Управление закупками

Все мы покупаем вещи — продукты, одежду, технику, недвижимость и так далее. Перед покупкой нам необходимо взвесить свое решение. Продолжительность времени принятия решения зависит от того, что мы покупаем, от стоимости и потенциальных рисков нашего выбора. Например, решить, что купить на обед, гораздо проще, чем выбрать автомобиль.

Закупки — приобретение товаров и услуг, обеспечивающих функционирование вашей компании, — связаны с более серьезными решениями и более высокими рисками. Скорее всего, вы тратите деньги компании, поэтому вам нужно серьезно подходить к вопросу и принимать во внимание все соответствующие факторы: отношения с поставщиками, контракты и пределы вашей покупательной способности.

В этой статье мы рассмотрим, как работает управление закупками, какое значение оно имеет, и какие ключевые факторы следует учитывать при организации процессов управления закупками.

Что такое управление закупками

Закупки — это систематический подход к приобретению товаров и услуг. Он позволяет координировать заказ, получение, проверку и утверждение товаров и услуг. При правильном управлении закупками он также позволяет снизить закупочные цены и вероятность появления сбоев и задержек.

Однако при стратегическом подходе и согласовании с целями вашей компании управление закупками может оказывать более широкое влияние. Например, ваш выбор может позволить компании достичь таких ключевых целей, как сокращение расходов, снижение выбросов углекислого газа или повышение уровня удержания клиентов.

Как эффективно управлять закупками

Существует четыре способа добиться максимального влияния от стратегического управления закупками в вашей компании:

1. Разработайте политику закупок

Потребности вашей компании в закупках могут постоянно меняться, например, по мере роста бизнеса или внедрения новых проектов. Из-за этого трудно определить один процесс или набор правил, которые будут работать всегда.

Но если у вас есть комплексная политика, которая четко определяет ваши принципы закупок, вы можете использовать ее в качестве руководства для успешных и рациональных закупок в самых разных ситуациях.

Эффективная политика закупок должна охватывать следующие моменты:

• передовые практики закупок;
• цели отдела закупок;
• как цели закупок согласуются с миссией и видением вашей компании;
• контроль качества;
• что покупать, а что нет;
• кто и за что отвечает на каждом этапе процесса закупок.

2. Используйте программное обеспечение для управления сведениями о закупках

Эффективное управление информацией — это ключ к получению хорошего соотношения цены и качества. Если вы не знаете, куда тратятся деньги, вы не сможете эффективно управлять издержками.

Программное обеспечение предоставляет вам возможность упростить и автоматизировать процессы закупок, создавать шаблоны и руководства пользователя. Оно также может предоставить вам актуальные сведения о затратах в режиме реального времени, быстрый доступ к контрактам и договоренностям с поставщиками, а также возможность поиска товаров и услуг в интернете.

Все это может сделать процесс закупок более понятным, эффективным и простым в управлении. Например, вы можете быстро составлять отчеты о расходах и при необходимости предоставлять их заинтересованным сторонам.

Однако на рынке представлен широкий выбор программного обеспечения для закупок, поэтому сначала определите свои потребности и ознакомьтесь с вариантами, чтобы найти лучшее предложение.

3. Развивайте отношения с поставщиками

Изучайте своих поставщиков так же хорошо, как вы изучаете своих клиентов или покупателей. В конце концов, и те, и другие имеют решающее значение для успеха вашей компании. Заинтересованные в вашем успехе поставщики могут предоставить высококачественные услуги и предложить экономически выгодные предложения.

Очень важно начать с хорошей ноты в отношениях с поставщиками. Это означает защиту конфиденциальной информации и обучение менеджеров по работе с клиентами навыкам поддержания хороших отношений. Коммуникация с поставщиками может снизить риски задержек или снижения качества, но вы также можете предложить поощрения для улучшения работы.

Наиболее заинтересованные и доброжелательные поставщики могут помочь вам найти новые способы решения ваших задач, поэтому побуждайте их к сотрудничеству и обмену информацией, а также дайте понять, что вы открыты для новых идей.

Читайте подробнее о взаимоотношениях с поставщиками и системе оценки важности каждого из них для вашей компании в нашей статье “Управление взаимоотношениями с поставщиками”.

4. Активно контролируйте расходы

Одна из основных функций закупок — экономия денег для вашего бизнеса. Но закупки сами по себе несут расходы, поэтому важно быть экономически эффективным и сводить накладные расходы к минимуму.

Периодически проверяйте свои процессы и ищите пути их совершенствования. Регулярно анализируйте товары и услуги, которые вы покупаете, и поставщиков, услугами которых вы пользуетесь. Это позволит вам быстро реагировать на изменение целей по закупкам в вашей компании. Следите за тем, как ведут себя ваши клиенты и конкуренты. Это поможет вам оценить актуальность ваших процессов.

Убедитесь, что ваш процесс подачи заявок эффективен и упорядочен и соответствует типам товаров или услуг, которые вы покупаете. Например, закупка канцелярских товаров сильно отличается от приобретения услуг квалифицированного специалиста.

Уделяйте особенное внимание условиям контрактов с поставщиками и оформляйте любые устные соглашения в письменном виде. Это может защитить вас в случае возникновения споров в будущем. Ищите возможности для объединения базы поставщиков, так как это может снизить административные расходы и повысить вашу покупательную способность.

Инвестируйте средства в привлечение, развитие и удержание сильной команды специалистов по закупкам. Это поможет свести к минимуму потенциально дорогостоящие ошибки и обеспечить принятие решений в соответствии с вашей политикой.

Чек-лист по управлению закупками

При разработке нового плана управления закупками или внесения изменений в существующий важно охватить все основные моменты.

Вы можете воспользоваться приведенным ниже чек-листом из семи этапов, чтобы не пропустить ключевые функции и составить график выполнения каждого действия. Выбирайте для себя необходимые элементы в зависимости от масштаба закупок.

Первый этап: определение потребностей

• определите необходимые ресурсы;
• оцените, какие продукты или услуги вы будете покупать, а какие создавать своими силами;
• определите потенциальные альтернативные и/или заменяющие продукты и услуги;
• определите максимальное время выполнения заказа и поставки;
• определите условия оплаты, которые вы готовы и можете выполнить;
• определите необходимый размер партии (Achieving Economies of Scale). Вы можете получать скидки за оптовые заказы, но достаточно ли у вас места на складе для хранения?

Второй этап: планирование процесса

• составьте график анализа и координации процесса закупок;
• согласуйте запросы на закупки с другими частями проекта или бизнеса;
• определите сдерживающие факторы, ограничения и допущения, которые могут повлиять на план закупок;
• определите полномочия участников и действия, которым необходимо следовать при изменении плана;
• составьте запрос предложения (RFP) и другие документы спецификации.

Третий этап: изучение поставщиков

• найдите потенциальных поставщиков;
• изучите возможности заключения контрактов;
• оцените внешнюю среду, чтобы определить, как она влияет на ваш план закупок;
• определите покупательную способность вашей компании и рассмотрите способы укрепления вашей позиции;
• дайте рекомендации по внесению изменений в план для устранения выявленных вами рисков.

Четвертый этап: поиск поставщиков

• Разработайте правила, условия и другие положения для конкурсного выбора поставщиков.
• Проведите предварительную квалификацию поставщиков. Определите, кто из них потенциально обладает возможностями и способностью удовлетворить ваши потребности.
• Начните конкурс. Задокументируйте все запросы и при необходимости предоставляйте поставщикам дополнительную информацию.
• Проведите переговоры с поставщиками, используя принципы вашего стратегического процесса закупок.
• Задокументируйте ваш процесс и принятое решение на случай возникновения споров в будущем.

Пятый этап: анализ поставщиков

• Изучите все официальные предложения. Используйте инструменты принятия решений, такие как анализ матрицы принятия решений и метод парного сравнения, для анализа полученных предложений.
• Пересмотрите свое решение об аутсорсинге поставок. Можете ли вы обеспечить поставку товара или услуги собственными силами? Будьте осторожны — часто поставки оказываются сложнее и труднее, чем вы ожидаете!
• Проконсультируйтесь с заинтересованными сторонами и порекомендуйте подходящего поставщика.

Шестой этап: заключение контракта

• Свяжитесь с выигравшим конкурс поставщиком и проинформируйте заинтересованные стороны о принятом решении.
• Свяжитесь с проигравшими конкурс поставщиками и при необходимости обсудите все возникающие вопросы.
• Заключите с выбранным поставщиком контракт или подпишите техническое задание.
• Четко сформулируйте ожидания и разработайте процедуры контроля качества работы. Убедитесь, что требования по выставлению счетов и составлению графика поставок понятны и допустимы.

Седьмой этап: управление контрактом

• Определите показатели закупок для управления и оценки условий контракта и поставщика.
• Определите, как вы будете решать запросы на внесение изменений.
• Задокументируйте, как вы будете решать споры по выполнению контракта. Для этого вы можете использовать обзор после действия (AAR) для записи произошедшего и извлеченных уроков.
• Ведите базу поставщиков, чтобы помочь коллегам оценивать их в будущем.

Уровень детализации плана управления закупками зависит от сложности ваших требований. Например, для простых закупок, таких как замена ковров в небольшом офисе, получение условий от трех поставщиков — обычный процесс. Но автопроизводитель использовал бы более комплексный план управления закупками для лобовых стекол.

Принимая решение о степени детализации плана, учитывайте условия контракта на поставку, продолжительность отношений с поставщиком, риски для вашей компании в случае проблем с поставками, а также стоимость и последствия смены поставщика.