Работа в матричной организации

Рассмотрим ситуацию. Максим — руководитель отдела маркетинга, и в рамках своей должности он отвечает за продвижение нового продукта. Его работой по продвижению руководит менеджер по продукту, эксперт по этому типу продуктов, который отвечает за координацию действий сотрудников во всех подразделениях компании, чтобы успешно вывести продукт на рынок.

Однако Максим также подчиняется менеджеру по маркетингу, который осуществляет контроль общей производительности Максима, его оплаты и льгот, а также его профессионального развития.

Этот пример может показаться сложным, но на самом деле выше описан очень успешный управленческий подход, известный как "матричное управление". Он используется компаниями, которым необходимо максимально использовать знания опытных менеджеров, сохраняя при этом контроль над расходами на персонал организации.

Если ваша организация имеет матричную структуру управления, вы, скорее всего, будете участвовать в принятии ключевых решений. И, как у Максима, у вас также, скорее всего, есть менеджеры, обладающие специализированными знаниями, которые смогут обеспечить вам квалифицированное руководство.

Но матричное управление также может представлять некоторые проблемы. В этой статье мы объясним, что такое матричное управление, какую пользу оно может принести компании, и как вам преуспеть в этой структуре.

Что такое матричное управление

Матричное управление — это организационная структура, в которой люди подчиняются нескольким менеджерам, имеющим разные роли. В таблице показана матрица из нашего примера выше.

В этом примере функциональный менеджер курирует работу, связанную с какой-либо функцией, такой как маркетинг, финансы или продажи. Менеджер по продуктам курирует работу над конкретными продуктами или для конкретных рынков. Он организует кросс-функциональные команды, члены которых объединяются для работы над конкретными продуктами.

Многие организации используют матричное управление в более широком масштабе. Функциональные менеджеры отвечают за функции на международном уровне, а региональные менеджеры курируют работу в конкретных регионах или странах.

Это означает, что руководители могут максимально использовать опыт функциональных менеджеров, а также специализированные знания региональных менеджеров о своих рынках.

Матричное управление используется по ряду причин, например, следующих:

• Если компания выпускает много продуктов, но не имеет необходимости нанимать сотрудников на полный рабочий день для каждого из них, она может нанять их на неполный рабочий день для нескольких продуктов. Работа каждого сотрудника, ориентированная на продукт, будет контролироваться менеджером по продукту, в то время как их общая производительность будет контролироваться функциональным менеджером.
• Если на организацию оказывается давление, требующее внимания к нескольким факторам, таким как качество продукции и низкая стоимость, эти факторы могут контролироваться разными менеджерами. Например, работу сотрудника, связанную с качеством продукции, будет контролировать менеджер по продуктам, в то время как финансовый менеджер будет контролировать затраты.
• Если организация работает в нескольких странах или регионах, матричная структура может обеспечить согласованное управление продуктами или функциями на глобальном уровне. Здесь сотрудники отчитываются перед региональными менеджерами, а также перед глобальными менеджерами по продуктам или функциям.
• Если организация работает в быстро меняющейся среде, ей может потребоваться оперативно реагировать на изменения. Матричная структура управления ускоряет внутриведомственный обмен информацией и позволяет быстро реагировать на нее.

Преимущества матричной структуры управления

Одно из преимуществ матричной структуры — ее гибкость. Вы работаете с коллегами, которые специализируются в различных областях, поэтому можете быстро обмениваться информацией. Это помогает быстрее реагировать на внешние вызовы и обращать внимание на тенденции или проблемы, которые могли бы быть упущены из виду в традиционной структуре управления.

Матричная структура также исключает эффект "изолированности", с которым сталкиваются некоторые традиционно структурированные организации. Поскольку вы много времени уделяете работе с коллегами из разных отделов, у вас есть возможность обмениваться с ними информацией и выстраивать хорошие рабочие отношения — с людьми, с которыми в противном случае вы, возможно, никогда бы не пересеклись.

Это очень помогает в использовании реального опыта при решении проблем. В нашем примере команда может опираться на рекомендации как экспертов по продуктам, так и функциональных экспертов.

Более того, это очень эффективно: всего один топ-менеджер по продукту или один топ-менеджер по маркетингу может управлять продуктом или маркетингом по всему миру, а сотрудники могут работать в нескольких командах, если у них есть свободное время. (В традиционной иерархической компании выполнение этих задач подчас дублируется.)

При правильном управлении матричная структура также может дать ощущение расширения собственных прав и возможностей. Скорее всего, вы будете вовлечены в решение сложных проблем, достижение амбициозных целей и принятие ключевых решений, что повысит вашу удовлетворенность работой и откроет путь к последующей карьере.

Проблемы матричного управления

Одна из наиболее насущных проблем в рамках матричной структуры — двусмысленность. Например, поскольку вы подчиняетесь менеджеру по продуктам и функциональному менеджеру, может возникнуть путаница в том, кому отчитываться в первую очередь или как расставить приоритеты в своей работе.

Если стили работы ваших менеджеров заметно различаются, вам нужно будет найти способы реагировать на каждый из них. И даже может обнаружиться, что они дают вам противоречивые инструкции.

Успех работы в матричной структуре управления

Используйте приведенные ниже стратегии для успешной работы в рамках матричной структуры управления.

1. Определите свою роль

Важно понимать не только свою роль и обязанности, но и обязанности ваших менеджеров.

Пообщайтесь с ними, спросите, в чем они видят вашу роль, и выясните, какими, по их мнению, должны быть ваши главные цели. Возможно, их взгляды на ваши приоритеты расходятся, поэтому вам потребуется согласовать определенный набор ролей и обязанностей.

Как только вы проясните свою роль и приоритеты, убедитесь, что описание работы и ключевые показатели эффективности (KPI) соответствуют предъявляемым к вам требованиям.

Они могут меняться по мере развития потребностей и проблем компании, поэтому регулярно пересматривайте эти требования, чтобы убедиться в их актуальности.

2. Управляйте крайними сроками (дедлайнами)

У вас, скорее всего, будет несколько дедлайнов (Managing Conflicting Priorities), конкурирующих за ваше внимание. Некоторые из них могут даже конфликтовать друг с другом, поэтому для эффективного решения задач очень важно научиться составлять расписание (Project Schedule Development) и расставлять приоритеты.

Во-первых, разумно планируйте свое время. Использование программы действий (Action Programs) поможет организовать ваши краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные цели и включить их в свой график. Если вы чувствуете давление, используйте журналы действий (Activity Logs), чтобы проанализировать свое время.

Во-вторых, используйте свое соглашение о производительности вместе с журналом действий и принципом срочности/важности задач Эйзенхауэра, чтобы определить, какие задачи вы можете убрать или делегировать.

В-третьих, научитесь эффективно разрешать конфликты графиков.

3. Общайтесь четко и ясно

Хорошая коммуникация помогает не допускать конфликта крайних сроков или неоправданных ожиданий.

Переговорите со своими менеджерами, чтобы выяснить, какой они предпочитают формат общения с вами: регулярные встречи или, например, отправку еженедельных отчетов о проделанной работе.

4. Цените разнообразие

Разнообразие знаний, стилей работы и мнений внутри команды матричной организации может предоставить возможности для обучения, но и привести к напряженности. Если вам трудно понять мнение других людей, с помощью техники позиций восприятия упражняйтесь в умении смотреть на вещи с разных точек зрения. Вы также можете использовать «Окно Джохари» (The Johari Window) — технику раскрытия информации о себе, укрепления доверия и знакомства с другими членами группы.

Если внутри группы вспыхивают споры, ознакомьтесь с управлением конфликтами, чтобы решить проблемы и вернуть ситуацию в нужное русло.