Примите меры предосторожности, чтобы обеспечить безопасность вашего бизнеса — разработайте «план Б». С планом на случай непредвиденных (или чрезвычайных) обстоятельств мы обычно связываем стихийные бедствия, такие как пожары, наводнения, ураганы.
Но что, если ваш основной поставщик внезапно обанкротится, весь ваш отдел продаж заболеет гриппом или хакеры атакуют ваш веб-сайт?
Планирование на случай непредвиденных обстоятельств касается не только крупных кризисов и стихийных бедствий. Оно также может подготовить вас к таким распространенным проблемам, как потеря данных, сотрудников, клиентов или деловых отношений. Вот почему так важно сделать планирование на случай непредвиденных обстоятельств обязательной частью вашей работы.
В этой статье мы рассмотрим, как создавать и поддерживать надежные планы на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы всегда иметь запасной вариант, если что-то пойдет не так.
Проведение оценки рисков
Каждая организация сталкивается с уникальным набором рисков, которые необходимо учитывать. Для идентификации рисков, относящихся конкретно к вашему бизнесу, требуется проведение тщательной их оценки.
Первый шаг — определить критически важные для вашего бизнеса операции. Это ключевые процессы и функции, без которых ваша компания не может функционировать, например, цепочка поставок, подключение к Интернету или способность соблюдать юридические стандарты.
Затем определите угрозы, которые могут негативно повлиять на каждую критически важную операцию. К ним могут относиться, например, потеря ключевого персонала, технический сбой или изменение государственной политики. (Наша статья «Анализ и менеджмент рисков» описывает этот процесс более подробно.)
Скорее всего, вы составите длинный список потенциальных угроз. Пытаться запланировать действия на случай непредвиденных обстоятельств для них всех скорее всего будет нереалистично, поэтому вам необходимо расставить приоритеты.
Для этого прекрасно подойдут диаграммы влияния/вероятности рисков, которые помогут вам проанализировать влияние каждого риска и оценить его вероятность. В результаты вы сможете выделить те из них, которые действительно требуют затрат и усилий для снижения потенциальной опасности. Бизнес-процессы, необходимые для выживания вашей компании, такие как поддержание денежного потока и доли рынка, обычно находятся в верхней части списка.
Планирование на случай непредвиденных обстоятельств — это один из способов реагирования на риск. Но в некоторых случаях может быть безопаснее или рентабельнее решать эту проблему другими способами: избежать риска, например, инвестируя в новое оборудование; или разделить риск, приобретя страховой полис. Или можно вообще не включать в планирование некоторые риски с более низким приоритетом, а управлять ими только в случае их возникновения.
Состав плана действий на случай непредвиденных обстоятельств
Хорошо продуманный план действий на случай непредвиденных обстоятельств может предотвратить «крах» вашего бизнеса при возникновении нежелательных событий, поэтому очень важно убедиться, что он соответствует поставленной цели.
Ниже перечислены ключевые элементы, которые он должен содержать.
Сценарии
Обратитесь к своей оценке и диаграммам влияния/вероятности рисков и выберите наиболее разрушительные или вероятные сценарии. Затем наметьте, что должно произойти в каждом конкретном случае (см. примеры 1 и 2 ниже).
Стремитесь максимально расширить спектр возможных сценариев, таких как кибератаки, длительное отсутствие персонала, сбои в работе ИТ, потерю поставщиков, серьезные перебои в подаче электроэнергии или структурные проблемы в помещениях вашего предприятия.
Триггеры
Уточните, что именно заставит вас привести в действие план на случай непредвиденных обстоятельств. Если у вас заготовлен план на случай сильного снегопада, будет он приведен в действие уже после предупреждения об ожидаемых обильных осадках или только после начала реального бурана?
У одного события также может быть несколько триггеров, каждый из которых инициирует отдельную часть вашего плана (см. пример 2 ниже).
Реакция
Включите краткий обзор стратегии, которой вы будете следовать в ответ на событие, иными словами описание действий, которые должны будут предпринять ваши сотрудники.
Передача информации
Определите людей, до которых необходимо довести информацию о произошедшем. К ним могут относиться сотрудники, поставщики, клиенты и широкая общественность, в зависимости от обстоятельств.
Кроме того, вы должны быть осведомлены о своих юридических обязательствах и при необходимости информировать об инцидентах соответствующие органы.
Основные обязанности
Определите, кто несет ответственность за выполнение каждого элемента плана, кто будет отвечать за каждый этап, и каких результатов вы от них ожидаете. Для этого полезными инструментами будут матрица распределения ответственности и матрица RACI.
График
Определите, что необходимо сделать в течение первых часа, дня и недели реализации плана.
Это может быть просто оповещение сотрудников о возникшей проблеме. Но в определенных ситуациях вам могут понадобиться максимально сжатые сроки реагирования, например, в случае утечки данных, серьезных травм на производстве или при выбросе опасных веществ.
Также подробно информируйте персонал о том, когда ожидается возобновление нормальной работы вашей компании и как будет организовано оповещение об этом.
Примеры планов на случай непредвиденных обстоятельств
На иллюстрациях ниже показаны два сценария и планы на случай непредвиденных обстоятельств для интернет-магазина с офисом из 20 сотрудников и складом, полным товаров.
Эти примеры показывают только один возможный способ представить ваш план на случай непредвиденных обстоятельств. Вы можете предпочесть использовать другой формат, например блок-схему или презентацию. Выберите стиль, который соответствует вашим потребностям и содержит всю необходимую информацию.
Разработка собственного плана на случай непредвиденных обстоятельств
При разработке плана на случай непредвиденных обстоятельств помните, что ваша основная цель — поддерживать или восстанавливать важнейшие бизнес-процессы, поэтому внимательно изучите, как на них может повлиять каждый сценарий.
Помните о побочных эффектах. Сможет ли ваша компания продолжать функционировать на полную мощность после реализации «плана Б», или ваша производительность будет снижена? В последнем случае как долго продлится это состояние?
Привлеките сотрудников
Чтобы ответить на подобные вопросы, полезно проконсультироваться с сотрудниками из разных подразделений вашей компании.
Менеджеры из разных отделов могут проконсультировать вас о влиянии разрушительных событий на службы, персонал, ресурсы и бизнес-функции. А сотрудники «передовой линии» лучше всего смогут рассказать вам о минимальных инструментах и поддержке, которые им необходимы для выполнения основных операций.
Найдите время, чтобы проинформировать о своем плане весь коллектив компании, чтобы организовать обратную связь с сотрудниками. Этот процесс поможет повысить надежность вашего плана.
И по возможности проведите учения, чтобы оценить эффективность вашего плана. Это поможет выявить элементы, требующие углубленного изучения, и выявить пробелы в навыках или потребности в обучении.
Инициируйте вклад всех и каждого
Люди часто слабо мотивированы для разработки надежного «плана Б». Возможно, они уже сильно вложились в реализацию «плана А» или считают риски низкими и не видят необходимости в плане действий на случай непредвиденных обстоятельств. Таким образом, привлечь людей к участию в вашем плане может оказаться непростой задачей.
Чтобы преодолеть это сопротивление, подчеркните важность задачи и возможные последствия отсутствия плана. Подавайте пример, самостоятельно выполняя любые задачи, связанные с планом действий на случай непредвиденных обстоятельств. И если это в ваших силах, установите людям крайние сроки предоставления их вклада или сделайте это частью оценки эффективности.
Используйте доступный язык
При составлении плана действий на случай непредвиденных обстоятельств, обязательно используйте простой и понятный язык. Вы не знаете, когда этот план может оказаться востребован, и кто будет читать и реализовывать его. По той же причине используйте названия должностей или ролей вместо имен при определении обязанностей сотрудников. Это поможет сохранить актуальность вашего плана независимо от любых кадровых изменений.
И не забывайте, что ваши сотрудники также критически важны для бизнеса. Внезапные и неожиданные события могут сбивать с толку и быть стрессовыми для них. В такие моменты необходима четкая коммуникация, чтобы убедить всех, что ситуация находится под контролем, и избежать распространения потенциально опасных слухов и сплетен.
Поддерживайте актуальность плана на случай непредвиденных обстоятельств
Ваш план на случай непредвиденных обстоятельств должен регулярно пересматриваться и обновляться, чтобы оставаться полезным и вызывать доверие.
При его рассмотрении принимайте во внимание все происходящие технологические, операционные и кадровые изменения и соответствующим образом переоценивайте риски. Затем удаляйте предыдущие версии плана.
Когда к вашей компании присоединяются новые сотрудники, ознакомьте их с планом на случай непредвиденных обстоятельств в рамках первичного инструктажа, чтобы они знали, что делать в случае возникновения проблем.