Как избавиться от “узких мест”

Представьте, что вы графический дизайнер в маркетинговой фирме. Вы только что завершили разработку дизайна для крупной рекламной кампании и вам не терпится представить его миру.

Вам нужна команда разработчиков, чтобы превратить ваши проекты в рекламные письма, целевую страницу и другие маркетинговые материалы, но она сейчас занята с решением других задач.

Ваш проект останавливается, и кампания отстает от графика. Вы столкнулись с узким местом!

В этой статье мы рассмотрим, как выявить общие узкие места, и рассмотрим стратегии их предотвращения и преодоления.

Что такое узкое место?

Узкие места — это неудачи или препятствия, которые замедляют или задерживают процесс. Точно так же, как горлышко бутылки ограничивает скорость прохождения воды через нее, узкие места в процессах могут ограничивать поток информации, материалов, продуктов и рабочего времени сотрудников.

Узкие места обычно связаны с производством и логистикой. Но они могут возникать в любом процессе, где сети людей и задач зависят друг от друга, чтобы поддерживать работу.

Существует два основных типа узких мест:

• Краткосрочные узкие места. Вызванные временными проблемами. Например, ключевой член команды заболевает или отправляется в отпуск. Никто другой не имеет квалификации для выполнения его проектов, что приводит к накоплению работы до его возвращения.
• Долгосрочные узкие места. Это те блокировки, которые происходят регулярно. Например, процесс отчетности компании по итогам месяца каждый раз откладывается, потому что конкретному сотруднику сначала необходимо выполнить ряд трудоемких задач.
  

Оба типа узких мест могут привести к потере доходов, недовольству клиентов, некачественным продуктам или услугам и стрессу для членов команды, поэтому их выявление и устранение жизненно важно.

Как выявить узкие места

Выявить узкие места в производстве обычно довольно просто. Например, вы можете четко видеть, когда продукты накапливаются на сборочной линии. Однако в бизнес-процессах их бывает труднее обнаружить.

Признаки того, что где-то в ваших процессах скрыто узкое место, включают:

• Долгое время ожидания. Например, ваша работа задерживается, потому что вы ждете продукт, отчет или дополнительную информацию. Или материалы тратят время на ожидание между этапами бизнес или производственного процесса.
• Невыполненная работа. На одном конце процесса скопилось слишком много работы, а на другом — недостаточно.
• Высокий уровень стресса. Неспособность выполнить свою часть процесса или осознание того, что вы, возможно, задерживаете других, может расстраивать и вызывать беспокойство.
  

Однако знание того, что у вас есть узкое место, не обязательно означает, что вы будете знать, где оно находится. Возможно, вы не знаете, что происходит на каждом этапе процесса, или вы сами можете оказаться узким местом!

Поэтому начните с поиска рутин и ситуаций, которые регулярно вызывают у вас или у коллег стресс. Это может указывать на узкое место.

Три инструмента особенно полезны для выявления узких мест:

1. Блок-схемы

Блок-схемы представляют каждый шаг процесса в виде простой для понимания диаграммы. Их составление значительно облегчает определение того, где все усложняется и образуется узкое место.

Для примера графического дизайна, о котором мы упоминали выше, шаги, которые вы включили бы в блок-схему, могут быть следующими:

Шаг 1. Команда дизайнеров получает краткое описание рекламы от отдела маркетинга.

Шаг 2. Команда дизайнеров разрабатывает рекламные материалы.

Шаг 3. Проектная группа передает материал команде разработчиков.

Шаг 4. Команда разработчиков выполняет кодирование для подготовки рекламы к публикации в Интернете.

Шаг 5. Команда разработчиков передает окончательную версию рекламы команде маркетинга.

Шаг 6. Маркетинговая команда публикует рекламу.

В этом упрощенном сценарии задержка произошла на шаге 4, поскольку у команды разработчиков не было возможности выполнить свои задачи.

2. Техника "5 Почему"

Техника "5 почему" — это более глубокий инструмент решения проблем. Вы начинаете с описания проблемы, которую хотите решить. Затем, работая в обратном направлении, вы спрашиваете себя, почему возникает эта проблема. Продолжайте спрашивать "Почему?" на каждом шаге, пока не дойдете до первопричины.

Давайте еще раз рассмотрим наш пример дизайна.

Проблема: маркетинговая кампания была отложена.

Почему? Команда разработчиков не завершила кодирование вовремя.

Почему? У разработчиков уже была полная рабочая нагрузка.

Почему? Увеличилось количество проектов, с которыми им приходилось иметь дело.

Почему? Это обычное явление в это время года.

Почему? Нет никакого планирования или определения приоритетов для сезонных колебаний.

Окончательный ответ определяет первопричину и обеспечивает отправную точку для решения проблемы: в этом случае необходимо лучшее сезонное планирование ресурсов.

3. Алгоритм для формулирования проблемы от Диалог.

Алгоритм поможет пройти пошаговый процесс для более точного формулирования проблемы и найти узкие места бизнеса.

Как разблокировать узкие места

Существует два основных варианта устранения узких мест:

1. Повысьте эффективность этапа, которого касается узкое место

То, как вы повысите эффективность в вашей конкретной ситуации, будет зависеть от характера процесса и имеющихся ресурсов, но вот несколько идей:

• Во-первых, убедитесь, что все, что приближается к точке, в которой есть узкое место, не содержит дефектов. Это позволит избежать потери времени на материал, который будет выброшен, или на необходимость повторять этот шаг.
• Назначьте наиболее квалифицированных членов вашей команды на этап, в котором обнаружено узкое место. Они, скорее всего, будут самыми продуктивными.
• Или найдите способы увеличить пропускную способность в узком месте. Как говорится, чем больше рук, тем легче работа! (Найм дополнительных разработчиков на сезон может быть лучшим вариантом в нашем сценарии, если позволят бюджеты.)
• Наконец, автоматизируйте этот шаг, чтобы увеличить скорость работы.
  

Для получения дополнительной информации о том, как повысить эффективность процессов, см. нашу статью о Теории ограничений.

2. Уменьшите нагрузку на этапе узкого места

Уменьшение нагрузки является подходящим ответом, если одна часть процесса потенциально может дать больше продукции, чем вам в конечном итоге нужно.

В нашем примере дизайнеры могли бы создавать больше рекламы, чем на самом деле нужно, и на всякий случай передавать ее всю команде разработчиков. Очевидно, что это создало бы ненужную нагрузку на разработчиков.

Альтернативным способом уменьшения нагрузки может быть перераспределение задач туда, где больше возможностей.

Например, дизайнеры или маркетинговая команда могут пройти перекрестный тренинг, чтобы выполнить часть работы, которую обычно выполняют разработчики. Это уменьшило бы вклад в рабочий процесс разработчиков и позволило бы избежать узкого места на данном этапе.

Совет:

Когда вы проводите расследование причин возникновения узкого места, может обнаружиться неприятный сюрприз, что причиной являетесь вы!

Чтобы избежать такой вероятности, посмотрите на то, как вы работаете, и убедитесь, что вы избегаете микроменеджмента, эффективно делегируете полномочия и демонстрируете личную ответственность.