Кайдзен: концепция непрерывного совершенствования

Некоторые виды перемен в компании требуют реализации крупного проекта, а это означает месяцы напряженной работы, большие бюджеты и серьезные изменения. Однако существует альтернативный или дополнительный подход к совершенствованию систем и процессов, который предполагает более тонкие, постепенные изменения. Этот подход часто недооценивают.

Концепция “Кайдзен” — один из способов такого непрерывного, постепенного совершенствования. Слово переводится как “изменение (kai) к лучшему (zen)”.

Кайдзен берет свое начало в японских сообществах качества, созданных после Второй мировой войны. В компании Toyota эти сообщества или группы работников были направлены на предотвращение дефектов. Они были введены отчасти в ответ на действия американских консультантов по управлению и производительности, посещавших страну, особенно Эдвардса Деминга, который утверждал, что контроль качества должен быть передан непосредственно в руки линейных работников. Кайдзен был привезен на Запад и популяризирован Масааки Имаи в его книге “Кайдзен. Ключ к успеху японский компаний” в 1986 году.

Кайдзен основан на философском убеждении, что все можно улучшить. При таком подходе постепенные перемены приводят к существенным изменениям в долгосрочной перспективе, без необходимости радикальных инноваций. Это более мягкий и дружественный по отношению к сотрудникам способ внедрения изменений, которые должны происходить по ходу роста бизнеса и его адаптации к меняющимся условиям.

Что такое Кайдзен

Кайдзен — это скорее философия, чем конкретный инструмент, ее подход можно найти во многих различных методах совершенствования процессов, начиная от всеобщего управления качеством (TQM) и заканчивая ящиком для отзывов и предложений сотрудников. Кайдзен также лежит в основе методологии бережливого производства. При использовании концепции все сотрудники несут ответственность за выявление недостатков и неэффективности. И каждый, на всех уровнях организации, предлагает, где можно провести улучшения.

Кайдзен нацелена на повышении производительности, эффективности и безопасности. Но люди, следующие этому подходу, часто открывают ряд других преимуществ:

Уменьшение количества отходов — запасы используются более эффективно, как и навыки сотрудников.
Повышение удовлетворенности сотрудников — они оказывают непосредственное влияние на процесс работы.
Повышение вовлеченности в работу — члены команды больше заинтересованы в своей работе и склонны полноценно вкладываться в выполнение своих обязанностей.
Повышение показателя удержания персонала — удовлетворенные и вовлеченные люди с большей вероятностью захотят продолжать работать в компании.
Повышение конкурентоспособности — повышение эффективности способствует снижению затрат и повышению качества продукции.
Повышение удовлетворенности потребителей — результат создания более качественной продукции с меньшим количеством дефектов.
Улучшение решения проблем — взгляд на процессы с точки зрения непрерывного совершенствования позволяет сотрудникам решать проблемы до того, как наступят последствия.
Улучшение работы команд — совместная работа над решением проблем способствует созданию и укреплению команд.

Основные элементы концепции Кайдзен

1. Командная работа

Все сотрудники (от высшего звена до рядовых) должны работать сообща для достижения одной конечной цели: постоянного совершенствования внутренних бизнес-процессов.

2. Личная дисциплина

Дисциплинированные сотрудники самые ценные и вносят свой вклад в коллектив. Поэтому кайдзен настаивает на том, что все сотрудники должны повышать свою самодисциплину во всех аспектах, связанных с их работой. Например, управление временем, качество выполнения своей работы, расходование материальных и финансовых ресурсов и т.д.

3. Моральный дух

Компания может преуспеть, а может и не преуспеть в осуществлении изменений в своем коллективе. Несмотря на это, все сотрудники должны стремиться к поддержанию высокого морального духа, то есть к повышению своей уверенности и энтузиазма. Чтобы способствовать этому, сотрудники высшего звена должны предлагать средства мотивации. Например, приятные условия труда, стимулы и поощрения, конкурентоспособную зарплату и льготы.

4. Сообщества качества

Важно организовывать сообщества качества, в которые входят сотрудники разных уровней компании. Сообщество качества — это группа сотрудников, которые часто собираются вместе, чтобы обсудить и создать решения для улучшения внутренних бизнес-процессов. В этих сообществах у сотрудников есть возможность поделиться своими идеями и мыслями, знаниями и опытом, технологиями и другими полезными ресурсами. В результате, сотрудничество и взаимодействие в рамках этих сообществ качества позволит сотрудникам оценить эффективность своей работы. Следовательно, это позволит им совершенствоваться дальше.

5. Предложения по улучшению

Всем сотрудникам должна быть предоставлена свобода высказывать свои идеи и предложения по улучшению производственных процессов. Более того, если представленные идеи и предложения выполнимы, они должны быть приняты во внимание и по ним должны быть приняты меры. Другими словами, если есть достаточно времени, денег и ресурсов, идея/предложение должны быть реализованы.

Рисунок 1. 5 принципов кайдзен

Система 5С

Система 5С — это философия, неотъемлемая часть кайдзен, которая фокусируется именно на людях в процессе. В то время как кайдзен часто применяется для оптимизации потока товаров или информации (потоки создания ценности) или бизнес-процесса, процесс 5С стремится улучшить культуру труда с помощью стандартизированных правил и процедур, тем самым делая саму работу легче, а сотрудников более продуктивными и счастливыми.

Модель 5С делает акцент на структуре, порядке, чистоте, стандартизации и дисциплинированном подходе к поддержанию процесса.

Пять шагов основаны на пяти японских словах:

Сейри – “Сортировка”.
Сейтон – “Приведение в порядок”.
Сейсо – “Чистота до блеска” или “Генеральная уборка”.
Сейкецу – “Уборка по стандартам”.
Сицуке – “Поддержание порядка”.

Читайте подробнее о модели в нашей статье “Система 5С: меньше расходов, больше производительности”.

Формы потерь

Японский термин Муда (muda) означает потери и тесно связан с концепцией. Кайдзен — это сокращение потерь путем устранения перепроизводства, повышения качества, повышения эффективности, сокращения времени простоя и ненужных действий. Все это приводит к экономии затрат и может превратить потенциальные убытки в прибыль. Это один из элементов, который привел к успеху японского производства благодаря высокому качеству и низким затратам. Однако вы можете воспользоваться преимуществами подхода кайдзен во многих других сферах деятельности, как на личном уровне, так и для всей вашей команды или организации.

Большое внимание в кайдзен уделяется сокращению потерь, которые принимают несколько форм:

Движение — перемещение материалов до того, как к ним можно будет добавить дополнительную ценность.
Время — потраченное на ожидание (в это время ценность не добавляется).
Дефекты — требуют дополнительной работы по устранению или приводят к тому, что продукцию приходится выбрасывать.
Чрезмерная обработка — внесение в продукт большего количества изменений, чем это необходимо для предоставления клиенту максимального соотношения цены и качества.
Вариации — разработка индивидуальных решений, когда стандартное решение будет работать так же хорошо.

Ниже приведены примеры форм потерь в офисной среде.

Движение

Люди перемещаются между зданиями для проведения личных встреч, хотя виртуальные встречи могли бы принести такую же пользу.
“Умственное” движение тоже может быть одним из видов потерь, когда люди переключаются на следующую задачу, не закончив предыдущую. Старайтесь концентрироваться на одной задаче до тех пор, пока не завершите ее. Используйте журнал активности, чтобы определить частоту переключений с одной задачи на другую.
Необходимость открывать файл или базу данных, чтобы найти номера телефонов, которыми вы регулярно пользуетесь, хотя быстрее было бы распечатать их и повесить на стену.

Время

Ожидание опоздавших на совещания. Всегда начинайте совещания вовремя из вежливости по отношению к тем, кто пришел вовремя, и для поощрения соблюдения договоренностей о времени.
Долгий поиск документов из-за того, что вы не создали эффективную систему хранения документов.

Дефекты

Переписывание отчета, потому что не был проведен полный инструктаж или этому не был обучен младший сотрудник.
Переделывание или отказ от работы из-за недостаточного исследования или потому, что она была выполнена до принятия ключевых решений.

Чрезмерная обработка

Трата времени на добавление цвета в документ или отчет, который будет распечатан в черно-белом варианте для раздачи на собрании.
Более подробное изучение материала, чем это необходимо.
Приглашение на собрания большего числа людей, чем необходимо. Ограничьте собрания теми, кто должен участвовать в принятии решений. Остальные могут быть проинформированы о том, что было решено, в письменной форме после собрания.

Вариации

Подготовка нового отчета специально для конкретной группы, когда под ее нужды можно было легко адаптировать уже существующий отчет.
Создание новых документов, когда можно было бы использовать стандартный шаблон.

Как применять концепцию Кайдзен

Применяйте кайдзен самостоятельно или вместе с командой:

Ведите “журнал идей”, в который заносите те моменты, которые кажутся вам неэффективными, или которые нужно улучшить. Зачастую их легче заметить в процессе интенсивной работы, чем когда вы выделите время поразмышлять о них.
Раз в месяц уделяйте некоторое время выявлению областей, где есть несовершенства в вашей работе или работе членов вашей команды. В качестве исходных данных используйте свой журнал идей, но также подумайте о более широкой картине и ваших общих методах работы. Пройдитесь по каждой из перечисленных выше форм потерь в качестве чек-листа. Как можно устранить каждую форму потерь?
Спланируйте, когда вы собираетесь внести эти изменения. Вам необходимо найти баланс между немедленным внедрением улучшений (чтобы не превратить неэффективную область в большую проблему) и предотвращением “перегрузки изменениями”.
Важно учитывать любые трудности или путаницу, которые ваши изменения могут вызвать у других людей. Это может сделать их невосприимчивыми к этим изменениям. Вы можете использовать импакт-анализ, чтобы оценить влияние любых потенциальных изменений.
Если предстоящие изменения затрагивают интересы других людей, обязательно проконсультируйтесь с ними по поводу новых договоренностей и выслушайте их комментарии и опасения.

Вы можете применять кайдзен в своей собственной работе, но для того, чтобы применить этот подход в команде, потребуются целенаправленные усилия:

Вместе с командой изучите философию кайдзен.
Дайте возможность каждому внести свои предложения по улучшению.
Установите общий подход и контроль кайдзен, создав систему, которой все будут следовать.
Поощряйте идеи, ведь чем больше идей вы генерируете, тем больше кайдзен работает в повседневной жизни вашей команды.

Кайдзен и бережливое производство

Кайдзен часто рассматривается как “строительный блок” всех шагов бережливого производства. Концепция фокусируется на устранении потерь, повышении производительности и достижении устойчивого постоянного улучшения во всех видах деятельности и процессах организации.

Бережливое производство основано на идее непрерывного совершенствования. Эта философия подразумевает, что небольшие, постепенные изменения, регулярно применяемые и поддерживаемые в течение длительного периода, приводят к значительным улучшениям. Стратегия кайдзен направлена на вовлечение работников различных функций и уровней организации в совместную работу по решению проблемы или улучшению процесса.

Организационная трансформация происходит, когда бережливое производство встречается с кайдзен. Бережливое производство фокусируется на устранении отходов, повышении производительности и добавленной стоимости для потребителя, в то время как кайдзен фокусируется на постоянном совершенствовании. Такая трансформация не будет быстрым и краткосрочным решением проблемы. Она достигается путем внесения постепенных изменений с течением времени с целью улучшения процессов, эффективности, качества и общей рабочей среды. Таким образом, можно сделать вывод: без кайдзен невозможно бережливое производство.