Вам когда-нибудь приходили в голову мысли, что, похоже, в вашей организации "правая рука не знает, что делает левая"? Скорее всего, так оно и есть: несмотря на все усилия, которые мы прилагаем для оптимизации бизнес-процессов и выравнивания структур, все еще существует огромное количество процедур, в которых задействовано более одного отдела или команды. К этому относятся: связи, коммуникации и передача данных между различными группами людей. Всё это увеличивает риск недочетов в работе, неэффективности и дублирования, что снижает производительность или увеличивает затраты.
Даже хорошо продуманные процессы и взаимодействия подвержены риску неэффективности. Это факт человеческой природы; и поэтому это то, чем нужно управлять. Имея формальный метод идентификации и интеграции процессов между отделами и командами, вы можете гарантировать, что связи, коммуникации и передачи данных будут хорошо продуманы и управляемы. Один из таких подходов применяет диаграмма “плавательные дорожки”, также известная как “диаграмма Раммлера-Браше”.
Диаграммы плавательных дорожек были предложены Гэри Раммлером и Аланом Браше в их книге "Совершенствование процессов" (1990). Этот метод построения диаграмм позволяет быстро и легко строить графики и отслеживать операции и, в частности, взаимосвязи между процессами, отделами и командами.
Как и в других способах построения диаграмм процессов, с помощью метода Раммлера-Браше вы линейно отображаете операции в виде серии задач по всей странице. Линии и стрелки между задачами показывают поток информации, товаров или незавершенного производства, а также представляют собой изменения в ответственности.
Отличительной чертой диаграммы Раммлера-Браше является использование "плавательных дорожек", то есть горизонтальных рядов по всей странице схемы. Представьте себе соревнования по плаванию, где у каждого участника есть своя дорожка: в этом методе построения диаграмм каждая "дорожка для плавания" может принадлежать отдельному лицу, команде, отделу или любой другой структуре по вашему выбору.
Диаграммы операций, в целом, отличный инструмент, помогающий выявить недостатки и неэффективность в работе. Дополнительное преимущество подхода Раммлера-Браше в том, что он фокусируется на взаимосвязях с высоким риском между отделами и командами и помогает вам более четко выявлять проблемы и опасности, связанные с ними.
Пример
Вот простой пример производства: корпорация АБВ производит втулки. Втулки изготавливаются из трех кусков металла, два из которых свариваются вместе, а затем соединяются с третьим.
Посмотрите на рисунок 1 – текущую схему для корпорации АБВ, показывающую, как в настоящее время выглядит схема плавательных дорожек для производственного процесса.
Совершенствование процесса
Как только схема будет завершена, вы увидите, кто за что отвечает, а также легко выявите потенциальные недостатки. Техника построения диаграмм помогает вам разбить операции на части, чтобы вы могли определить узкие места, излишки и другие причины неэффективности, и таким образом приступить к совершенствованию своего бизнес-процесса.
Например, если вы посмотрите на производственный процесс втулок, то обнаружите потенциальную избыточность при проверке сырья. Если бы получатель проверял сырье перед отправкой сварщику или столяру, то оба этих рабочих могли бы сосредоточиться на своей основной деятельности: сварке и изготовлении.
Создание и использование диаграмм Раммлера-Браше
Первый шаг на пути к выявлению неэффективности и внесению улучшений — разделение процессов вашей компании на управляемые части. Если бы вы попытались взглянуть на общую картину и все детали сразу, вы были бы перегружены. Поэтому, прежде чем вы начнете, важно уточнить, чего вы пытаетесь достичь с помощью метода Раммлера-Браше, и таким образом определить правильные области фокусировки и уровень деталей.
Если вам необходимо найти стратегические недостатки, то детальный анализ каждого процесса становится ненужным и трудоемким. Здесь вы можете назначить каждую основную функциональную зону “плавательной дорожке” и посмотреть на развязки внутри и между ними. Это поможет вам выявить несоответствия между функциональными областями бизнеса.
При диагностировании неэффективности в своем процессе рекрутинга, посмотрите на конкретные должности, отделы и, возможно, распределите по “плавательным дорожкам” некоторых ключевых сотрудников.
Для комплексного подхода вы можете начать с анализа бизнес-процессов с использованием диаграммы более высокого уровня, чем плавательные дорожки. Затем, как только вы определили области, на которых вам нужно сосредоточиться, вы можете детализировать их, используя метод дорожек.
Шаг 1. Определите, чего вы хотите достичь.
- Какой бизнес-процесс вы хотите проанализировать?
- Является ли он оперативным, стратегическим, функциональным и т.д.?
- Какие подразделения компании задействованы и с каким уровнем детализации вы хотите рассмотреть их, чтобы выявить неэффективность?
Шаг 2. Проясните процессы, на которых вы фокусируетесь.
Для этой цели процесс определяется как серия задач, имеющих конкретный конечный результат, таких как найм сотрудника, производство продукта, привлечение нового клиента. Каков конечный результат для каждого процесса, который вы анализируете?
Шаг 3. Определите всех участников процессов, которые вы анализируете.
К ним относятся все подразделения компании, участвующие в процессах, и все, кто вносит вклад или получает от него результаты. В зависимости от выбранного вами уровня детализации это могут быть отделы, команды или отдельные люди; или даже компьютерная система, которая выполняет определенные части операции.
- Какие подразделения компании участвуют?
- Откуда берутся исходные данные для процесса?
- Кто получает результаты процесса?
Шаг 4. Время приступить к созданию диаграммы.
Перечислите участников в крайнем левом столбце диаграммы. Распределите каждого из этих участников по горизонтальной полосе (плавающей линии). Советуем распределять дорожки для плавания последовательно, причем первая колонка назначается участнику, который первым вводит данные (для процессов, ориентированных на клиента, это часто будет сам клиент).
Шаг 5. Перечислите действия, необходимые на каждом этапе процесса.
Выполняйте процесс последовательно. Помните, что вы наносите на диаграмму то, как процесс выполняется в настоящее время, а не как, по вашему мнению, должно быть. Ключ к созданию полезной диаграммы заключается в том, чтобы сделать ее как можно более простой. Старайтесь не включать слишком много обратных циклов (если только вы не фокусируетесь на исключениях) и продолжайте продвижение процесса вперед.
Шаг 6. Проанализируйте диаграмму на наличие потенциальных областей улучшения.
- Отсутствуют ли какие-либо пробелы или шаги?
- Есть ли дублирование?
- Существуют ли совпадения, когда несколько человек или команд выполняют одну и ту же задачу или вид деятельности?
- Есть ли виды деятельности, которые не приносят никакой пользы?
После того как вы определили потенциальные области для улучшения, следующий шаг — решить, как устранить проблемы и внести изменения. Диаграммы Раммлера-Браше также могут быть использованы на этом этапе для отображения предлагаемых изменений процесса. Как и в случае любых предлагаемых изменений в компании, необходимо проанализировать все “за” и “против”, и любые последующие изменения должны быть тщательно спланированы.
Например, если вы рассматриваете возможность устранения дублирующих процессов, вы должны сначала посмотреть, существует ли обоснованная необходимость, а также каковы будут последствия: дублирующий процесс может существовать "законно" для обеспечения, например, надлежащего финансового контроля или контроля безопасности (такие методы, как мозговой штурм и импакт-анализ, могут помочь вам продумать последствия изменений).