Блок-схемы

Alexander Savchuk -

Как часто вы задумывались об оптимизации какого-либо процесса в вашей компании и не знали, с чего начать? Или, возможно, не могли понять процесс, даже когда вам его подробно описали?

Блок-схемы — полезный инструмент для описания процессов и алгоритмов, поскольку они позволяют добиться понимания с первого взгляда. Используя всего несколько слов и несколько простых символов, они наглядно показывают, что происходит на каждом этапе, и как это влияет на другие решения и действия.

В этой статье мы рассмотрим, как создавать и использовать блок-схемы, а также изучим, как они могут помочь вам решить проблемы в ваших процессах.

Что такое блок-схемы

Блок-схемы — это простые для понимания диаграммы, сочетающие этапы процессов друг с другом. Американский инженер Фрэнк Гилбрет считается первым человеком, который нарисовал блок-схему. Он представил концепцию “схема технологического процесса” Американскому обществу инженеров-механиков в 1921 году.

Блок-схемы состоят из четырех основных символов, соединенных стрелками, которые показывают направление движения:

1. Продолговатые круги обозначают начало или конец какого-либо процесса.

2. Прямоугольники обозначают инструкции или действия.

3. Ромбы подчеркивают, где вы должны принять решение.

4. Параллелограммы показывают ввод или вывод. Это могут быть: материалы, услуги или люди.

Вы можете использовать множество других символов в блок-схемах, но помните, что эти диаграммы используются для коммуникации с членами команды. Если вы используете символы, которые понятны только нескольким людям, вы не донесете свою мысль до других. Поэтому не забывайте о простоте!

Когда использовать блок-схемы

Многие организации используют блок-схемы для:

Например, разработчики программного обеспечения могут использовать их для соединения автоматизированных и выполняемых вручную частей процесса. Неопытные члены команды могут следовать блок-схемам, которые помогут им выполнять действия в правильном порядке. Руководитель может обеспечить соблюдение своих стандартов, применяя блок-схему контроля качества, в которой представлены вопросы и этапы принятия решений. А отдел кадров может объединить блок-схему с органиграммой, которая наглядно покажет, к кому и когда обращаться с вопросами.

Зачем использовать блок-схемы

Простота этого инструмента позволяет быстро и четко донести информацию о процессе и задокументировать его. Так что процесс будет понят и применен правильно и последовательно. Вы можете установить сроки процесса и рассчитать время, необходимое для выполнения каждой задачи (Activity Logs). Вы лучше сможете определить кого и на каком этапе вам нужно назначить исполнителем, например, высшее руководство или орган по соблюдению нормативных требований.

Вы также можете получить пользу от самого процесса создания блок-схемы, когда вы строите ее шаг за шагом. Вы можете сосредоточиться на деталях отдельного этапа, не перегружая себя остальным процессом, а затем вернуть фокус, чтобы увидеть блок-схему полностью.

Если в вашем процессе или проекте задействовано несколько человек или команд, вам будет полезнее использовать диаграмму “плавательных дорожек” — она покажет движение процессов между людьми и командами.

Как сделать блок-схему

Выполните следующие четыре шага:

Шаг 1. Определите задачи

Начните с перечисления всех задач процесса в хронологическом порядке. Задавайте вопросы:

  • Что в процессе происходит дальше?
  • Нужно ли принять решение перед следующим шагом?
  • Нужно ли подтверждение, прежде чем перейти к следующей задаче?

Поставьте себя на место человека, использующего блок-схему впервые. Поговорите с членами команды, которые непосредственно работают с ней, и узнайте их мнение, где лучше внести улучшения. Еще лучше, если вы сами пройдете через весь процесс и подумаете о практических аспектах каждого этапа. Если ваша блок-схема ориентирована на обслуживание клиентов, составьте карту пути клиента для лучшего понимания процесса.

Шаг 2. Организуйте и запишите задачи

Начните свою блок-схему, нарисовав вытянутый круг и обозначьте его как “Начало”.

Затем проработайте весь процесс и запишите все действия и решения в хронологическом порядке. Соедините их стрелками для иллюстрации движения процесса.

Там, где вам нужно принять решение, проведите стрелки от ромба к каждому возможному решению, а затем подпишите каждую стрелку принятым решением. Не забудьте завершить процесс с помощью вытянутого круга с надписью “Конец”.

Блок-схемы могут быстро стать длинными и сложными, и вы не сможете поместить их на одном листе бумаги. Используйте “соединители” (показаны в виде пронумерованных кружков на рис. 1), чтобы связать процесс при переходе с одной страницы на другую. Следите за соответствующими номерами, чтобы контролировать ход процесса.

В качестве примера на рисунке ниже показана часть блок-схемы, отображающая как сотрудники приемной должны направлять входящие телефонные звонки в нужный отдел:

Рисунок 1. Часть блок-схемы.

Шаг 3. Дважды проверьте процесс

Когда вы закончите свою блок-схему, вернитесь к началу и опробуйте ее. Так вы убедитесь, что ничего не упустили из виду. Проработайте каждый этап и спросите себя, правильно ли вы записали последовательность действий и принимаемых решений. Может быть придется принять больше решений на некоторых этапах?

Покажите свою блок-схему другим людям, особенно тем, кто напрямую работает с процессом. Попросите их проверить, работает ли она, и сообщить вам, если есть какие-либо проблемы или упущения.

Шаг 4. Улучшите блок-схему

Возможно, вы захотите улучшить свой процесс, а не просто его записать. Посмотрите, может какие-либо из описанных вами этапов не нужны или они слишком сложные. Определите все узкие места и устраните их для повышения эффективности работы.

Есть ли недостающие шаги, которые вы можете добавить? Не важно какого они размера или значения. Назначили ли вы на задачи и решения ответственных исполнителей или автоматизировали их там, где это лучше подходит? Внесите любые изменения, а затем снова проанализируйте блок-схему на предмет улучшений.

Когда вы вносите изменения в свою блок-схему, вы также можете внести изменения в испытанные и проверенные методы работы членов вашей команды. Найдите время, чтобы заручиться поддержкой своих идей, и не надейтесь изменить привычки сотрудников за один час. Диаграмма SIPOC поможет проконтролировать и эффективно внести изменения.