Возьмем в качестве примера ситуацию. Елена руководит командой, которая под ее началом выросла с 5 до 15 человек. Теперь начальник хочет объединить ее с другой командой, в результате чего количество ее подчиненных удвоится.
Елене приятно, что ее считают способной взять на себя дополнительную ответственность, но она понимает, что ей придется работать в слишком многих направлениях. Она настолько занята контролем такого количества подчиненных, что с трудом справляется с собственной работой. Елена знает, что после слияния будет руководить еще большим количеством людей с большим набором ролей и функций в других офисах и странах.
Размер и сложность ее команды создают проблемы, с которыми она никогда раньше не сталкивалась, потому что у нее повышенная "норма управляемости". В этой статье мы объясним, что означает этот термин, и рассмотрим методы и стратегии его снижения.
Что такое норма управляемости?
Термин "норма управляемости" впервые появился в книге "Душа и тело армии" сэра Яна Гамильтона, генерала британской армии, изданной в 1921 году. Он утверждал, что эффективность деятельности военачальников понизилась, поскольку количество их непосредственных подчиненных возросло.
Этот термин был принят деловым миром для обозначения количества людей, которые подчиняются непосредственно руководителю, и иногда называется "коэффициентом управления".
Нормы управляемости могут быть высокими или низкими. Они отражают иерархичность структуры управления. Например, генеральный директор может технически отвечать за сотни людей, но его норма управляемости охватывает только тех руководителей отделов, которые принадлежат к команде высшего руководства.
Плюсы и минусы высокой нормы управляемости
Наличие большого количества людей в вашей команде может показаться признаком статуса. Вам доверили управлять ими всеми, поэтому это хорошо, не так ли? Никто не спорит, высокая норма управляемости имеет свои преимущества. Организация с меньшим количеством уровней управления имеет лучшую коммуникацию, обеспечивает более быстрое принятие решений и время реагирования, поскольку в ней меньше бюрократии.
Но оборотная сторона заключается в том, что высокая норма управляемости часто создает для руководителя больше проблем, чем выгод. Поддержка и контроль большой группы людей могут изматывать морально и физически. И помощь, которую вы будете способны оказать команде, может оказаться недостаточной, поскольку вам приходится распыляться, чтобы удовлетворить потребности стольких людей.
Ваша собственная работа может пострадать из-за того, что вас отвлекает слишком много требований извне. Но если проводить с членами своей команды меньше времени, это может привести к игнорированию их проблем.
В больших командах может происходить потеря динамики. Ленивым людям легче "затеряться", и это будет им сходить с рук. Офисная политика может стать негативной, слухи могут выйти из-под контроля, возможно появление внутренних конфликтов. Управлять такой группой станет еще сложнее!
Определение оптимальной нормы управляемости
Каждый руководитель имеет свою оптимальную норму управляемости. Если выйти за ее пределы, эффективность работы начинает снижаться. Поэтому, если ваша норма управляемости слишком увеличилась, первоочередной задачей должно стать ее сокращение. Но каким образом это сделать?
Мнения об идеальном размере команды расходятся. Например, бизнес-консультанты Марсия Бленко, Майкл Мэнкинс и Пол Роджерс в своей книге "Решайте и выполняйте" 2010 года издания утверждают, что идеальная команда должна состоять из 7 человек. Однако другие исследования показывает, что у генеральных директоров сейчас в среднем 10 прямых подчиненных — почти вдвое больше, чем в середине 1980-х годов. Некоторые даже предполагают, что и группа из 15–20 человек тоже вполне работоспособна.
Ваша оптимальная норма управляемости зависит от конкретной ситуации. Ниже приведены несколько ключевых критериев, которые следует учитывать:
- Ваши навыки и способности. Чем вы опытнее, энергичнее и организованнее, тем большим количеством сотрудников вы можете управлять.
- Навыки, мотивация и способности ваших сотрудников. Члены вашей команды будут нуждаться в меньшем контроле, если они хорошо обучены, осведомлены и мотивированы. Вы можете делегировать больше задач и обязанностей, а значит и ваша норма управляемости будет выше. Но этого не удастся достичь в случае неопытной или неудовлетворительно работающей команды.
- Сложность работы. Люди, работающие над простыми задачами, нуждаются в меньшей поддержке и контроле, чем выполняющие более сложную работу.
- Размер вашей организации. Высокие нормы управляемости чаще встречаются в малом бизнесе, поскольку предприниматели и основатели часто пытаются сохранить контроль над максимальной частью своей организации. Крупные компании обычно более иерархичны и имеют пониженные нормы управляемости.
- Деловая среда. Если ваша бизнес-среда стабильна, вы можете управлять большим количеством людей, чем в случае неустойчивого или неопределенного состояния.
Работа с высокой нормой управляемости
Когда вы определили свою оптимальную норму управляемости, можно принять ряд стратегий, которые помогут уменьшить количество подчиненных. Или, если сокращение численности вашей команды невозможно, измените формат управления.
1. Пересмотрите структуру своей команды
Подумайте о разделении большой команды на более мелкие группы и назначении руководителей в каждой из них. Затем передайте часть своих полномочий и делегируйте некоторые из своих задач этим руководителям, сократив потери своего времени и уменьшив норму управляемости.
Кроме того, можно нанять помощника по административным вопросам. Наличие сотрудника, взявшего на себя "рутинные" аспекты вашей роли, позволит вам сосредоточиться на своих собственных задачах.
Если у вас недостаточно бюджета для набора персонала, можно повысить своих сотрудников, назначив их на руководящие должности. Более амбициозные члены вашей команды, скорее всего, воспримут это как долгожданную возможность развития и карьерного роста.
2. Поощряйте самостоятельность команды
Есть ли у вас возможность отказаться от некоторых элементов своей роли? Например, если вы склонны к микроменеджменту, постарайтесь предоставить подчиненным больше свободы в реализации их инициатив и поощрения в случае удачи. Объясните им, что вам нужны потенциальные решения, а не разговоры о проблемах!
Возможно, членам вашей команды потребуется обучение (Training Needs Assessment (TNA)), чтобы уменьшить зависимость от вас. Поощряйте их, когда они берут на себя больше ответственности за свои роли.
Установите четкие цели (Management by Objectives (MBO)), правила и политики. Они устраняют неопределенность и двусмысленность, поэтому вы будете тратить меньше времени на разъяснения своим сотрудникам. Вместо этого вы можете направить свою энергию на коучинг, наставничество и обратную связь и в конечном итоге создать организованную команду с эффективным самоуправлением.
Ознакомьтесь с книгой "Холакратия. Революционный подход в менеджменте" Брайана Робертсона, чтобы узнать о практических аспектах создания самоуправляемых команд.
3. Проанализируйте задачи и действия ваших сотрудников
Вы можете эффективно управлять большой группой, когда задачи сформулированы просто и понятно. Посмотрите на то, как работают члены вашей команды, и на процессы, которые они формируют. Любое уменьшение сложности задач или отношений между вами и вашими сотрудниками повысит управляемость ситуации в целом, а не только в отношении контроля.
4. Заботьтесь о собственных потребностях и обязанностях
Как мы уже отметили, важно, чтобы вы поощряли членов своей команды брать на себя больше личной ответственности. И не менее важно, чтобы вы развивали эту же черту в себе. Если сотрудники видят, что вы отвечаете за свои действия и решения, эффективно используете свое время и подаете хороший пример, они, скорее всего, поддержат вас, когда вам это понадобится, и будут доверять вам как руководителю.
Вы должны быть очень способным, чтобы управлять большой командой, поэтому не пренебрегайте своими собственными потребностями в развитии. Поддерживайте свои навыки в актуальном состоянии и двигайтесь в ногу со временем.
Самое главное, следите за своим здоровьем. Высокая норма управляемости может создать давление, которое может вызвать стресс и привести к серьезным проблемам со здоровьем. Если давление, связанное с управлением большой группой, становится слишком сильным, не бойтесь говорить об этом — доведите это до сведения вашего начальства. Ваша перегрузка может быть следствием более широкой проблемы, в результате чего, возможно, вашему руководству придется пересмотреть структуру всего отдела.