Вы готовы приступить к совершенствованию своих систем. Вы хотите повысить качество и прибыльность за счет сокращения ошибок и лишних трат. Но с чего начать? И как удостовериться, что процесс дает клиентам то, что они хотят, с самого начала?

Первый шаг — это точно выяснить, где вы сейчас находитесь. Затем вы можете создать точную "дорожную карту", чтобы добраться от вашей текущей позиции до желаемой точки.

Диаграммы SIPOC предоставляют простой способ обрисовать картину "до", чтобы вы могли сравнить ее с картиной "после". SIPOC, родом из методологии управления качеством "Шесть сигм", включает в себя:

  • Suppliers — поставщиков,
  • Inputs — вклады,
  • Processes — процессы,
  • Outputs — результаты и
  • Customers — клиентов.

Методология Шесть сигм обеспечивает основу для внесения изменений контролируемым и эффективным способом. SIPOC — часть фазы "Измерения" основной последовательности DMAIC из методологии шести сигм (Define — определить, Measure — измерить, Analyze — проанализировать, Improve — улучшить, Control — проконтролировать).

Более того, диаграммы SIPOC гарантируют, что ваши новые процессы дадут правильные результаты с самого начала. Гораздо лучше потратить время на качественную подготовку заранее, чем с энтузиазмом бросаться в процесс изменений, только чтобы обнаружить, что поставщики и клиенты возмущаются, потому что вы не до конца поняли их потребности и требования!

Что показывает диаграмма SIPOC?

Полная диаграмма SIPOC обеспечивает представление текущего процесса "как есть", в том виде, в каком он существует сегодня. В ней четко определены все элементы, влияющие на процесс, так что всем им можно уделить должное внимание при рассмотрении процесса. Потратив время на их выявление, вы сможете убедиться, что полностью понимаете текущую позицию: кто и что вовлечено в процесс, кто и каким образом получает выгоду.

Пример:

Программный офис отвечает за подготовку еженедельного отчета, который показывает статус каждого проекта в портфеле программы, для менеджера программы и других ключевых заинтересованных сторон. Это делается путем сопоставления отчетов руководителей проектов и извлечения данных из системы учета.

Как использовать инструмент

Шаг 1: Перечислите основные элементы процесса

При построении диаграммы SIPOC начинайте с середины, с общего процесса, который вы изучаете, потому что это та часть, над которой вы имеете наибольший контроль.

Определите основные этапы вашего текущего процесса. Проще говоря, как ваш процесс принимает входные данные или ресурсы и превращает их в результаты? Составьте блок-схему.

В нашем примере:

  • Сбор отчетов о ходе выполнения каждого проекта от руководителей проектов.
  • Извлечение данных о расходах по проекту и бюджете из системы учета.
  • Сведение данных в таблицу мониторинга и форматирование.
  • Отправка по электронной почте.

Шаг 2: Опишите результаты

Каковы результаты, которые получаются в течение этого процесса? Какие продукты создает ваш процесс? Работайте со своей командой, чтобы составить список всего, что производит ваш процесс на пути к вашему клиенту.

В нашем примере:

Таблица мониторинга программы, использующая цвета для определения результатов, соответствия финансовым прогнозам, соблюдения графика и общего статуса для каждого проекта и для программы.

Шаг 3: Определите клиентов

Кто является внутренними и внешними клиентами, которые получают и используют ваши результаты? Проведите мозговой штурм по этим вопросам и сверьте результат со списком клиентов, возможно, извлеченным из вашей системы учета.

В нашем примере:

Руководитель программы и руководящая группа.

Шаг 4: Обозначьте входные ресурсы

Какие входные данные или сырье необходимы для выполнения процесса? Они могут включать людей, а также информацию, необходимые условия и материалы.

В нашем примере:

  • Отчеты о ходе работ от руководителей проектов.
  • Бюджеты проектов.
  • Текущие расходы по каждому проекту.

Шаг 5: Составьте список поставщиков

Кто поставщики ваших материалов? Вы определили необходимые ресурсы, теперь определите, откуда они берутся. Подумайте о том, чтобы сверить свой анализ, например, с вашей системой учета, чтобы убедиться, что ваш список полон.

В нашем примере:

  • Руководители программ.
  • Бухгалтерский персонал.
  • Ассистент в программном офисе, который выполняет сведение и форматирование.

Предоставьте вашей команде достаточно времени для разработки диаграммы SIPOC. Для сложного процесса схема может занимать всю стену – это позволит свободно добавлять элементы, возможно, в течение нескольких дней.

Одним из важных преимуществ диаграмм SIPOC является то, что они могут дать вам возможность продумать все заранее – до того, как вы внесете изменения в процесс, – чтобы вы не упустили важные детали. Когда вы, наконец, приступите к улучшениям, вы захотите учесть все.

Когда вы убедитесь, что ваша диаграмма SIPOC настолько всеобъемлюща и полна, насколько это возможно, вы готовы начать думать о новом процессе. Отследите движение от поставщика к клиенту. Где существующий процесс работает хорошо? Где есть проблемы? Есть ли лишние траты? Есть ли возможности для улучшения этого процесса? Изучение диаграммы, скорее всего, даст вам много новых идей.

В нашем примере:

Условное форматирование может быть использовано в электронной таблице для автоматического изменения цвета статусов для каждого проекта и для программы в целом. Для более масштабного совершенствования процесса можно было бы разработать внутрикорпоративное приложение, в которое руководители проектов могли бы напрямую вводить свои отчеты и которое также было бы связано с системой учета.

Если бы приложение было доступно всем ключевым заинтересованным сторонам, они могли бы автоматически получать уведомления, как только отчет за каждую неделю будет завершен, так что программному офису больше не нужно было бы вообще что-либо делать.