Многие компании достигают своих целей путем выполнения проектов, способствующих достижению поставленных задач. Чаще всего проекты имеют конечную продолжительность, включают в себя несколько видов деятельности и людей, имеют сроки и фиксированные бюджеты. Проектный менеджер играет ключевую роль в управлении проектом. Он отвечает за определение целей проекта, разработку плана работ, назначение задач команде, управление ресурсами и бюджетом, управление рисками и проблемами, а также координацию работы и контроль прогресса проекта. Все это и есть управление проектом.

Преимущества развития навыков управления проектами

Независимо от занимаемой должности, на определенном этапе своей карьеры вам, возможно, придется руководить проектом или принимать в нем активное участие. Для того чтобы делать это хорошо, требуются значительные навыки, но время, потраченное на развитие навыков управления проектами, может окупиться с лихвой.

Вы вносите свой вклад в достижение целей организации, выполняя проекты в срок и в рамках бюджета. Это может принести реальные результаты в бизнесе и укрепить вашу репутацию. А умея организовывать, планировать и делегировать задачи, вы сможете снизить уровень стресса для себя и членов своей команды.

Области управления проектами

Приведем краткую характеристику каждой из 10 областей знаний по управлению проектами, впервые сформулированных Институтом управления проектами (Project Management Institute, PMI) в документе “Свод знаний по управлению проектами” (PMBOK). Все содержание этого документа собрано в книге “Руководство к своду знаний по управлению проектами” (Руководство PMBOK).

  • Управление объемом проекта. Объем (масштаб) проекта включает в себя задачи, результаты и этапы, которые должны быть выполнены.
  • Управление графиком. Составление графика проекта и определение порядка его отслеживания и ведения.
  • Управление затратами. Оценка стоимости проекта для создания бюджета, который затем отслеживается на протяжении всего проекта.
  • Управление качеством. Обеспечение соответствия результатов проекта стандартам качества.
  • Управление ресурсами. Приобретение, распределение и отслеживание ресурсов проекта, таких как рабочая сила, материалы и оборудование.
  • Управление коммуникациями. Определение правил коммуникации для проектных команд и заинтересованных сторон.
  • Управление рисками. Выявление, оценка и предотвращение или снижение рисков в проекте.
  • Управление закупками. Приобретение ресурсов проекта и поддержание отношений с поставщиками и продавцами.
  • Управление отношениями с заинтересованными сторонами. Определение заинтересованных сторон проекта и управление отношений с ними с учетом их ожиданий и влияния на проект.
  • Управление интеграцией. Создание структуры, помогающей проектным командам лучше работать вместе.

Эти области знаний по управлению проектами необходимо контролировать на каждом этапе процесса управления проектом.

Этапы управления проектами

Процесс управления проектами состоит из пяти этапов: инициация, планирование, исполнение, мониторинг и контроль и завершение. Эти фазы управления проектами также известны как группы процессов, цикл управления проектами или жизненный цикл проекта. Давайте рассмотрим каждый из этих этапов.

1. Инициация проекта

Это начальная фаза, на которой менеджер проекта должен доказать, что проект имеет ценность и осуществим, с помощью ряда документов:

  • Бизнес-кейс. В бизнес-кейсе обосновывается необходимость проекта, цели проекта и возврат инвестиций.
  • Технико-экономическое обоснование. Технико-экономическое обоснование доказывает, что проект может быть реализован в разумные сроки и с приемлемыми затратами.
  • Устав проекта. Устав проекта содержит информацию о том, что должен дать проект.

После утверждения проекта менеджер должен собрать команду проекта и создать офис управления проектом. Фаза инициации проекта завершается проведением стартового совещания, на котором определяются цели и объем работ.

2. Планирование проекта

Необходимо разработать план проекта — детальный документ, в котором подробно описывается процесс выполнения проекта:

  • График проекта. График проекта определяет сроки выполнения задач и распределения ресурсов.
  • Бюджет проекта. Бюджет проекта — это сумма всех предполагаемых затрат на проект.
  • План управления объемом работ. Объясняет, как будет отслеживаться объем проекта на протяжении всего проекта.
  • План управления рисками. Объясняет риски, которые могут повлиять на проект, а также стратегии их снижения.
  • План управления ресурсами. Описывает, как будут привлекаться, распределяться и управляться ресурсы в ходе проекта.
  • План управления отношениями с заинтересованными сторонами. Определяет все заинтересованные стороны проекта и рекомендации по управлению отношений с ними.

3. Исполнение проекта

На этапе исполнения проекта менеджеру необходимо контролировать области знаний по управлению проектами по ходу его продвижения к этапу мониторинга и контроля.

В процессе исполнения проекта руководитель проекта будет перераспределять ресурсы, корректировать время и объем работ, что необходимо для поддержания работоспособности команды. Кроме того, он будет выявлять и снижать риски, решать проблемы и внедрять любые изменения.

4. Мониторинг и контроль проекта

Мониторинг и контроль проекта осуществляется одновременно с этапом исполнения проекта. Он включает в себя наблюдение за ходом выполнения работ по проекту с целью обеспечения соблюдения командой проекта графика и бюджета. Для обеспечения качества применяются процедуры контроля качества.

Отчетность важная часть данного этапа управления проектом. Во-первых, она позволяет руководителям проекта отслеживать ход работ, а во-вторых, предоставляет данные заинтересованным сторонам во время презентаций, чтобы держать их в курсе событий. Существует множество отчетов по управлению проектами: статус проекта, табели учета рабочего времени, рабочая нагрузка, отчеты о распределении и расходах.

5. Закрытие проекта

На данном этапе заинтересованным сторонам представляются окончательные результаты проекта. После их утверждения освобождаются ресурсы, заполняется документация и все подписывается.

Методологии управления проектами

Давайте рассмотрим основные методологии управления проектами.

PMBOK®

Акроним PMBOK® расшифровывается как Project Management Body Of Knowledge (свод знаний по управлению проектами). Этот подход, широко применяемый в США, сосредоточен на общей методологии управления проектами, включая такие навыки, как бюджетирование и управление ресурсами в процессе исполнения проекта.

PRINCE2®

Акроним PRINCE2® расшифровывается как PRojects IN Controlled Environments (проекты в контролируемых средах). Этот метод широко используется в Великобритании и других англоязычных странах. С помощью PRINCE2® можно четко определить роли и ответственности участников проекта, поддерживать открытую коммуникацию, управлять рисками проекта и определять базовую стоимость проекта.

Agile Project Management

Agile Project Management (гибкое управление проектами) — это еще один широко используемый метод, который часто применяется в сложных и динамично изменяющихся средах. Он позволяет гибко адаптироваться к изменяющимся потребностям и требованиям, делая его особенно эффективным для таких проектов.

Метод канбан

Канбан — это широко распространенный подход к управлению проектами, который заключается в управлении работой с помощью визуальных досок и карточек. Доски Канбан используются в agile-командах и scrum-командах.

Бережливое производство

Бережливое производство было разработано с целью оптимизации производственных процессов и со временем стало очень важной методологией управления проектами.

Метод критического пути (CPM)

Метод критического пути — это метод планирования проектов, который позволяет руководителям оценить продолжительность проекта, связи между задачами и выявить наиболее критические и уязвимые этапы работ.

Метод критической цепи (CCPM)

Метод критической цепи (CCPM) — это метод управления проектами, основанный на теории ограничений и использующий управление ресурсами в качестве основного способа эффективного выполнения проектов.

Полезные знания для управления проектами

Существует множество инструментов, методик и процессов, которые могут помочь вам более эффективно управлять проектами. Давайте рассмотрим наиболее популярных из них.

Основы управления проектами

При создании нового проекта необходимо учитывать множество различных факторов: выгоды, риски, бюджет и цели. В наших статьях вы узнаете, как правильно построить фундамент проекта и тщательно рассмотреть его с различных точек зрения перед началом работы:

Планирование

Возможно, в ходе проекта вам придется управлять несколькими людьми, работающими над различными задачами. Наши статьи по планированию помогут вам разработать планы выполнения задач, чтобы они осуществлялись без проблем и в заданные сроки:

  • План действий (Action plans). Используйте план действий для небольших проектов, чтобы не забыть о важных шагах или задачах.
  • Анализ разрывов. Анализ разрывов помогает определить, что необходимо сделать для достижения целей проекта.
  • Диаграммы Ганта. Диаграмма поможет спланировать средние и крупные проекты, чтобы завершить их наиболее эффективным способом.

Управление объемом работ

Если вы уже руководили проектами, то знаете, что они могут быстро выйти из-под контроля, поскольку люди могут добавлять больше новых требований. Именно поэтому умение управлять объемом проекта очень важный навык. В наших статьях вы узнаете, как держать проект в центре внимания:

  • Анализ бизнес-требований. В этой статье рассказывается о том, как точно определить, какую работу вы должны выполнить.
  • Метод MoSCoW. Согласование с заинтересованными сторонами планов в рамках проекта.
  • Контроль объемов работ. Контроль объемов работ один из важнейших навыков управления проектами, поскольку он не позволяет людям вносить слишком много изменений и дополнений в ходе проекта, что может серьезно нарушить его график.

Обеспечение поддержки ваших проектов

Для реализации проекта может потребоваться поддержка многих заинтересованных сторон, например, вашего начальника, коллег, руководства компании, клиентов или ключевых поставщиков. В наших статьях вы можете узнать, как подать свою идею и заручиться поддержкой:

  • Анализ заинтересованных сторон. Узнайте, как определить ключевых заинтересованных сторон, которых необходимо привлечь на свою сторону, и выбрать наиболее эффективный подход для взаимодействия с ними.
  • Матрица распределения ответственности. С помощью этого инструмента можно распределить ответственность между сотрудниками на основные задачи.
  • Проверка состояния проекта. Проведение проверки состояния проекта дает вам полную картину хода его выполнения и помогает уточнить, как различные заинтересованные стороны оценивают его успех.

Коммуникация в проекте

Проекты зависят от хорошей коммуникации. Наши статьи о коммуникациях в проектах помогут вам сделать это эффективно:

  • Панели мониторинга проекта. Этот простой инструмент позволяет быстро и легко информировать о ходе проекта.
  • Отчеты об этапах (вехах) проекта. Позволяет следить за ходом выполнения проекта, оценивая его состояние на важных этапах.
  • Эффективное проведение “летучек”. Во время “летучки” каждый сотрудник анализирует свои достижения за предыдущий день, намечает планы на текущий день и выявляет помехи на пути решения поставленных задач. Они помогают мотивировать членов команды и поддерживать успех.

Улучшение и анализ проекта

В наших статьях рассказывается о том, как анализировать ход выполнения проекта, чтобы постоянно совершенствовать его: