Логико-структурный подход и логфрейм: как создавать надежные планы проектов

На практике даже лучшим руководителям бывает трудно планировать крупные проекты: не пропуская важные задачи, все серьезные риски и проблемы.

Как только вы погружаетесь в детали, становится трудно удержать в поле зрения общую картину:

• Чего вы пытаетесь достичь и почему?
• Каковы риски?
• Будет ли проект успешным после его реализации?

Ответить на эти три вопроса вам поможет логико-структурный подход. Благодаря ему ваши проекты будут более надежными и последовательными, а значит — успешными.

Логико-структурный подход (LFA) был разработан Агентством международного развития США в 1970-х годах как инструмент стратегического планирования, использующий идеи управления по целям (Management by Objectives, MBO). Подход чаще всего используется в различных проектах, осуществляемых агентствами по развитию. Но этот мощный и полезный инструмент заслуживает гораздо более широкого применения Например, сейчас его уже используют крупные организации по оказанию помощи страждущим по всему миру и международные сообщества доноров.

Что такое логико-структурный подход и логическая структура (логфрейм)

Логико-структурный подход сочетает в себе два основных подхода управлением проектов: “нисходящий” (сверху вниз) и “восходящий” (снизу вверх).

Также он объединяет три подхода: классический, “нисходящий” и "каскадную” модель для определения действий в проекте со строгим процессом проверки снизу вверх. Это позволяет убедиться, что списки задач полные. Затем следует тщательный анализ рисков и предположений, требующий проверки. И в заключение определяются средства проверки проекта и управления им до его успешного завершения.

Существует семь ключевых областей проекта:

• Цель – каких результатов вы ожидаете?
• Задача – зачем вы это делаете?
• Результаты – что вы получите по завершению проекта?
• Действия – что вы будете делать для достижения результатов?
• Показатели достижения цели – как вы узнаете, что добились успеха?
• Средства проверки – как вы будете проверять ваши результаты?
• Риски и предположения – какие предположения лежат в основе структуры вашего проекта и каков риск, что они не сработают?

На эти вопросы отвечает логическая структура (логфрейм). Она представляет собой матрицу 4×3, смотрите таблицу 1:

Таблица 1. Логическая структура

Использование логической структуры

Выполните следующие 5 шагов, после того как вы завершите тщательный анализ ситуации. Привлекайте заинтересованные стороны для участия: вы получите более детальный анализ проекта, работая совместно.

Шаг 1. Определите результаты и действия

В первый столбец вносим результаты мозгового штурма. Для того, чтобы определить результаты и действия, начните с определения цели и задачи проекта:

• Цель: Каким должен получиться ваш проект?? Чего вы пытаетесь достичь?
• Задача/ценность: Какую пользу вы принесете, достигнув цели? Кто получит выгоду? Какова основная мотивация для запуска проекта?
• Результаты: Какие конкретные результаты будут достигнуты по завершению этого проекта? Какие изменения необходимо внести для достижения успеха?
• Действия: Что будет сделано для достижения желаемых результатов? Логическая структура не содержит в себе руководство по реализации, поэтому этот подраздел обычно представлен в виде шаблона маркированного списка.

Не стоит недооценивать количество времени и работы, необходимых для правильного завершения этого шага! Донесите это до своей команды, они должны быть сосредоточенными на поставленной задаче. Если они потеряют концентрацию, вы пропустите важные задачи, получите ложные предположения и риски.

Шаг 2. Примените восходящий подход

На этом шаге мы применяем подход “снизу вверх”. Это позволит проверить, что действия принесут желаемые результаты. Процесс проверки – важная часть обеспечения надежности вашего проектного плана, так как действия могут быть пропущены или конечный результат может не оправдать себя.

В первом столбце показана иерархия целей, поэтому важно убедиться, что определенные действия принесут желаемые результаты. Проверьте логику ваших действий, используя анализ “если/то”:

• ЕСЛИ вы завершите действие, ТО получите результат. Убедитесь, что ваши действия и результаты напрямую связаны.
• ЕСЛИ вы получите результат, ТО задача вашего проекта будет достигнута. Связан ли результат с задачей? Убедитесь, что люди, которых вы указали, действительно получат желаемый результат.
• ЕСЛИ ваша задача проекта достигнута, ТО цель проекта выполнена. Убедитесь, что цель соответствует задаче проекта.

Если действия и результаты не соответствуют или необходимые действия отсутствуют, добавьте или скорректируйте их соответствующим образом. Для этого вам нужно будет вернуться к шагу 1.

Шаг 3. Определите риски и предположения

Теперь переходим на другую сторону логфрейма, чтобы определить риски, связанные с проектом, и вероятные ложные предположения, которые могут его подорвать.

Существует множество внешних факторов, которые могут сбить проект с курса. На этапе планирования и проектирования целесообразно определить основные предположения и их степень риска.

Для каждого из пунктов в структуре проекта (столбец 1) определите предположения, которые вы делаете (они могут быть и правильными, и неправильными), и посмотрите на связанные с ними риски.

Чтобы определить свои предположения, спросите: “Какие действия или изменения должны быть, чтобы проект начался и продолжался по плану?” Начните с самого низа и двигайтесь вверх:

• предположения о действиях: Что вам нужно сделать для успешного завершения действий? Какие условия для этого будут созданы?
• предположения о результатах: Какие неконтролируемые вами факторы должны присутствовать для достижения необходимых результатов?
• предположения о задаче: Какие внешние факторы вам необходимо учитывать, чтобы соответствовать задаче проекта?
• предположения о цели: Каковы необходимые условия для долгосрочной жизнеспособности цели проекта?

Обсудите эти предположения с заинтересованными сторонами, чтобы подтвердить их правильность.

Затем повторите этот процесс, рассматривая риски. В нашей статье “Анализ рисков” можно узнать подробнее о том, как это сделать. Спланируйте все действия, необходимые для управления риском или для его устранения. Если он не поддается управлению или устранению – убедитесь, что вы правильно определили риск и оцените его влияние на следующем шаге.

Шаг 4. Проверьте логику рисков и предположений

После того как вы определили предположения и риски, вам необходимо проверить их:

• будут ли ваши предположения связующими между разными уровнями проекта;
• насколько велики риски.

Проверьте логику ваших предположений, используя анализ “если/и/то”:

• ЕСЛИ вы успешно завершите действие, И предположения о нем верны, ТО вы получите результат.
• ЕСЛИ вы получите результат, И предположения о нем верны, ТО задача будет достигнута.
• ЕСЛИ задача достигнута, И предположения о нем верны, ТО цель будет выполнена.

Затем проверьте дополнительные пункты, связанные с вашим анализом рисков и предположений:

• Убедитесь, что вы определили как можно больше предположений и рисков. Вы поговорили со всеми заинтересованными лицами? Рассмотрели ли вы проект со всех сторон?
• Убедитесь, что ваши предположения сформулированы конкретно и не слишком расплывчаты. Вы не сможете точно оценить риск, если будете работать с общими понятиями.
• Есть ли у вас планы по управлению выявленными вами рисками для каждого уровня?
• Если риски, которые не поддаются управлению или устранению, слишком большие – пересмотрите проект. Если вы все еще не можете снизить их до разумного уровня – пересмотрите жизнеспособность проекта.

Если вы нашли ошибку или проблему в вашей логической структуре, доработайте ее.

Шаг 5. Определите показатели оценки эффективности результатов и средства проверки

Когда вы будете полностью довольны структурой логфрейма и будете уверены, что можете управлять рисками, относящимися к вашим предположениям, переходите к определению средств проверки проекта.

Показатели эффективности — это конкретные меры, используемые для мониторинга прогресса. Вот критерии для хорошего показателя достижения:

• валидность – показатель измеряет предполагаемый результат;
• надежность – показатель должен последовательно достигаться со временем;
• чувствительность – показатель реагирует на изменения и достаточно быстро определяет, если что-то идет не так;
• простота – показатель должен быть легким для сбора или достижения;
• польза – показатель должен помогать в принятии решений или давать информацию для будущего обучения;
• доступность – вы можете позволить себе финансовые и временные затраты, связанные с отслеживанием этого показателя на регулярной основе.

Используя эти критерии, определите для каждой цели, задачи, результата и вида действия, что будет использоваться в качестве показателя успешного их достижения. Определите кто будет отвечать за введение и контроль этих показателей.

Затем определите, как именно будет происходить проверка достижения: какие источники данных вы будете использовать? Как вы будете собирать данные? Как часто? Убедитесь, что в рамках вашего плана предусмотрены соответствующие мероприятия по созданию систем оценки эффективности и управлению ими.