(Также известен как анализ изменений, анализ последствий и анализ эффекта решения)

В вашей организации происходят изменения. Было бы здорово, если бы кто-то все хорошо продумал, чтобы не было возникающих в процессе путаницы и сбоев?

Наверняка бывало такое, что вы оглядывались назад и понимали, что можно было бы избежать больших проблем, если бы вы немного лучше подготовились и спланировали изменения?

Ретроспективный анализ – замечательная вещь, но то же самое относится и к импакт-анализу. Этот инструмент — полезный метод мозгового штурма, который помогает вам продумать все последствия предлагаемых изменений. Он — неотъемлемая частью процесса оценки важных решений.

Более того, импакт-анализ дает вам возможность выявлять проблемы до их возникновения, чтобы вы могли разрабатывать резервные планы действий для их решения. Это даст хорошо контролируемое и, казалось бы, легкое управление проектом вместо реализации, которая воспринимается вашим боссом, командой и клиентами как провал.

Об инструменте

Импакт-анализ — это метод, предназначенный для выявления "неожиданных" негативных последствий изменений для организации. Он обеспечивает структурированный подход к рассмотрению предлагаемого изменения, чтобы вы могли предусмотреть как можно больше его последствий. Во-первых, это делает его важным инструментом для оценки того, хотите ли вы запустить проект. Во-вторых, если решение о запуске будет принято, он поможет вам подготовиться к любым серьезным проблемам, которые могут возникнуть, и впоследствии справиться с ними.

Слишком часто организации не проводят импакт-анализ. Это одна из причин того, что так много проектов заканчиваются неудачей, поскольку непредвиденные последствия создают хаос.

Задача импакт-анализа

Задача при проведении импакт-анализа состоит, во-первых, в том, чтобы зафиксировать и структурировать все вероятные последствия решения; а затем, что важно, обеспечить надлежащее управление ими.

Для принятия небольших решений его можно проводить самому. Для принятия более крупных или рискованных решений лучше устраивать мозговой штурм с опытной командой, в идеале с людьми с разным функциональным опытом: с командой у вас гораздо больше шансов определить все последствия решения, чем если бы вы проводили анализ самостоятельно.

Как использовать импакт-анализ

Чтобы провести эффективный импакт-анализ, выполните следующие действия:

1. Подготовка к импакт-анализу

Первый шаг — собрать хорошую команду, имеющую доступ к правильным источникам информации. Убедитесь, что предлагаемый проект или решение четко определены и все участвующие точно знают, в чем суть проекта, и какие проблемы он призван решить.

2. Мозговой штурм основных затронутых областей

Теперь подумайте об основных областях, затронутых решением или проектом, и о том, на кого или что он может повлиять. У разных организаций будут разные области – вот почему стоит потратить немного времени на то, чтобы правильно провести мозговой штурм на этой стадии.

Далее показан ряд различных подходов, которые могут быть полезны в качестве отправных точек для определения областей, которые для вас релевантны. Выберите наиболее хорошо работающую для вас систему или смешайте подходы, чтобы рассмотреть все актуальные области.

И помните: вовлекайте людей, которые будут затронуты решением, насколько это возможно, — они могут лучше понимать последствия решения, чем вы.

A. Организационный подход

Влияние на различные

  • отделы,
  • бизнес-процессы,
  • группы потребителей,
  • группы людей.

B. Подход McKinsey 7Ss

Использование популярного подхода McKinsey 7Ss к размышлению о вещах, важных для организации. Это:

  • стратегия,
  • структура,
  • системы,
  • общие ценности,
  • навыки,
  • стили,
  • персонал.

C. Подход, основанный на инструментах

Здесь есть много совпадений между импакт-анализом и некоторыми другими инструментами, которые мы объясняем, в частности анализом рисков, диаграммами влияния/вероятности рисков и анализом заинтересованных сторон.

Вы можете использовать заголовки, приведенные в статье "Анализ и менеджмент рисков", в качестве одной из отправных точек для мозгового штурма, а также использовать анализ заинтересованных лиц, чтобы подумать о людях, на которых может повлиять принятое решение.

3. Определение всех областей

Теперь для каждой из выявленных основных областей приведите список всех элементов, которые могут быть затронуты. Например, если вы рассматриваете отделы, перечислите все отделы в вашей организации. Если вы рассматриваете процессы, составьте карту бизнес-процессов: начиная с работы с клиентом, затем бизнес-процессы, которые поддерживают эту работу, и так далее.

Насколько вы сможете это сделать зависит от масштаба решения и доступного времени. Просто убедитесь, что вы копнули достаточно глубоко, не увязая в микро-деталях.

4. Оценка влияния

В этом шаге вы прорабатываете получившиеся списки, определяя и перечисляя возможные негативные и позитивные последствия решения, а также оценивая их влияние.

5. Контроль последствий

Сейчас самое время использовать всю собранную информацию.

Если вы используете импакт-анализ как часть процесса принятия решений, вам необходимо взвесить, хотите ли вы продолжать реализацию предложенного проекта или решения. Вам нужно спросить себя, стоит ли продолжать проект, учитывая негативные последствия, которые он вызовет, и учитывая стоимость преодоления этих негативных последствий.

Если вы управляете проектом, который уже получил одобрение, вам нужно подумать о таких вещах, как:

  • Действия, которые вам нужно будет предпринять, чтобы справиться с негативными последствиями или смягчить их.
  • Как вы подготовите затронутых изменениями людей, чтобы они поняли и (в идеале) поддержали перемены, а не боролись с ними?
  • Резервные планы действий, необходимые для управления ситуацией в случае возникновения негативных последствий.

Помните, что мало какие изменения происходят изолированно. Последствия, которые они вызывают, могут быть ослаблены или усилены другими происходящими событиями. Когда вы думаете о последствиях, подумайте о контексте, в котором вы работаете, а также о том, как люди могут отреагировать на изменения.