Матрица распределения ответственности (RAM)

Требуется много усилий, чтобы поддерживать бесперебойную работу большого проекта. С большим количеством переменных, людей и задач трудно быть в курсе всего, что происходит. Рассмотрим следующий сценарий:

Олег (расстроенный руководитель проекта): "Что вы имеете ввиду, у нас еще нет результатов тестирования?! Чем занималась Наташа? Позови Наташу!"

Наташа: "Нет, Олег, это не я должна была делать. У Дианы больше опыта в этой области, помнишь? Я спрошу Диану, что случилось."

Диана: "Ну и дела, Наташ, я знаю, что у меня больше опыта работы с этими отчетами, но я ждала, когда ты свяжешься со мной, чтобы мы могли просмотреть их вместе".

Вы узнаете кого-нибудь из своих знакомых? Такого рода ситуации ежедневно повторяются в организациях по всему миру. И в большинстве случаев здесь нет никакой некомпетентности или дурных намерений. Чаще всего подобные проблемы —результат неадекватного планирования и плохой коммуникации.

В успешных проектах четко указано, кто в конечном счете несет ответственность за каждый аспект проекта. Без четкой, письменной и согласованной подотчетности слишком легко потерпеть неудачу в коммуникации и запутаться в ответственностях.

Так как же вам избежать этой проблемы?

Разработка матрицы распределения ответственности

Один из инструментов, который руководители проектов используют для обеспечения ясности в распределении задач, — это матрица распределения ответственности (также называемая RAM, Responsibility Assignment Matrix). Она сопоставляет задачи с людьми, которые несут за них ответственность. Для каждой части проекта матрица показывает, кто и какой вклад должен внести для завершения проекта.

Например, предположим, что вы модернизируете свою систему предоставления услуг клиентам, и вам нужно обучить свой персонал использованию новых процедур и инструментов.

Шаг 1. Определите свои задачи

Используя структуру разбивки работ (Work Breakdown Structures), вы определяете три ключевых задачи для этого учебного проекта с несколькими подкатегориями для каждой:

Определение потребности в обучении:

• обзор текущей практики,
• определение новой практики.

Координация обучения:

• поиск ресурсов,
• подготовка расписания занятий,
• управление обучением.

Оценка результатов:

• обзор практики после внедрения,
• анализ результатов.

Иерархическая структура работ (WBS) — это инструмент планирования проекта, используемый для разбиения проекта на более мелкие, более управляемые части работы (конечные результаты). Это не список всех задач: скорее, это древовидная структура, показывающая значимые группы действий, которые составляют основные сегменты проекта.

Шаг 2. Определите вовлеченных людей

Определите, кто входит в вашу проектную команду. Создав список доступных сотрудников, вы затем сможете делегировать рабочие задания на основе опыта и привлекать таланты, которых вам не хватает. Этот шаг часто называют “Структурой разбивки организации”, потому что он создает организационную схему для вашей команды.

Шаг 3. Создайте свою матрицу ответственности

Нарисуйте матрицу. Задачи — это заголовки столбцов, а люди — это заголовки строк.

Вместе со своей командой определите ответственность, а также другие уровни вовлеченности для каждого элемента в вашей структуре распределения работы.

Полезной основой для определения назначений ролей может стать система RACI. Эта система определяет четыре уровня вовлеченности:

R (Responsible) = Ответственные (люди, которые выполняют работу).

A (Accountable) = Подотчетные (люди, которые следят за тем, чтобы работа была выполнена).

C (Consulted) = Консультирующие (люди, которые предоставляют информацию до и во время работы).

I (Informed) = Информируемые (люди, которые постоянно информируются о прогрессе).

Другие уровни вовлеченности могут включать “помощь”, “координацию”, “подписание” и “проверку”. Вы можете сами решить, как распределить ответственность за ваш проект и вашу команду. Но вы должны быть уверены, что окончательная подотчетность и ответственность за выполнение работы согласованы и доведены до сведения соответствующих людей.

Шаг 4. Коммуницируйте

Когда ваша матрица распределения ответственности будет завершена, доведите ее до сведения всех заинтересованных сторон. Хорошая идея — разместить ее в таком месте, где люди ее увидят. Эффективно используемая матрица ответственности помогает людям понять, что они должны делать на всех этапах проекта.