Термином «управление изменениями» пользуются все, кому не лень. Его можно сделать козлом отпущения за провал: «Эта инициатива не сработала, потому что мы недостаточно сосредоточились на управлении изменениями». И его часто используют в качестве общего руководства для проектных мероприятий, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными: «Когда мы начнем внедрять новый процесс, не будем забывать об управлении изменениями».
Но что же это такое на самом деле?
Управление изменениями в компании
Управление изменениями — это структурированный подход, обеспечивающий тщательное и плавное внедрение изменений, чтобы в результате получить долгосрочные выгоды.
Основное внимание уделяется более широкому воздействию изменений, особенно на человеческий фактор, и на то, как отдельные люди и команды участвуют в переходе от текущей ситуации к новой. Изменение, о котором идет речь, может варьироваться от простого пересмотра процесса до серьезных реформ в политике или стратегии компании, позволяющих полностью реализовать ее потенциал.
Теории об изменениях в организациях опираются на многие дисциплины, от психологии и поведенческих наук до инженерии и системного мышления. Основополагающий принцип заключается в том, что изменения не происходят в узком диапазоне — они затрагивают всю структуру (систему) компании и всех относящихся к ней людей.
Поэтому для успешного управления изменениями необходимо принимать во внимание их широкомасштабные результаты. Помимо рассмотрения явных последствий, важно учитывать конкретное влияние на тех, кого это коснулось, и их признание обновленных моделей работы и поведения. Для более подробного описания личного и организационного процесса изменений есть полезная модель — кривая перемен.
Таким образом, управление изменениями — очень широкая область, и подходы к ней могут сильно различаться в разных организациях и от проекта к проекту. Многие организации и консультанты придерживаются формальных методологий управления изменениями, содержащих наборы инструментов, контрольные списки и общие планы того, что необходимо сделать для достижения успеха.
Когда перед вами стоит задача «управления изменениями» (независимо от того, придерживаетесь вы определенного подхода к управлению изменениями или нет), первый вопрос, который следует рассмотреть, — что на самом деле означает управление изменениями в вашей ситуации. Управление изменениями фокусируется на людях и направлено на обеспечение тщательного, плавного и долговременного внедрения преобразований. И чтобы понять, в чем именно это будет выражаться для вас, необходимо копнуть глубже, чтобы определить свои конкретные цели управления изменениями.
Как правило, к ним относятся:
1. Спонсорство: обеспечение активного спонсорства изменений на высшем руководящем уровне организации и привлечение этого спонсорства для достижения желаемых результатов.
2. Поддержка: получение прямой или косвенной поддержки для проведения изменений от заинтересованных лиц.
3. Вовлечение: привлечение нужных людей к разработке и внедрению изменений, чтобы оценить правильность планируемых реформ.
4. Воздействие: оценка и анализ влияния изменений на людей.
5. Коммуникация: информирование всех причастных к изменениям лиц.
6. Подготовка: адаптация людей к изменениям, предоставление им необходимой информации, обучения и помощи.
Распределение ответственности
Когда вы определяете цели и виды деятельности, очень важно координировать свои действия с другими сотрудниками: руководителями проектов, бизнес-менеджерами и отделом кадров. Возникает вопрос: «Кто будет нести ответственность?» Например, кто отвечает за выявление агентов изменений? Определение плана переподготовки? Изменение должностных инструкций и трудовых договоров? И так далее.
Поскольку все изменения индивидуальны, обязанности будут зависеть от организации мероприятий по изменениям и проекта. Только когда вы поймете, кто несет ответственность и как все будет происходить в вашей ситуации, что входит в ваши обязанности и как работать с другими людьми, чтобы изменения прошли успешно.
Мероприятия по управлению изменениями
После того как вы рассмотрели цели и область применения управления изменениями, также необходимо сосредоточиться на конкретных задачах. Опять же, спектр возможных действий очень широк. Вам нужно разработать мероприятия, наилучшим образом помогающие справиться с поставленной задачей согласно заданным целям и масштабам и согласующиеся с деятельностью и обязанностями различных людей и другими проектами.
Суть процесса состоит в том, чтобы определить задачи, которые дадут изменениям наибольшие шансы на успех.
Исходя из этого, мероприятия, связанные с управлением изменениями, могут включать в себя:
- обеспечение четкого изложения причин изменений и помощь спонсору в информировании персонала;
- определение «агентов изменений» и других людей, которых необходимо вовлечь в конкретные мероприятия по изменению, такие как проектирование, тестирование и решение проблем, и которые затем смогут выступать в качестве проводников изменений;
- оценку всех заинтересованных сторон и определение характера необходимых спонсорства, участия и коммуникаций;
- планирование участия и проектной деятельности спонсора (спонсоров) изменений;
- планирование проведения отчетов об изменениях, а также организацию коммуникации;
- оценку влияния изменений на людей и структуру компании;
- планирование мероприятий, необходимых для обработки последствий изменений;
- доведение до вовлеченных и затронутых изменениями людей сведений о необходимости изменений;
- обеспечение помощи и поддержки участвующих или затронутых изменениями людей в периоды становления и неопределенности;
- оценку и планирование реализации потребностей в обучении, обусловленных изменениями;
- определение и согласование показателей успеха изменений, а также обеспечение их регулярной оценки и отчетности.
Помните, что это всего лишь некоторые стандартные действия по управлению изменениями. В каждой конкретной ситуации могут потребоваться иные. Точно так же некоторые из вышеперечисленных мероприятий могут не входить в вашу компетенцию, поэтому тщательно планируйте и координируйте их с другими участниками процесса.
Способы управления изменениями
Итак, с чего следует начинать? Ниже описаны некоторые инструменты и методы, которые могут помочь.
Понимание изменений
- Кривая перемен — общепринятая модель, которая отображает этапы личного перехода, связанные с большинством организационных изменений. Она поможет понять, как люди будут реагировать на изменения и как спланировать их поддержку на протяжении всего процесса.
- Модель управления изменениями Левина описывает, как часто приходится «ломать» текущее положение вещей, чтобы вносить улучшения, используя концепцию «размораживание — изменение — замораживание». Она объясняет, что вам нужно делать на каждом этапе для поддержки всех участвующих в процессе изменений.
- Модель управления изменениями Бекхарда и Харриса (Beckhard and Harris' Change Equation) показывает, что успешное проведение личностных изменений возможно в том случае, если набор факторов, подталкивающих человека к изменениям, будет сильнее сопротивления этим изменениям.
Планирование изменений
- Импакт-анализ — метод, предназначенный для выявления «неожиданных» негативных последствий изменений для организации.
- Модель изменений Берка-Литвина поможет вам комплексно проработать последствия изменений с помощью 12 элементов организационного дизайна.
- Модель Маккинcи "7S" в чем-то схожа с моделью Берка-Литвина; этот хорошо известный инструмент помогает понять взаимосвязь между семью «жесткими» и «мягкими» аспектами организации.
- Бриллиант Левитта тоже напоминает модели Маккинси 7S и Берка-Литвина, но позволяет проанализировать влияние предлагаемых изменений на взаимосвязанные элементы задач, людей, структуры и технологии в любой организации.
- Организационное проектирование — хотя каждая организация уникальна, существует несколько общих структур, описанных в этой статье; также в ней обсуждаются моменты, которые необходимо учитывать при выборе организационной структуры для вашей ситуации.
- Диаграммы SIPOC — комплексный инструмент для проверки влияния предлагаемых изменений на ваших поставщиков и клиентов, на ваши ресурсы, процессы и результаты.
Внедрение изменений
- 8-ступенчатая модель изменений Коттера — основной набор действий по управлению изменениями, которые необходимо выполнить, чтобы добиться изменений и сохранить их в долгосрочной перспективе.
- Оценка потребностей в обучении (TNA) — структурированный способ гарантировать, что нужные люди получат нужное обучение в нужное время, поскольку проекты изменений почти всегда требуют развития, и чтобы люди приобретали новые навыки.
Осуществлять изменения непросто и они могут потерпеть неудачу. Знание того, чего не следует делать, так же важно, как и знание того, что нужно делать!
Информирование об изменениях
- Анализ заинтересованных сторон — формальный метод определения, расстановки приоритетов и понимания сторон, заинтересованных в вашем проекте. Управление заинтересованными сторонами — процесс планирования ваших коммуникаций с заинтересованными сторонами, гарантирующий передачу нужным людям нужного сообщения в нужное время, чтобы получить поддержку, необходимую вашему проекту.
- Заявления о миссии и видении — хорошо структурированный способ помочь донести до окружающих результаты изменений и мотивировать заинтересованные стороны вдохновляющим видением общего будущего.