Программа действий

В современном мире, где время становится все более ценным ресурсом, эффективное планирование и управление задачами — ключевые навыки для достижения успеха.

В начале своей карьеры мы осознаем, насколько полезными могут быть списки дел. Однако, когда мы становимся руководителями и берем на себя множество проектов, списки дел становятся громоздкими и сложными в управлении.

Это происходит из-за того, что для большинства из нас списки дел не представляют собой запланированные, конкретные действия. Скорее, они образуют некий сборник множества нерешенных задач. В результате можно пропустить важные задачи и встречи.

Один из инструментов, помогающий регулировать списки дел — программа действий. В этой статье мы рассмотрим, что такое программа действий, как она может помочь планировать и управлять задачами, а также как создать эффективную программу действий для достижения ваших целей.

Что такое программа действий

Программа действий — это расширенная версия списков дел. Она представляет собой структурированный подход к планированию, основанный на определении краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных целей. Они помогают не только составить список задач, но и разбить их на более мелкие шаги, определить приоритеты и установить сроки выполнения.

Хотя использование программы действий может оказаться сложным, по сравнению со списками дел, если вы будете настойчиво заниматься ее освоением в течение нескольких часов, вы можете обнаружить, что снова контролируете свою рабочую нагрузку и испытываете меньше стресса!

Как составить программу действий

Программа действий состоит из трех частей:

• Список активных задач. В нем указаны небольшие активные задачи, которые вы будете выполнять для продвижения ваших проектов.
• Список делегированных задач. Здесь показаны делегированные проекты и задачи.
• Каталог проектов. Это список всех ваших проектов, включая небольшие индивидуальные задачи, необходимые для их достижения.

Для создания программы действий выполните следующие шаги.

Шаг 1. Определите цели

Составьте подробный список нерешенных задач, вне зависимости от их приоритета, размера, или типа (личные или рабочие).

Нерешенные задачи могут скапливаться на электронной почте в папке “Входящие”, в почтовом ящике или на голосовой почте. Но помимо этого, у вас могут быть еще задачи, которые вы только задумали, проекты, которые хотели бы реализовать, или просто мысли, требующие вашего внимания. Важно записать все эти задачи в общий список, чтобы ничего не упустить.

Шаг 2. Проанализируйте список

Мысли и идеи могут приходить вам в голову в любое время, но не все из них действительно имеют для вас реальное значение и стоят вашего внимания. Подойдите к каждой задаче с аналитической точки зрения и задайте себе вопросы:

• Необходимо ли решать эту задачу для достижения моих целей или она лишняя?
• Какое влияние эта задача окажет на мою жизнь или работу, и насколько она важна в общем контексте?
• Могу ли я самостоятельно выполнить эту задачу или требуется помощь?

Исключите из списка задачи, которые не имеют реального значения или несущественны в вашей жизни.

Шаг 3. Отсортируйте задачи по проектам

Просмотрите общий список дел и определите, какие задачи можно отнести к конкретным проектам. Создайте отдельные списки для каждого проекта, дайте им названия и перечислите все соответствующие задачи, включая подзадачи. Для личных целей создайте отдельный проект.

Например, дома вы можете захотеть отремонтировать ванную комнату и перекрасить гостиную: эти действия можно включить в проект “Ремонт дома”. На работе вы можете внести свой вклад в разработку требований к новой компьютерной системе, а также провести тестирование и обучение своей команды работе с этой системой: все это входит в проект “Модернизация компьютерной системы”.

Каталог проектов находится в конце программы действий, поскольку к нему приходится обращаться только в процессе еженедельного обзора.

Шаг 4. Определите приоритеты среди задач и установите сроки выполнения

Расставьте проекты в порядке важности и значимости, например, проранжировав их от А до Я. Уделите особое внимание своим личным проектам.

Обратите внимание на проекты с наивысшим приоритетом (например, проекты, помеченные как “A”). Это будут ваши первоочередные задачи, на которых необходимо сосредоточить внимание и усилия. Сделайте план действий для каждого из этих проектов и начинайте над ними работу поочередно.

По ходу того, как вы приступаете к выполнению каждого проекта, отмечайте его прогресс. Постепенно переходите к проектам следующего уровня приоритета и так далее.

Расстановка приоритетов задачам в списке дел поможет вам эффективно использовать свое время и достигать поставленных целей. Используйте матрицу Эйзенхауэра или "правило 80/20" для эффективного управления своим списком дел. Постоянно пересматривайте и обновляйте приоритеты, чтобы быть гибкими и адаптироваться к изменениям окружающей среды.

Шаг 5. Делегируйте задачи

Программа действий может помочь выработать привычку делегировать работу. Делегирование позволяет экономить время, завершать задачи вовремя, повышать эффективность и производительность труда.

Просмотрите каталог проектов и определите задачи, которые вы можете делегировать. Запишите эти задачи под именем человека, которому вы делегировали работу, и укажите согласованные даты исполнения. Перенесите их в список делегированных задач вместе с согласованными контрольными временем и датами. Это поможет вам отслеживать прогресс делегированных задач и контролировать их выполнение.

Если вы еще не делегировали или не согласовали даты исполнения, не волнуйтесь. Этот этап программы действий создает основу, с которой вы будете работать в будущем. У вас будет достаточно времени для использования этой основы и организации делегирования задач. Не бойтесь делегировать задачи и использовать эту эффективную стратегию для достижения ваших целей.

Список делегированных действий находится перед каталогом проектов в программе действий, поскольку к нему придется обращаться чаще.

Шаг 6. Создайте список активных задач

Для проектов с приоритетом высокой важности составьте список активных задач и определите шаги действий для каждого из этих проектов.

Если активная задача занимает меньше двух минут, то почему бы не сделать его прямо сейчас? Однако не забудьте вернуться и завершить свою программу действий!

Выбор активных задач требует оценки ситуации. Если некий проект имеет основной приоритет, то в списке активных задач должно быть несколько шагов, связанных с этим проектом, в то время как другие действия должны быть минимизированы. Если ваша работа подразумевает управление несколькими проектами одновременно, то в списке активных задач должны быть представлены шаги по каждому из них.

По возможности делайте активные задачи небольшими и выполнимыми, в идеале они должны занимать не более двух часов. Это поможет вам сохранить темп работы над проектами и усилит ощущение того, что день прошел продуктивно и успешно. Если активные задачи занимают больше двух часов, то разбейте их на части. Например, если ваша активная задача — написание отчета, разбейте ее на этапы исследования, планирования, написания, проверки фактов и редактирования. Затем сделайте “исследование” своей активной задачей, а остальные этапы поместите в качестве списка дел в каталог проектов.

Независимо от того, что вы делаете, следите за тем, чтобы список активных задач не стал слишком длинным. Если их будет более 15-20, вы можете запутаться. Если список слишком перегружен, переместите менее срочные/важные дела обратно в каталог проектов. Если же список кажется слишком простым, добавьте в него несколько задач из каталога проектов.

Пронумеруйте проекты в каталоге проектов (например, 10, 20, 30 и т.д.). При добавлении активных задач в список, включите номер проекта, чтобы быть в курсе, к какому проекту относится каждая задача. Обратите внимание на выполнение этих задач. Если заметите, что некоторые задачи “застаиваются” в списке, возможно стоит отменить или повысить приоритет данных проектов.

Список активных задач должен быть размещен на первой странице в вашей программе действий, так как вы будете обращаться к нему чаще всего в течение дня.

Шаг 7. Работа с программой действий

Программа действий может быть объемной, но не обязательно просматривать ее всю каждый день!

Вы будете работать только со списком активных задач и списком делегированных задач. Некоторые задачи могут быть привязаны к конкретному дню или времени. Вы можете либо сохранить их на верхней странице программы действий, либо отметить их в календаре, в зависимости от вашего способа работы.

По сути, эти верхние страницы — просто новая форма вашего обычного списка дел. Здесь указываются только конкретные короткие задачи, а основные проекты, к которым они относятся, хранятся в каталоге проектов.

Тем не менее, регулярно пересматривайте и обновляйте вашу программу действий (отведите время в своем расписании). Удаляйте или архивируйте завершенные задачи, перемещайте элементы из каталога проектов на верхние страницы по мере продвижения по проектам и добавляйте новые задачи.

Преимущества программы действий

Преимущества использования программы действий состоят в следующем:

• Организованность. Программа действий может помочь вам стать более организованными, заставляя рассмотреть каждый шаг и планировать действия. Это помогает предотвращать забывание или пропуск важных задач.
• Видимый прогресс. С программой действий вы можете видеть свой прогресс и достижения. С каждой выполненной задачей вы можете ощущать прогресс и мотивацию для дальнейшей работы.
• Управление временем. Программа действий помогает планировать время более эффективно. Вы можете распределить задачи по приоритетам и избежать перегрузки.
• Ответственность. Построение программы действий позволяет четко определить обязательства и ответственности. Вы можете стать более ответственным за достижение поставленных целей, так как у вас будет четкий план и инструменты для их выполнения.
• Эмоциональное состояние. Если у вас слишком много дел, это может вызвать сильный стресс. Вы всегда будете беспокоиться, не забыли ли вы что-то, и чувствовать, что не достигаете всех своих целей. Однако, если вы записываете все в программу действий, вы освободите свой разум от этого стресса и сможете ясно определить приоритеты и последовательно работать над ними. Более того, это поможет вам улучшить свою концентрацию, так как вы избавите себя от отвлекающих факторов в своей голове.

Пример программы действий

Давайте рассмотрим простой пример, который поможет вам понять принцип работы программы действий.

Наталья испытывает огромный стресс на своей работе. Она руководит командой, которая занимается важным проектом, и замечает постепенное отставание от графика задач, которые ей нужно выполнить.

Наталья решает создать программу действий, которая поможет ей упорядочить и расставить приоритеты среди многочисленных дел.

Шаг 1. Сбор информации

Потратив час на мозговой штурм, Наталья приходит к такому списку дел:

• Изучить целевой рынок, чтобы отдел маркетинга смог подобрать правильный тон при выпуске продукта.
• Закончить отчет о сравнении затрат.
• Изучить местные программы MBA.
• Поговорить с работодателем о помощи в финансировании программы MBA.
• Связаться с рекрутинговыми агентствами для получения информации о расценках на рекламу вакансии офис-менеджера.
• Написать объявление о вакансии офис-менеджера.
• Заказать новый стол и телефон для нового офис-менеджера.
• Встретиться с Антоном, чтобы убедиться, что он освоился в коллективе; выяснить, выполняет ли он свои проектные обязательства.
• Связаться с основным поставщиком для пересмотра контракта с учетом увеличения объема заказов в будущем году.
• Упорядочить папки с проектами.

Шаг 2. Анализ списка

После составления списка задач, Наталья тщательно изучает его, чтобы определить, можно ли сократить некоторые пункты.

Рассмотрев каждую задачу, она поняла, что ей не нужно встречаться с новым членом команды Антоном. Вчера они уже беседовали за обедом, и он заверил ее, что успешно адаптировался к своей новой роли и собирается завершить все свои личные проекты к сроку. Она также решает, что ей не нужно упорядочивать свои папки с проектами.

Шаг 3. Организация и определение приоритетов

Теперь Наталья готова к сортировке своих задач. Она понимает, что может разделить свои дела на три основные категории. Распределив задачи по группам, она присвоила каждой из них приоритет от А до Г, причем приоритет “А” наивысший.

Затем она создает свою программу действий, разбив ее на три части:

• список активных задач;
• список делегированных задач;
• каталог проектов.

Она решает поместить ее в текстовый документ, пронумеровав каждый проект как 10, 20 и 30.

Лучше всего сохранить программу действий в виде текстового файла. Это облегчит составление, обновление и поддержание ее в актуальном состоянии без необходимости копирования. В качестве альтернативы можно использовать одно из приложений для управления проектами, которые помогут организовать и расставить приоритеты.