Любые новые действия, продукты или проекты создаются в ответ на потребности бизнеса. Тем не менее, мы часто оказываемся в ситуациях, когда несмотря на огромные затраты времени и ресурсов, прослеживается несоответствие результата разработок реальным потребностям клиентов.
Жаловалась ли когда-нибудь клиентка на то, что ей доставили не то, что она заказала? Изменил ли кто-нибудь из заинтересованных лиц свое мнение о результатах, когда вы были на полпути к завершению проекта? Встречались ли вы с противоречивыми требованиями от нескольких клиентов? И выдвигались ли вам когда-нибудь новые требования сразу после того, как создание продукта было фактически завершено?
Целенаправленный и подробный анализ бизнес-требований может помочь избежать подобных проблем. Это процесс обнаружения, анализа, определения и документирования требований, связанных с конкретной бизнес-целью. И с его помощью вы четко и точно определяете масштаб проекта, чтобы оценить сроки и ресурсы, необходимые для его завершения.
Помните, чтобы получить ожидаемый результат, нужно точно определить его — достичь этой цели поможет глубокий анализ бизнес-требований. Иными словами, чтобы лучше понять бизнес-потребности, нужно разделить их на подробные, конкретные требования, которые всех устраивают. Более того, обычно гораздо быстрее и дешевле устранить проблему или недоразумение на этапе анализа, чем при поставке "готового продукта".
Во многих компаниях уже разработаны свои процедуры и методологии для проведения анализа бизнес-требований, которые оптимизированы для использования в данной организации или отрасли. Если таковые существуют, используйте их! Тем не менее, будет полезно учесть и информацию, которую мы расскажем вам далее.
Как определить бизнес-требования
Руководство по проведению анализа бизнес-требований состоит из пяти этапов.
1. Определение ключевых заинтересованных сторон
Определите ключевых людей, которые будут затронуты проектом. Сначала уточните, кто именно спонсирует проект. Им может быть внутренний или внешний клиент. В любом случае важно знать, за кем решающее слово в отношении того, что будет включено в рамки проекта, а что нет.
Затем определите, кто будет использовать данное решение, продукт или услугу, то есть ваших конечных пользователей. Поскольку ваш проект предназначен для удовлетворения их потребностей, необходимо учитывать их пожелания.
Убедитесь, что вы составили полный список заинтересованных сторон: помните, что все конечные потребители продукта или услуги могут находиться в одном подразделении или отделе, или же они могут быть распределены по разным отделам или уровням вашей организации. Наша статья об анализе заинтересованных сторон поможет вам определить их.
2. Учет требований заинтересованных сторон
Узнайте требования всех ключевых заинтересованных сторон к новым продуктам или услугам. Каковы их ожидания и пожелания?
Помните, что каждый человек рассматривает проект со своей индивидуальной точки зрения. Вы должны принять эти различные точки зрения и собрать соответствующие требования, чтобы составить полную картину результата проекта.
Общаясь с заинтересованными сторонами, четко представляйте, в чем заключается основной объем проекта, и проводите свои обсуждения в рамках этого. В противном случае у конечных пользователей может возникнуть соблазн внести все виды функциональности, которые ваш проект и не предполагал предоставлять. Если пользователи будут подразумевать такие требования, они будут разочарованы, не обнаружив их реализации в окончательном продукте.
Для понимания и учета этих требований можно использовать четыре следующих метода.
- Метод 1. Общение с заинтересованными сторонами
Проведите личную беседу с каждым заинтересованным лицом или конечным пользователем. Это позволяет понять конкретные взгляды и потребности каждого из них.
- Метод 2. Использование групповых семинаров или фокус-групп
Они помогут вам понять, как происходит обмен информацией между различными подразделениями или отделами, и обеспечить бесперебойное управление передачей данных.
Во время групповых семинаров и фокус-групп задавайте вопрос "Почему?" для каждого требования. Это поможет устранить неприемлемые или излишние требования и составить список наиболее важных задач.
- Метод 3. «Варианты использования»
Этот метод-сценарий позволяет вам шаг за шагом пройти через всю систему или процесс в качестве пользователя, а также понять, как будет работать система или сервис. Это очень удобный метод сбора информации о функциональных требованиях, но вам может потребоваться несколько "вариантов использования", чтобы оценить функциональность всей системы.
Возможно уже существуют варианты использования аналогичных систем или служб. Их можно взять в качестве отправной точки для разработки собственного варианта использования.
- Метод 4. Создание прототипов
Создайте макет или модель системы или продукта, чтобы пользователи получили представление о том, как будет выглядеть конечный результат. С помощью прототипа пользователи смогут получить ответы на свои вопросы относительно практического применения, а также выявить любые несоответствия и проблемы.
Вы можете использовать любые из вышеперечисленных методов для сбора максимального количества требований. Например, получив после проведения интервью полный список требований, вы сможете создать прототип системы или продукта.
3. Классификация требований
Чтобы упростить анализ, сгруппируйте требования по следующим четырем категориям:
- Функциональные требования — определяют, как продукт/услуга/решение должны функционировать с точки зрения конечного пользователя. Они описывают характеристики и функции, с которыми потребитель будет взаимодействовать непосредственно.
- Эксплуатационные требования — определяют операции, которые должны выполняться в фоновом режиме, чтобы продукт или процесс функционировали в течение определенного периода времени.
- Технические требования — определяют технические вопросы, которые необходимо учитывать для успешного внедрения процесса или создания продукта.
- Переходные требования — это шаги, необходимые для бесперебойного внедрения нового продукта или процесса.
4. Интерпретация и регистрация требований
После того как вы собрали и классифицировали все требования, определите, какие из них реально достижимы и как система или продукт могут им соответствовать.
Чтобы интерпретировать требования, выполните следующие действия:
- Точно определите требования. Убедитесь, что требования отвечают следующим условиям:
- Не подразумевают двусмысленности и не расплывчаты.
- Четко сформулированы.
- Достаточно подробны (перерасходы и проблемы проекта обычно возникают из-за появления неизвестных факторов, которые не были идентифицированы или достаточно хорошо проанализированы).
- Связаны с потребностями бизнеса.
- Точно определяют рабочую систему или дизайн продукта.
- Определите приоритеты требований. Хотя все требования важны, некоторые из них имеют приоритет над остальными, а бюджеты обычно ограничены. Поэтому определите, какие требования относятся к действительно важным, а какие к «дополнительным».
- Проанализируйте влияние изменений. Проведите импакт-анализ, чтобы убедиться в полном понимании последствий, которые ваш проект будет иметь для существующих процессов, продуктов и людей.
- Разрешите конфликты. Обсудите с ключевыми заинтересованными сторонами и разрешите любые конфликты требований. Для этого может пригодиться анализ сценариев, поскольку он позволит всем вовлеченным лицам понять, как предлагаемый проект будет работать в различных возможных «будущих ипостасях».
- Проанализируйте исполнимость. Определите, насколько надежным и доступным в использовании будет новый продукт или система. Детальный анализ может помочь выявить любые серьезные проблемы.
По окончании анализа представьте свои ключевые выводы и подробный отчет о потребностях бизнеса в письменном виде.
Распространите этот документ с указанием реалистичного срока завершения проекта среди ключевых заинтересованных сторон, конечных пользователей и групп разработчиков, чтобы получить обратную связь. Этот отчет будет способствовать разрешению любых затянувшихся конфликтов заинтересованных сторон и может стать частью «контракта» или соглашения между вами и всеми заинтересованными сторонами.
5. Получение официального подтверждения
Наконец, получите подписанное ключевыми заинтересованными сторонами или представителями их групп соглашение, в котором отмечено, что представленные требования точно отражают их потребности. Это официальное обязательство сыграет важную роль в обеспечении того, чтобы в дальнейшем не пострадать от «расползания масштаба проекта».