Можете ли вы представить себе длительную поездку на автомобиле в незнакомое место без карты или навигационной системы? Вы почти уверены, что вам нужно сделать несколько поворотов здесь и там, но вы понятия не имеете, когда и где, или сколько времени потребуется, чтобы добраться туда. В конце концов вы можете добраться до пункта назначения, но рискуете заблудиться и почувствовать огромную усталость от дороги.

По сути, управлять автомобилем, не имея ни малейшего представления о том, как добраться до цели поездки, равносильно работе над проектом без графика. Независимо от размера или масштаба вашего проекта, график — ключевая часть управления проектом. В нем указано, когда нужно произвести каждое действие, какие из действий выполнены и в какой последовательности необходимо их завершать.

Для водителей разработаны довольно точные навигационные инструменты, но с планированием дело обстоит иначе — это далеко не точный процесс. Это отчасти оценка, отчасти прогноз и отчасти «обоснованное предположение».

Из-за неопределенности график регулярно пересматривается и часто корректируется в процессе выполнения проекта. Он уточняется по мере продвижения проекта, возникновения изменений, появления и исчезновения одних рисков и выявления других. График по существу превращает проект из видения в план, основанный на сроках.

Составление графика также помогает в следующих организационных вопросах:

  • Он обеспечивает основу для мониторинга и контроля проектной деятельности.
  • Он помогает определить, как наилучшим образом распределить ресурсы, чтобы достичь цели проекта.
  • Он помогает оценить влияние временных задержек на проект.
  • Он помогает выявить источник избыточных ресурсов, которые можно выделить на другие проекты.
  • Он служит основой для отслеживания хода выполнения проекта.

Учитывая приведенные выше тезисы, как лучше всего составить точный и эффективный график для проекта?

Существует множество инструментов для разработки графика — от относительно простого процесса планирования действий для небольших проектов до диаграмм Ганта и сетевого анализа для крупных проектов. Здесь будут описаны ключевые инструменты, которые вам понадобятся для разработки графика.

Исходные данные для графика

Для создания графика проекта вам потребуется несколько типов входных данных:

  • Личные и проектные расписания. Понимание рабочих дней, смен и доступности ресурсов имеет решающее значение для составления графика проекта.
  • Описание масштаба проекта. Исходя из этого, можно определить ключевые даты начала и окончания, основные допущения, лежащие в основе плана, а также ключевые ограничения. Кроме того, сюда можно включить ожидания заинтересованных сторон, которые во многом могут определять этапы проекта.
  • Риски проекта. Вы должны понимать их, чтобы запланировать достаточное количество дополнительного времени для устранения выявленных рисков, а также работы с ранее неустановленными (риски определяются с помощью тщательного анализа рисков).
  • Списки мероприятий и потребности в ресурсах. Опять же, важно определить существуют ли иные ограничения, которые следует учесть при разработке графика. Понимание имеющихся у вас ресурсов и опыта, а также расписание отпусков персонала компании будут влиять на график.

Руководитель проекта должен быть осведомлен о крайних сроках и проблемах с доступностью ресурсов, которые могут заметно повлиять на график работ.

Инструменты планирования

Ниже перечислены некоторые инструменты и методы для объединения исходных данных для разработки графика:

  • Сетевой анализ графика — графическое представление мероприятий проекта, времени, необходимого для их завершения, и последовательности, в которой они должны быть выполнены. Проведение такого анализа обычно осуществляется с помощью методик управления проектами, в частности, диаграмм Ганта и диаграмм PERT.
  • Анализ критического пути — это процесс рассмотрения всех действий, которые необходимо выполнить, и расчета «оптимального пути» — или критического пути — для завершения проекта за минимальное время. Этот метод вычисляет самые ранние и самые поздние возможные сроки начала и окончания работ по проекту и оценивает зависимости между ними, чтобы составить расписание критических операций и дат.
  • Уплотнение графика — этот инструмент помогает сократить общую продолжительность проекта за счет уменьшения времени, отведенного на определенные действия, чтобы соблюсти временные ограничения и при этом сохранить первоначальный масштаб проекта. Здесь доступны два метода:
  • Сжатие (Crashing) — выделение большего количества ресурсов для выполнения действия, тем самым сокращая время, необходимое для его завершения. Этот метод основан на предположении, что сэкономленное время компенсирует дополнительные затраты ресурсов.
  • Быстрый проход (Fast-Tracking) — включает в себя реорганизацию действий, обеспечивающую параллельную работу. Это означает, что ряд действий, обычно последовательных, теперь выполняется одновременно. Однако имейте в виду, что такой подход увеличивает риск что-то упустить или не учесть изменения.

Использование этапов проекта

Одна из главных причин «перегрузки» проектов заключается в том, что «шлифовка» и исправление ошибок занимают гораздо больше времени, чем предполагалось. Таким образом, проекты могут быть «завершенными на 80%» 80% времени! Что еще хуже, может казаться, что эти проекты выполняются по графику, пока внезапно не наступит их радикальная перегрузка.

Чтобы избежать такой ситуации, разбивайте проекты на отдельные этапы; в конце каждого этапа вы должны получить завершенный, не нуждающийся в доработках результат. Следовательно, проблемы с качеством выполнения работ могут быть выявлены на ранней стадии и устранены до того, как они поставят график проекта под угрозу срыва.

Обзор проекта

После составления базового графика вам необходимо оценить его, чтобы убедиться, что время, выделенное для каждого действия, соответствует предоставленным ресурсам. Для этого обычно используются следующие инструменты:

  • Анализ «что, если» сравнивает и измеряет влияние различных сценариев на проект. Вы используете моделирование для определения последствий различных неблагоприятных или негативных допущений, таких как нехватка ресурсов или задержки в других областях проекта. Затем можно измерить и спланировать риски, связанные с этими сценариями.
  • Выравнивание ресурсов — изменение последовательности действий, чтобы учесть возможность недоступности ресурсов и убедиться, что на ресурсы не будет чрезмерного спроса в какой-то момент. Если количество ресурсов ограничено, то вы изменяете время выполнения действий таким образом, чтобы обеспечить достаточным количеством ресурсов наиболее важные мероприятия.
  • Метод критической цепи также учитывает доступность ресурсов. Вы планируете мероприятия, используя самые поздние из возможных дат их начала и окончания. Это добавляет дополнительное время между действиями, которое затем можно использовать для компенсации сбоев в работе.
  • Множители риска. Риск неизбежен, поэтому вам нужно подготовиться к его воздействию. Можно предусмотреть дополнительное время для мероприятий с высоким риском или добавить временной множитель к определенным задачам или ресурсам, чтобы компенсировать чрезмерно оптимистичную оценку времени.

После того, как первоначальный график составлен и скорректирован, ознакомьте с ним всех членов команды. Не забудьте и о непосредственных исполнителях работ — их идеи и предположения, скорее всего, будут наиболее точными и актуальными.