проекта (и любыми другими руководителями), прежде чем эти рекомендации можно будет утвердить и начать реализовывать.