Многие менеджеры попадали в ситуации, когда им докладывали, что на определенном этапе проекта работа выполнена «на 80 процентов», а в дальнейшем этот проект затягивался на недели или даже месяцы. Это связано с тем, что на оставшиеся 20 процентов работы требовалось больше времени, чем изначально было запланировано.
Чтобы не страдать от неприятных последствий такой ситуации, опытные менеджеры тщательно отслеживают, насколько фактические сроки совпадают с запланированными датами завершения определенных этапов проектов, которые также называют “вехами”. Это позволяет им предпринимать корректирующие действия или надлежащим образом управлять персоналом, чему заметно помогают отчеты об основных этапах проекта.
Роль отчетов об этапах проекта
Веха в реальной жизни — это маркер, показывающий расстояние до определенной точки, демонстрирующий, насколько вы продвинулись или сколько еще вам предстоит пройти.
Такую же роль выполняют этапы в плане проекта. Они отмечают важные события, результаты или взаимозависимости, которые необходимо отслеживать, чтобы поддерживать проект в нужном русле. Отчеты об этапах демонстрируют, что уже достигнуто и что еще нужно достичь для успешного завершения проекта в срок.
Отчеты об этапах проекта — это лишь один из многих способов мониторинга и оценки статуса проекта. Такой подход в крупных или разветвленных проектах (с множеством взаимозависимостей) помогает представить информацию в осмысленной и краткой форме, показывая реальные достижения и не углубляясь в подробности работы. Эта статья поможет вам продумать форму отчетов об основных этапах проекта.
Многие организации используют конкретные подходы и методологии управления проектами, а также ведения отчетности об их ходе и статусе. Прежде чем разрабатывать совершенно новый подход, проверьте, возможно вашим потребностям соответствует какой-либо из уже существующих вариантов.
Помните, что для подготовки отчетов требуется время. Если вы запрашиваете избыточную или лишнюю информацию, это уменьшит эффективность работы менеджера или члена команды, готовящего отчет. Не забывайте, потраченное на отчетность время потеряно для работы над проектом!
Отчеты об этапах проекта могут быть представлены в самых различных формах. Некоторые из них составлены как описания. Другие — как количественные или графические отчеты, с использованием электронных таблиц или программного обеспечения для получения информации об этапах и отслеживания их прогресса и завершения. Если ваша команда использует программное обеспечение для управления проектами, вероятно оно поможет ей подходящим образом подготовить отчеты об этапах, поскольку скорее всего в нем предусмотрены такие функции.
Создание отчета об этапах
Структура первого раздела отчета об этапах описывает уже проделанную работу:
- Завершенные этапы: краткое изложение достигнутых целей с указанием конкретных дат.
- Описание этапа: подробная информация о работе, выполненной для достижения цели этапа.
- Срок выполнения: дата завершения этапа в соответствии с текущим планом проекта.
- Фактическая дата завершения: дата фактического завершения этапа.
- Комментарии: подробная информация об отклонениях от первоначального плана; иными словами, почему были сдвинуты сроки выполнения или изменены цели и задачи.
Настаивайте на том, чтобы результаты вносились в графу «завершенные этапы» только при их выполнении на 100 процентов; так как даже при значении 99 процентов может произойти непредвиденный сбой!
В обязательном порядке проверяйте отчеты по достигнутым результатам, чтобы убедиться в их реальном завершении и в высоком качестве выполненных работ.
Следующий раздел используется для отчета о планировании будущих этапов. Здесь определяются статусы этапов и дается возможность внесения необходимых изменений в первоначальный план. Помните, что этапы — события критической важности, поэтому прогнозируя их статус, вы получаете формальный способ изменить генеральный план проекта, прежде чем при его выполнении начнут возникать сбои. Раздел отражает следующую информацию:
- Описание этапа: необходимые действия, ведущие к завершению этапа.
- Срок выполнения: дата завершения этапа, основанная на первоначальном (или ранее измененном) плане.
- Статус: здесь указывается, движется ли этап к цели, находится ли он под угрозой отклонения от цели или уже произошел сбой. В типовом отчете используется маркировка зеленого, желтого и красного цветов, но ее можно изменить в соответствии с конкретной ситуацией.
- Измененный срок выполнения: изменение срока выполнения этапа — это крайний вариант. Если это необходимо, внесите новую дату завершения этапа. Помните, что вносимые в этапы изменения обычно влияют и на другие даты в плане проекта.
- Необходимые действия: здесь указываются действия, необходимые для восстановления контроля над ситуацией, и/или последствия изменения сроков выполнения, а также предпринятые шаги для решения возникших проблем.
Убедитесь, что время, затраченное на заполнение отчетов об этапах, идет на пользу проекту. Это означает, что необходимо постоянно оценивать важность данной работы для проекта в целом и включать в отчет только те элементы, которые помогут реализовывать проект в рамках намеченного плана.