Вы когда-нибудь участвовали в проекте, который, казалось, жил своей собственной жизнью? В котором вам в какой-то момент пришлось решать несколько второстепенных задач, прежде чем вернуться к ключевой цели, в результате чего сроки сдачи проекта были сорваны?
Давайте рассмотрим пример домашнего ремонта. Вы хотите заменить кухонную столешницу. Но тогда плитку фартука тоже нужно бы обновить. А как заменить столешницу без новой раковины и крана. Но раковина, которая вам нравится, не вписывается в имеющееся пространство. Хорошо, тогда мы передвинем водопроводные трубы, верно?!
Не успеете вы оглянуться, как разберете всю свою кухню и будете ждать новых шкафов, бытовой техники и напольных покрытий. Потом попытаетесь понять, как жить в доме без кухни в течение следующих шести недель, и каким образом оплатить за все эти «небольшие» дополнения и улучшения, которые изначально казались хорошей идеей.
Испытывали ли вы когда-нибудь подобное в бизнес-проекте?
Проекты могут быстро выйти за свои первоначальные границы, если тщательно не контролировать вносимые в них изменения. Это называется "расползание" — новые цели и потребности "подкрадываются" к вам без предупреждения, что может привести к следующим проблемам:
- Растягивание графика проекта — вам потребуется дополнительное время на изучение новых требований, прежде чем завершить работу.
- Увеличение расходов на проект — дополнительные время и требования часто означают повышение затрат.
- Снижение общей ценности — заинтересованные стороны ожидают результатов проекта в срок и в рамках бюджета, поэтому проявляют недовольство при отклонении от них.
Чтобы свести к минимуму риск «расползания» ваших проектов, необходимо принять соответствующие меры по управлению их масштабом.
Управление расползанием проекта
Контроль — это ключ к успеху. Проекты могут и будут меняться, поскольку, приступая к работе, вы наверняка встретите ситуации и результаты, которых не ожидали. Можно в приказном порядке принять политику "без изменений" и завершить проект именно так, как изначально планировалось. Однако в этом случае может оказаться, что были упущены способы улучшить результаты проекта.
Цель управления масштабом состоит в том, чтобы предвидеть как можно больше таких потенциальных изменений до того, как они произойдут, а затем внедрить процесс оценки и принятия только разумных и уместных изменений. Кроме того, это обеспечивает понимание заинтересованными сторонами затрат и задержек, связанных с изменениями, и вынесение вердикта об их приемлемости.
Изменение масштаба и расползание проекта — это не одно и то же. Каждый из этих терминов относится к изменению первоначальных требований, спецификаций или целей. Однако разница заключается в следующем: изменение масштаба проекта достигается с помощью определенного процесса, а расползание проекта происходит незапланированно. Вы контролируете изменение масштаба, но расползание контролирует вас!
Стратегии управления масштабом проекта
Управление масштабом начинается задолго до начала проекта. Оно изначально присутствует в плане проекта и позволяет вам сохранять контроль над тем, что, когда и почему происходит.
Выполните следующие действия, помогающие управлять масштабом вашего проекта:
1. Разработайте четкое видение проекта
Вам нужно понять важность проекта.
- Удовлетворению какой основной потребности служит успешное завершение вашего проекта?
- Насколько совершенно ваше видение? Создавайте прототипы, общайтесь напрямую с ключевыми заинтересованными сторонами и вовлекайте конечных потребителей в процесс планирования и разработки. Чем более полным будет ваше видение, тем более точным будет ваш первоначальный план проекта.
2. Определите приоритеты проекта
Какие элементы проекта наиболее важны для спонсоров и заинтересованных сторон проекта?
- Что "должно" присутствовать в проекте и что было бы "приятным дополнением"?
- Что более важно — завершение проекта в срок или выполнение его в рамках вашего бюджета? На каком месте стоит удовлетворенность клиентов — нужно выделить дополнительное время для опроса потребителей, или требуется быстро внедрить продукт, а изменения внести позже?
- Какие риски связаны с вашими приоритетами и компромиссами?
3. Формально определите требования проекта
Проведите анализ бизнес-требований. Это структурированный процесс понимания мельчайших деталей, необходимых в рамках проекта, и их согласования со всеми участниками.
4. Составьте подробный график с основными этапами
Используйте его для распределения ресурсов и выделения дополнительного времени на случай непредвиденных обстоятельств. Это повысит гибкость при оценке и внедрении нужных изменений масштаба проекта. Для эффективного планирования можно использовать такие инструменты, как диаграммы Ганта, диаграммы PERT и иерархическая структура работ (WBS).
5. Разработайте процесс управления изменениями масштаба
Вероятно, в какой-то момент вам потребуется изменить масштаб, поэтому установите четкие рекомендации по оценке и выполнению изменений.
- Какие критерии использовать для оценки предлагаемых изменений?
- Как управлять процессом изменений?
- Как оценивать любые риски, которые могут повлечь за собой предлагаемые изменения, и как управлять ими?
- Как оценивать влияние изменений на бизнес-обоснование проекта?
- Как документировать свои изменения и как они со временем повлияют на проект?
- Кто удостоверит изменения?
- Как довести план изменения масштаба до сведения всех заинтересованных сторон и получить от них согласие? Обсудите этот вопрос со спонсором проекта на ранней стадии и получите подтверждение того, что вы будете принимать какие-либо изменения только в рамках согласованной процедуры.
- Если это ваш собственный проект, вам возможно придется установить границы и просто сказать "нет" изменениям проекта. Всегда можно что-то улучшить, если работать долго и усердно — вот почему некоторым перфекционистам так трудно добиться реальных результатов! Не повторяйте их ошибок, используйте свое видение, чтобы определить необходимость и достаточность текущих целей и требований. Рассмотрите возможность выпуска следующих версий продукта или предоставления обновлений в будущем для удовлетворения меняющихся потребностей. Рассмотрите возможность использовать гибкий подход Agile, который соответствует вышеописанным рекомендациям.
6. Определите этапы проекта
Используйте заранее выделенные перерывы в процессе, чтобы должным образом оценить и принять дополнительные требования. При необходимости отложите любые изменения масштаба до перехода к следующей фазе проекта.