Система 5С: меньше расходов, больше производительности

Насколько хорошо организованы ваш офис или компания? Например, у вас может быть беспорядок на столе, стопки файлов, которые некуда девать, и команда, которая тратит много времени на поиск инструментов и ресурсов, необходимых им для выполнения своей работы.

Дезорганизация не только отнимает время, но и снижает производительность и моральный дух. Вот почему стоит потратить время на реорганизацию вашего офиса, отдела или компании. Даже небольшие улучшения могут оказать очень положительное влияние на общую производительность. Мы уже начинали рассматривать эту тему в статье про бережливое производство.

Система 5С (5S) — это методический подход к сокращению отходов и повышению эффективности и производительности в любом помещении – будь то небольшой офис, ваш рабочий стол или огромное производственное предприятие.

Система 5С

Система 5С возникла в Японии как часть концепции менеджмента Кайдзен. Ее цель — создать безопасное, чистое и хорошо организованное рабочее место. Несмотря на то, что система была разработана для производства, ее можно использовать в любых условиях для повышения эффективности и сокращения отходов.

Пять шагов основаны на пяти японских словах:

Сейри – "Сортировка".
Сейтон – "Приведение в порядок".
Сейсо – "Чистота до блеска" или "Генеральная уборка".
Сейкецу – "Уборка по стандартам".
Сицуке – "Поддержание порядка".

Преимущества системы 5С

Использование системы 5С для реорганизации вашего рабочего места имеет ряд преимуществ:

Она может помочь вам сэкономить ресурсы, потому что заставляет вас пристальнее смотреть на каждый инструмент и процесс, которые вы используете. Если какие-либо инструменты или процессы не работают или неэффективны, вы либо меняете подход к ним, либо отказываетесь от них вовсе. Вы также экономите ресурсы за счет повышения эффективности и снижения затрат на хранение.
Система может помочь вам повысить качество и безопасность, стандартизировать процессы и повысить моральный дух (большинство людей предпочитают работать в чистой и организованной рабочей среде!).
Вы и ваша команда, скорее всего, станете более продуктивными, как только вы воспользуетесь системой для изменения и реорганизации своей среды.

Убедитесь, что вы используете этот подход в правильных обстоятельствах и применяете его сбалансированно. Люди могут увлечься чистотой, что может быть уместно в одних ситуациях, но в других может отнимать время и энергию у руководства и вытеснять из коллектива неопрятных, но высококвалифицированных или творческих людей.

Как использовать систему 5С

Независимо от того, пытаетесь ли вы навести порядок в своем офисе или реорганизовать весь свой отдел, выполнение этих пяти шагов поможет вам быть более продуктивным. Важно полностью выполнить каждый шаг, прежде чем переходить к следующему шагу. Давайте рассмотрим каждый шаг более подробно:

Шаг 1: Сортировка

Здесь вы удаляете из своего рабочего пространства все, что не нужно для выполнения работы. Это включает в себя инструменты, мебель, беспорядок, инструкции, процессы, книги или детали. Если есть что-то, что вы не используете для своих текущих задач, уберите их.

"Красная метка" — эффективный метод определения того, что вы действительно используете. Если вы не уверены в полезности предмета, поставьте на него красную метку и переместите в другое место. Если вы или ваша команда можете месяц или два не пользоваться этим предметом, то он вам, вероятно, не нужен. Затем его можно архивировать или выбросить.

Шаг 2: Приведение в порядок

После завершения этапа сортировки у вас должны быть только те элементы, которые необходимы вам и вашей команде для выполнения работы. Теперь вы должны упорядочить эти предметы, чтобы их было легко найти.

Цель этого шага — обеспечить эффективный рабочий процесс. Размещайте предметы рядом с тем местом, где они будут использоваться, чтобы вам и вашей команде не приходилось тратить время на то, чтобы добраться до них.

Например, если вы печатаете товары несколько раз в день, вы сэкономите время и энергию, переместив принтер ближе к своему столу или офису, чтобы вам не пришлось далеко ходить, чтобы использовать его.

Шаг 3: Чистота до блеска

Содержите свой офис или рабочие зоны в чистоте и порядке, а также определите, к какому уровню чистоты вы хотите приблизить свой офис или рабочую зону.

Например, насколько чистым должно быть пространство, чтобы вы оценили его как "чисто"? Какой уровень чистоты вам необходим для здоровья, безопасности и хорошего морального духа команды?

Определите источники беспорядка и грязи. Например, возможно, вокруг копировального аппарата всегда лежат стопки бумаги. Или, может быть, в вашем конференц-зале всегда есть пустые кофейные чашки, которые вам приходится убирать каждый раз, когда вы хотите провести встречу.

Во время уборки проанализируйте, почему в некоторых областях сложнее поддерживать порядок. Скорее всего, вам не хватает инструмента, продукта или процесса, которые помогли бы сохранить его в чистоте и без беспорядка. Когда закончите, сфотографируйте, как выглядит ваше пространство. Эти фотографии помогут вам на следующем шаге.

Шаг 4: Уборка по стандартам

Теперь, когда вы знаете, насколько чистым вы хотите видеть пространство, разработайте рутину или процесс, чтобы поддерживать его в такой чистоте каждый день.

Кроме того, проанализируйте проблемные области и составьте план их устранения. Например, подумайте о зоне металлорежущего станка на производственном предприятии. Не могли бы вы установить центральный пылесос, чтобы помочь вашей команде удалять металлическую стружку и грязь? Или подумайте о копировальной комнате — там могут скапливаться груды бумаги, потому что нет мусорного ведра, в которое можно выбросить бумагу.

Дело в том, что систематическая уборка должна быть ежедневной частью работы, а не случайным занятием. Чем чище ваше рабочее место, тем безопаснее и здоровее оно будет для вас и вашей команды. Убедитесь, что вы проанализировали все проблемные области и разработали решение для устранения причины.

Шаг 5: Поддержание порядка

Часто это самый трудный шаг. После того как вы освоили предыдущие четыре шага, вы должны поддерживать привычки новой системы – другими словами, переучивать себя и свою команду, чтобы выработать новые привычки.

Главное — эффективная коммуникация с вашими сотрудниками. Используйте такие инструменты, как плакаты, информационные бюллетени, руководства по процедурам, обзоры эффективности, обучение и проверки руководства. Убедитесь, что все в вашей команде понимают, насколько важно следовать новой системе. Подумайте о том, чтобы предложить вознаграждение или стимулы вашей команде за развитие и поддержание этих привычек.

Многие люди считают, что предыдущие пять шагов автоматически способствуют повышению безопасности на рабочем месте, но некоторые организации добавляют шестой шаг в систему 5С – Безопасность – для обеспечения того, чтобы этой важной области уделялось достаточное внимание.